Configurar los fondos en custodia renovables (provisiones de fondos)

En Clio Manage, los fondos en custodia renovables ayudan a tu despacho a hacer un seguimiento del saldo de los fondos en custodia del cliente en un expediente. Después de que tu cliente realice el ingreso inicial en la cuenta en custodia, establece el saldo mínimo en la sección de preferencias de facturación del expediente. A medida que dispones de los fondos, el panel del expediente muestra el saldo de fondos en custodia del expediente. Puedes activar los fondos en custodia renovables para que, al pagar una factura con los fondos en custodia, se calcule el importe y se genere una solicitud de fondos en custodia. También puedes optar por avisar a los usuarios del despacho con una notificación de saldo bajo si los fondos en custodia del expediente caen por debajo del saldo mínimo. 

Entender la gestión de provisión de fondos renovable en Clio Manage

Una provisión de fondos renovable sigue el mismo ciclo en cada periodo de facturación y permite a tu despacho automatizar la generación de las solicitudes de fondos en custodia.

1. Cobra la provisión de fondos inicial. Crea una solicitud de fondos en custodia, envíala a tu cliente y registra el pago.
   • Consulta Crear solicitudes de fondos en custodia y Aprobar y enviar solicitudes de fondos en custodia.
2. Establece el saldo mínimo de fondos en custodia del expediente y activa los fondos en custodia renovables.
3. Crea registros de tiempo y de gastos y, después, genera una factura.
4. Aplica los fondos en custodia retenidos a la factura.
5. Revisa la solicitud automática de reposición de fondos en custodia y envíasela a tu cliente.

Establecer el importe mínimo requerido y activar los fondos en custodia renovables

El importe Mínimo requerido es el saldo de fondos en custodia que quieres mantener disponible en el expediente. Las solicitudes de reposición devuelven el saldo hasta ese importe. Establece primero el mínimo y activa después las opciones de configuración que quieras. Puedes activar los fondos en custodia renovables y las notificaciones de saldo bajo por separado.

1. Ve al expediente que quieres actualizar o crea un expediente nuevo.
2. Haz clic en Editar expediente.
3. Desplázate hasta la sección Preferencia de facturación y busca Saldo de fondos en custodia.
4. En Mínimo requerido, introduce el saldo de fondos en custodia que se debe mantener en este expediente.
5. Activa la opción Activar fondos en custodia renovables.

6. Opcional: Activa Notificación de saldo bajo y, en Notificar a estos usuarios, selecciona los usuarios del despacho a los que avisar.

   Nota: Las notificaciones de saldo bajo están disponibles para los despachos con suscripciones Essentials, Advanced y Expand. Si necesitas actualizar el plan de tu despacho, pídeselo a un administrador del despacho.

7. Haz clic en Guardar expediente.

Controlar los saldos de fondos en custodia

Puedes hacer un seguimiento de los saldos de fondos en custodia de un solo expediente o de todo el despacho.

En un expediente, la sección Financiero del Panel del expediente muestra el saldo actual de fondos en custodia, el importe mínimo requerido y un indicador de saldo bajo cuando el saldo cae por debajo del mínimo.

A nivel de despacho, el informe de gestión de fondos en custodia muestra las actividades sin facturar, los saldos de las cuentas en custodia y los importes mínimos requeridos, para que puedas comparar tu trabajo facturable con los fondos que mantienes. Consulta Informes, configuraciones predefinidas e historial de Clio Manage para generar un informe, y Informes de clientes de Clio Manage para saber qué contiene el informe de gestión de fondos en custodia.

Aplicar los fondos en custodia y generar la solicitud de reposición

Al aplicar fondos en custodia a las facturas, la sección Fondos en custodia renovables aparece en los expedientes renovables. Puedes actualizar o revisar la fecha de emisión y la fecha de vencimiento, omitir el proceso de aprobación y eliminar las solicitudes de fondos en custodia duplicadas. 

1. Genera una factura. Consulta Generar facturas por lotes o Generar facturas rápidas para una sola factura.
2. Aplica los fondos en custodia a la factura. Consulta Aplicar fondos en custodia a las facturas. Puedes aplicar fondos en custodia a varias facturas a la vez desde la tabla de facturas.
3. En Fondos en custodia renovables, revisa el número de solicitudes que se van a crear para los expedientes renovables y establece la Fecha de emisión y la Fecha de vencimiento.
4. Opcional: Haz clic en Añadir nota para añadir una nota a la solicitud.
5. Opcional: Selecciona Omitir el proceso de aprobación de la solicitud de fondos en custodia para enviar la solicitud sin la aprobación de otro miembro del despacho.

6. Revisa Eliminar las solicitudes de fondos en custodia antiguas para evitar duplicados y confirma para aplicar los fondos en custodia.

   Importante: Eliminar las solicitudes de fondos en custodia antiguas para evitar duplicados está seleccionado de forma predeterminada. Esta opción elimina las solicitudes en borrador, anula las solicitudes pendientes de pago y cancela la deuda del saldo restante de las solicitudes pagadas parcialmente. Desmarca la casilla para conservar las solicitudes existentes. Cuando un pago parcial sigue pendiente, cancela tú el importe restante una vez completado el pago.
7. Revisa la solicitud y envíasela a tu cliente para cobrar los fondos. Consulta Aprobar y enviar solicitudes de fondos en custodia.

Entender el importe de reposición

Clio resta el saldo actual de fondos en custodia del expediente al importe Mínimo requerido:

Mínimo requerido − saldo actual de fondos en custodia = importe de la solicitud de fondos en custodia

En un expediente con un mínimo de 2.750,00 €, aplicar fondos en custodia hasta dejar el saldo en 0,00 € genera una solicitud de 2.750,00 €. En un expediente con un mínimo de 5.000,00 €, aplicar fondos en custodia y dejar un saldo de 1.000,00 € genera una solicitud de 4.000,00 €.

Cuando eliminas las solicitudes de fondos en custodia antiguas, la nueva solicitud es por el importe más alto: el necesario para alcanzar el mínimo o el que aún se debe de las solicitudes eliminadas.

Reponer manualmente con Autocompletar

Si has activado los fondos en custodia renovables en un expediente y necesitas reponerlo manualmente, puedes crear una solicitud de fondos en custodia y usar Autocompletar para calcular el importe de reposición. 

1. En Clio Manage, ve al Panel del expediente.
2. En la sección Financiero, en Fondos en custodia del expediente, haz clic en Nueva solicitud.
3. Confirma la Fecha de emisión, la Fecha de vencimiento, el Cliente y el Expediente, y establece Tipo de saldo en Expediente.

4. Abre el menú Autocompletar junto a la etiqueta Importe y elige una opción. Cada opción muestra su importe calculado, para que puedas compararlas antes de elegir.

   Nota: Las cuatro opciones muestran el mismo importe cuando un expediente no tiene saldo pendiente ni trabajo en curso sin facturar. Reponer usa el mismo objetivo que los fondos en custodia renovables: el saldo de fondos en custodia Mínimo requerido del expediente.

   • Reponer: Devuelve el saldo de fondos en custodia del expediente al mínimo requerido.
   • Reponer + saldo pendiente: El importe de reposición más cualquier saldo pendiente de las facturas del cliente.
   • Reponer + trabajo en curso: El importe de reposición más el trabajo en curso sin facturar.
   • Reponer + saldo pendiente + trabajo en curso: El importe de reposición más los saldos pendientes y el trabajo en curso sin facturar.
5. Opcional: Edita el campo Importe para sustituir el importe calculado.
6. Haz clic en Guardar solicitud de fondos en custodia.

Siguiente

• Crear solicitudes de fondos en custodia: Crea una solicitud de fondos en custodia y usa Autocompletar para calcular el importe.
• Aprobar y enviar solicitudes de fondos en custodia: Aprueba una solicitud generada y envíasela a tu cliente.
• Registrar pagos en solicitudes de fondos en custodia: Registra el ingreso en custodia de tu cliente en la solicitud.