Puedes gestionar los documentos y las carpetas que añadas a Clio Manage editando detalles, copiando archivos, moviendo elementos a nuevas ubicaciones y actualizando versiones.
Copiar un archivo en Clio Manage
Puedes copiar un documento para duplicar rápidamente un archivo y usarlo como plantilla o como punto de partida de un documento nuevo. El archivo copiado se guarda por defecto en la misma carpeta que el original y se nombra, por ejemplo, [COPIA] nombre del archivo original.
Importante: Los registros médicos no se pueden copiar.
Nota: Al copiar un archivo, el archivo nuevo incluye el contenido y los metadatos del original, y hereda los permisos de la carpeta de destino. La copia no incluye el registro de auditoría, el historial de versiones, los metadatos de actividad de uso compartido ni los metadatos de actividad de firma electrónica.
- Ve a la pestaña principal Documentos y busca el documento que quieras copiar.
- En la columna Acciones, haz clic en el icono de más opciones (puntos suspensivos verticales) y luego en Crear o generar > Crear una copia.
- En la ventana modal, actualiza el nombre del archivo, el expediente, la ubicación del documento, la fecha de recepción y la categoría.
- Haz clic en Crear.
Editar los detalles de un archivo o una carpeta en Clio Manage
Nota: La función de edición de estos pasos se limita a editar los detalles del archivo o de la carpeta. Si necesitas editar el documento en sí, haz los cambios en tu ordenador y luego añade una nueva versión a Clio, o edita el documento con Clio Editor o Clio Drive.
- Ve a la pestaña principal Documentos y busca el documento o la carpeta que quieras editar.
- En la columna Acciones, haz clic en el icono de más opciones (puntos suspensivos verticales) y luego en Editar detalles.
- En la ventana modal, actualiza los detalles.
- En los documentos puedes cambiar el nombre del archivo, el estado (p. ej., Borrador, En revisión), el tipo de documento, el autor, la fecha en la que se recibió el documento y las etiquetas añadidas (hasta 10).
- En las carpetas puedes cambiar el nombre de la carpeta y la categoría.
- Haz clic en Guardar cambios (para documentos) o en Guardar (para carpetas).
Nota: Mientras ves un documento, también puedes cambiar algunos detalles en el panel Detalles. Concretamente, puedes cambiar el Estado, la Categoría y la Clasificación del documento, así como las etiquetas asociadas a él.
Mover archivos o carpetas en Clio Manage
Después de añadir un archivo o una carpeta a Clio Manage, puedes moverlo de su ubicación actual a una nueva si es necesario. Tienes la opción de mover archivos o carpetas de forma individual o por lotes.
- Ve a la pestaña principal Documentos y busca el documento o la carpeta que quieras mover.
- En la columna Acciones, haz clic en el icono de más opciones (puntos suspensivos verticales) y luego selecciona Mover a.
- Ve a la nueva carpeta y luego haz clic en Mover.
- Ve a la pestaña principal Documentos y busca los documentos o las carpetas que quieras mover.
- Marca las casillas de todos los documentos o carpetas que quieras mover.
- En la barra de acciones que aparece sobre la cabecera de la tabla, haz clic en el icono de mover.
- Ve a la nueva carpeta y luego haz clic en Mover.
Bloquear y desbloquear un documento
Cuando más de una persona trabaja en el mismo documento, los cambios pueden sobrescribirse entre sí. Bloquear un documento indica que estás trabajando en él y evita cambios conflictivos mientras esté bloqueado. Cualquier persona puede bloquear un documento, pero solo los administradores del despacho pueden desbloquearlo.
Nota: Esta función está disponible en determinados planes. Descubre más sobre las funciones de tu plan. Si necesitas mejorar el plan de tu despacho, pídelo a un administrador del despacho.
Bloquear un documento
- Ve a la pestaña principal Documentos y busca el documento que quieras bloquear.
- En la columna Acciones, haz clic en el icono de más opciones (puntos suspensivos verticales) y luego selecciona Bloquear.
Aparece un icono de candado junto al nombre del archivo, y la pestaña Versiones muestra Este archivo está bloqueado.
Desbloquear un documento
- Ve a la pestaña principal Documentos y busca el documento que quieras desbloquear.
- En la columna Acciones, haz clic en el icono de más opciones (puntos suspensivos verticales) y luego selecciona Desbloquear.
Gestionar documentos privados
En Clio Manage hay una ubicación de almacenamiento independiente para tus documentos privados. Puedes acceder a esta ubicación haciendo clic en Privado en el panel de navegación de la página Documentos. Puedes usar esta ubicación de almacenamiento para documentos en los que aún estés trabajando o para archivos que no sean relevantes para un expediente concreto. Cuando un documento esté listo para que lo vean tus compañeros o para añadirlo a un expediente, puedes moverlo al expediente, contacto o ubicación del despacho correspondiente.
Añadir tiempo a documentos
- Ve a la pestaña principal Documentos y busca el documento correspondiente.
- En la columna Acciones, haz clic en la flecha hacia abajo y luego en Añadir tiempo.
- Completa los detalles del registro de tiempo y luego haz clic en Guardar registro.