Crear y gestionar fases del expediente

En Clio Manage, las fases del expediente son tableros de estilo kanban que muestran en qué punto del proceso de tu despacho se encuentra cada expediente. Las fases pertenecen a un área del derecho, por lo que un expediente penal pasa por pasos distintos a los de un expediente de derecho de familia. El tablero ofrece a todo el despacho una única vista de qué expedientes están en cada fase, qué casos necesitan atención primero y cómo se distribuye el trabajo en volúmenes de expedientes más grandes.

Solo los administradores pueden crear, editar, eliminar o configurar la visibilidad de las fases del expediente. Cualquier usuario con acceso a un expediente puede moverlo entre fases.

Crear fases del expediente

Las fases del expediente están vinculadas a las áreas del derecho, por lo que cada área del derecho de tu despacho tiene su propio tablero de fases. Crea primero tus áreas del derecho. Una vez creadas, las fases están disponibles en todo tu despacho, hasta un máximo de 25 fases por cada área del derecho. Descubre más sobre Crear y gestionar áreas del derecho. 

1. Ve a Expedientes > Fases.
2. Selecciona el desplegable de áreas del derecho para ver los expedientes asignados a esa área del derecho y empezar a crear sus fases.
   • Si todavía no hay áreas del derecho, haz clic en Crear área del derecho para empezar. Vuelve después a esta página y la nueva área del derecho aparecerá como opción en el desplegable.
   • Los expedientes que ya tienen un área del derecho aparecen en una columna Sin fase asignada, listos para moverse en cuanto existan fases. Esa columna se oculta cuando todos los expedientes están en una fase.
3. Haz clic en Añadir una fase del expediente.
4. Introduce un nombre para la fase del expediente y haz clic en Añadir fase del expediente.
5. Repite los pasos 3 y 4 para crear el resto de fases de esa área del derecho.

Añadir expedientes a las fases del expediente

Al asignar un área del derecho a un expediente, este se coloca en el tablero de fases de esa área del derecho y se selecciona la primera fase de forma predeterminada. Un expediente necesita un área del derecho antes de poder tener una fase, así que asigna el área del derecho editando el expediente.

1. Ve a tu expediente y haz clic en Editar expediente.
2. En la sección Detalles del expediente, selecciona un área del derecho en Área del derecho.
3. En la misma sección, en Fase del expediente, selecciona una de las fases creadas para esa área del derecho.
4. Haz clic en Guardar expediente.
   • La fase de un expediente concreto también aparece en la sección Detalles del Panel del expediente.

Mover expedientes entre fases del expediente

Una tarjeta de expediente incluye el nombre y el número del expediente, la descripción del expediente, el nombre del cliente y el número de días que el expediente lleva en su fase actual. Ese recuento comienza cuando un expediente pasa a una nueva columna de fase y no incluye el tiempo en la columna Sin fase asignada. La barra de color a la izquierda de una tarjeta refleja el estado del expediente: verde para abierto y amarillo para pendiente. En el tablero solo aparecen los expedientes abiertos y pendientes.

Puedes mover expedientes desde la subpestaña Fases o desde el Panel del expediente.

Mover un expediente desde el tablero de fases

1. Ve a Expedientes > Fases.
2. Haz clic en una tarjeta de expediente y mantén pulsado, después arrástrala y suéltala en una nueva columna de fase del expediente.
   • También puedes seleccionar una tarjeta de expediente, pulsar intro y usar las flechas izquierda y derecha para moverla a una nueva columna. Pulsa intro de nuevo para confirmar la colocación.

Mover un expediente desde el panel del expediente

1. Ve al expediente y selecciona la subpestaña Panel.
2. Desplázate hasta la sección Detalles.
3. Junto a Fase del expediente, haz clic en el desplegable de fases y selecciona la nueva fase del expediente.

Gestionar las acciones de las tarjetas de expediente

Cada tarjeta de expediente ofrece tres acciones.

1. Ve a Expedientes > Fases.
2. Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha de una tarjeta de expediente.
3. Selecciona una acción:
   • Cambiar área del derecho: Mueve el expediente de un tablero a otro. La tarjeta del expediente se coloca en la primera fase de la nueva área del derecho.
   • Marcar como pendiente o Marcar como abierto: Cambia el estado del expediente. Al marcar como pendiente un expediente abierto, su barra de color pasa de verde a amarillo. Al marcar como abierto un expediente pendiente, la barra pasa de amarillo a verde.
   • Cerrar expediente: Quita el expediente del tablero, ya que el tablero solo incluye expedientes abiertos y pendientes. Un expediente cerrado conserva su área del derecho y su fase, por lo que al volver a marcarlo como abierto o pendiente regresa a la misma posición del tablero.

Gestionar el tablero de fases

Desde el tablero de fases, los administradores pueden cambiar de área del derecho, acotar los expedientes mostrados, reordenar columnas y renombrar o eliminar fases. Al eliminar una fase, los expedientes de esa columna pasan a Sin fase asignada.

Cambiar la vista del tablero

1. Ve a Expedientes > Fases.
2. Haz clic en el desplegable de áreas del derecho y selecciona un área del derecho diferente.

Filtrar expedientes

1. Ve a Expedientes > Fases.
2. Haz clic en Filtros.
3. Selecciona los parámetros de filtrado y haz clic en Aplicar filtros.
   • Cada tablero filtra por cliente, abogado responsable, abogado que capta el expediente y personal responsable. También puedes ordenar por la fecha en la que un expediente pasó por última vez de una fase a otra.

Reordenar columnas

1. Ve a Expedientes > Fases.
2. Haz clic en una columna de fase del expediente y mantén pulsado, después arrástrala a la izquierda o a la derecha de otra columna.
   • También puedes usar el tabulador para resaltar una fase, pulsar intro y usar las flechas izquierda y derecha para recolocarla. Pulsa intro de nuevo para confirmar la colocación.

Editar una fase del expediente

1. Ve a Expedientes.
2. Selecciona la subpestaña Fases.
3. Selecciona un área del derecho en el desplegable.
4. Haz clic en Personalizar.
5. Actualiza el nombre de la fase. Con Mostrar fases del expediente en Clio for Clients activado, también puedes editar el Nombre visible para el cliente y la Descripción.
6. Haz clic en Guardar.

Eliminar una fase del expediente desde el tablero de fases

1. Ve a Expedientes > Fases.
2. Haz clic en los tres puntos junto al nombre de una fase del expediente y selecciona Eliminar fase del expediente.
3. En el aviso de advertencia, haz clic en Eliminar fase del expediente.

Eliminar una fase del expediente desde la página Personalizar

1. Ve a Expedientes.
2. Selecciona la subpestaña Fases.
3. Selecciona un área del derecho en el desplegable.
4. Haz clic en Personalizar.
5. Haz clic en el icono de la papelera en la tarjeta de la fase que quieres eliminar.
6. Haz clic en Guardar.

Mostrar fases del expediente en Clio for Clients

Los despachos que usan Clio for Clients pueden mostrar las fases del expediente a los clientes en el portal del cliente. Así, los clientes ven el nombre de la fase actual y una descripción opcional en su pestaña Resumen en la web, o en la tarjeta de fase del expediente en el móvil, y reciben una notificación push y un correo electrónico cada vez que su expediente pasa a una nueva fase.

Siguiente

Cambiar los estados del expediente. Cambia un expediente entre abierto, pendiente y cerrado, lo que determina si aparece o no en el tablero de fases.