Automatizar la facturación y los registros de gastos

Con las funciones de IA de Clio, puedes automatizar muchos de los procesos financieros de tu despacho, por ejemplo, generando facturas de clientes y capturando los detalles de los gastos. Esta automatización de principio a fin convierte las tareas financieras rutinarias en facturas completadas y listas para el pago, lo que acelera el flujo de caja y reduce los errores.

Acceder a la automatización de la facturación

Puedes iniciar la configuración de la automatización con IA o revisar las facturas generadas por IA desde el AI Launchpad o desde la pestaña Facturación de Clio Manage.

• AI Launchpad: Haz clic en el icono de diamante y selecciona Automatizar tus facturas.
• Panel personal: Ve a tu página de inicio en Clio Manage (Panel > Panel personal) para ver las prioridades principales de tus expedientes, que pueden incluir sugerencias para crear facturas.
• Pestaña Facturación: Ve a Facturación y selecciona la subpestaña Facturación automatizada.
• Panel del expediente: Busca la tarjeta Acciones de IA para ver cuándo hay nuevas facturas listas para revisar.

Entender el proceso de facturación automatizada

Una vez definidos los parámetros, la IA de Clio sigue estos pasos para completar tu ciclo de facturación:

• Notificación proactiva: La IA de Clio avisa a los usuarios del despacho antes de crear una factura, para que registren el tiempo y los gastos que falten.
• Generación y refinamiento de la factura: La IA de Clio convierte los registros anotados en facturas y refina las descripciones para que sean más claras y estén mejor redactadas. Los registros refinados se resaltan en azul para facilitar la revisión.
• Ruta de aprobación: El borrador de factura generado se envía automáticamente a las personas aprobadoras indicadas para su revisión y aprobación final.

Clio utiliza las marcas de tiempo de las actividades para determinar cuáles se incluyen en un ciclo de facturación automatizada. Los procesos de facturación automatizada se generan a las 02:00 PT y a las 05:00 ET.

• Hasta el final de la semana anterior: Esta configuración incluye todos los registros creados en Clio antes de las 23:59 del domingo. El sistema excluye los registros creados el lunes en curso, aunque la fecha de la actividad sea retroactiva a la semana anterior.
• Hasta la fecha en que se genera la factura: Esta configuración incluye todos los registros sin facturar creados en el sistema antes de las 02:00 hora de generación PT.

Configurar la automatización de la facturación

Un responsable de facturación debe definir los parámetros para la generación automatizada de facturas. Ahora puedes incluir en tus ciclos expedientes por horas, de tarifa fija y con pacto de cuota litis.

1. En Clio Manage, haz clic en el icono de diamante y selecciona Automatizar tus facturas, o ve a Facturación > Facturación automatizada. 
2. En la ventana de configuración, define la programación de generación de facturas.
   • Introduce un número o usa las flechas para establecer la frecuencia y selecciona semana(s) o mes(es) en el desplegable.
   • Si seleccionas semanas, elige un día de la semana para la generación semanal.
   • Si seleccionas meses, elige generar en un día concreto del mes (p. ej., el día 15) o en un día fijo de la semana (p. ej., el último martes).
3. Revisa las próximas fechas de generación que aparecen debajo de la programación para confirmar cuándo se ejecutará el siguiente ciclo. 
4. En Reglas de facturación, establece un importe mínimo. 

5. Opcional: Activa la opción para incluir expedientes de tarifa fija y con pacto de cuota litis. 

   Nota: Esta configuración solo afecta a los nuevos expedientes. Al cambiar un expediente existente a una estructura de tarifa fija, se te pedirá que actives la facturación automatizada para ese expediente.
6. En Detalles de factura, configura las fechas y la plantilla de tus facturas:
   • Fecha de emisión: Elige que la fecha de emisión sea el mismo día de la generación o un número concreto de días después de la generación.
   • Fecha de vencimiento: Selecciona Usar el período de gracia del contacto o establece un número concreto de días después de la fecha de emisión.
   • Plantilla de factura: Selecciona la plantilla que prefieras en el menú desplegable. 
7. Selecciona qué registros de tiempo y gastos quieres incluir. Puedes facturar las actividades hasta el final del mes o la semana anterior, o hasta la fecha en que se genera la factura. 
8. Opcional: Activa la opción para refinar las descripciones de los registros con la IA de Clio. Si la activas, los registros refinados para mayor claridad y mejor redacción se resaltarán en azul durante el proceso de aprobación.
9. Opcional: En Aprobadores de facturas, indica quién debe aprobar la factura, ya sea por rol en el despacho o por usuarios concretos.
10. Haz clic en Guardar configuración.

Desactivar la facturación automatizada

Puedes detener el proceso de facturación automatizada de tu despacho en cualquier momento para cancelar las automatizaciones en curso o restablecer tus indicadores de facturación.

1. Ve a Facturación > Facturación automatizada.
2. Haz clic en Editar configuración.
3. En la parte inferior izquierda de la ventana de configuración de generación de facturas del despacho, haz clic en Desactivar la facturación automatizada.

Automatizar los registros de gastos

Con las funciones de IA de Clio, puedes crear registros de gastos a partir de justificantes cargados de forma rápida, reduciendo el tiempo dedicado a introducir datos manualmente.