Importante: Este artículo describe la versión unificada de Clio. La versión unificada de Clio se está poniendo a disposición de los despachos por fases, por lo que es posible que tu cuenta aún use la experiencia anterior. Para cambiar a la experiencia anterior, abre el menú de usuario. Después, selecciona Cambiar a la experiencia anterior. Tus datos y tu configuración son los mismos en ambas experiencias.
En Clio, puedes crear un flujo de trabajo describiendo un proceso del despacho en lenguaje sencillo o partiendo de una instrucción de ejemplo. Puedes revisar y editar cada paso antes de que se ejecute el flujo de trabajo. El resultado es un flujo de trabajo probado y listo para activar.
Describir un flujo de trabajo
Un flujo de trabajo parte de la descripción del proceso del despacho. Describe un proceso y el agente de la página Nuevo flujo de trabajo convertirá la descripción en pasos y te hará preguntas cuando algún detalle no esté claro.
Consejo: Introduce una descripción que responda a estas tres preguntas para crear un flujo de trabajo más completo:
- ¿Qué pone en marcha el trabajo, como un nuevo expediente o una programación establecida?
- ¿Qué acciones se producen a continuación, como crear una tarea o actualizar el expediente?
- ¿Quién revisa y aprueba el trabajo?
Describir un proceso en el chat
- Ve a Automatizaciones > Flujos de trabajo.
- Selecciona Nuevo > Nuevo flujo de trabajo.
- Introduce una descripción del proceso en el cuadro del chat.
- Selecciona la flecha para enviar la descripción.
- Responde a las preguntas que te haga el agente en el cuadro del chat.
Partir de una instrucción de ejemplo
Consejo: Para un primer flujo de trabajo, usa Configurar mis carpetas predeterminadas, la instrucción de ejemplo más sencilla.
- Ve a Automatizaciones > Flujos de trabajo.
- Selecciona Nuevo > Nuevo flujo de trabajo.
- Selecciona instrucción de ejemplo de Clio.
- Selecciona Siguiente o Anterior para explorar las instrucciones de ejemplo.
- Selecciona Usar instrucción para añadir la instrucción al cuadro del chat.
- Edita la instrucción para adaptarla al proceso del despacho, por ejemplo, a los nombres de carpeta que utiliza el despacho.
- Selecciona la flecha para enviar la instrucción.
Revisar los pasos del flujo de trabajo
Una vez que el agente procesa la descripción, la sección Resumen muestra primero el desencadenante y, después, cada paso en orden. Revisa todos los pasos antes de probar el flujo de trabajo, ya que cada paso actúa sobre registros reales cuando se ejecuta el flujo de trabajo.
- Desencadenante
Lo que inicia el flujo de trabajo; por ejemplo, Este flujo de trabajo se inicia de forma programada cuando: seguido de la programación.
- Paso de herramienta
Una acción en Clio, como Buscar expedientes, Crear nota o Crear tarea.
- Paso de condición
Un punto de decisión. Los pasos de Sí se ejecutan cuando se cumple la condición y los pasos de No, en caso contrario.
- Paso de aprobación humana
Una pausa para que una persona revise el trabajo. Los pasos de Aprobado se ejecutan tras la aprobación y los pasos de Rechazado, tras un rechazo.
- Ve a Automatizaciones > Flujos de trabajo > Flujos de trabajo guardados.
- Selecciona el nombre del flujo de trabajo.
- Selecciona un paso en la Vista general.
- Lee la Descripción del paso en la pestaña Configuración para confirmar qué crea, cambia o envía el paso.
Nota: Cada ejecución se realiza sobre un único registro, como un expediente, salvo que el flujo de trabajo incluya un paso masivo.
Editar los pasos del flujo de trabajo
Para cambiar un flujo de trabajo, solicita el cambio en el chat, edita un paso en la pestaña Configuración o trabaja en el lienzo del Editor. Después de cada cambio, revisa la Vista general para confirmar que los pasos coinciden con lo solicitado.
Solicitar un cambio en el chat
- Ve a Automatizaciones > Flujos de trabajo > Flujos de trabajo guardados.
- Selecciona el nombre del flujo de trabajo.
- Introduce el cambio en el cuadro del chat.
- Selecciona la flecha para enviar la solicitud.
- Revisa la Vista general para confirmar el cambio.
Editar un paso
- Ve a Automatizaciones > Flujos de trabajo > Flujos de trabajo guardados.
- Selecciona el nombre del flujo de trabajo.
- Selecciona un paso en la Vista general o en el Editor.
- En la pestaña Configuración, edita la configuración del paso, como la Etiqueta, la Descripción o la prioridad de una tarea. La configuración depende del tipo de paso.
- Puedes dejar que el agente decida algunos parámetros de configuración cuando se ejecute el flujo de trabajo.
Editar pasos en el Editor
En el Editor, cada paso es una tarjeta en un lienzo con la etiqueta Desencadenante, Herramienta o Lógica.
- Ve a Automatizaciones > Flujos de trabajo > Flujos de trabajo guardados.
- Selecciona el nombre del flujo de trabajo.
- Selecciona Editor.
- Selecciona el signo más (+) entre dos pasos para añadir un paso en esa posición.
Guardar y probar flujos de trabajo
Puedes guardar un flujo de trabajo como borrador antes de probarlo. La prueba ejecuta el flujo de trabajo una vez con los datos reales del despacho.
Importante: Al probar un flujo de trabajo, se ejecuta con los datos reales de tu despacho. Todos los registros que un paso crea, actualiza o envía se quedan en Clio. Para hacer pruebas sin que los datos de clientes se vean afectados, crea un expediente de prueba y selecciónalo como entrada.
Guardar un flujo de trabajo como borrador
- En la página del flujo de trabajo, selecciona Guardar flujo de trabajo.
- Introduce un Nombre.
- Introduce una Descripción (opcional).
- En Estado, selecciona Borrador.
- Selecciona Guardar flujo de trabajo.
Probar un flujo de trabajo
Antes de hacer la prueba, crea un expediente de prueba. Descubre cómo hacerlo en Crear expedientes.
- Ve a Automatizaciones > Flujos de trabajo > Flujos de trabajo guardados.
- Selecciona el nombre del flujo de trabajo.
- Selecciona Probar.
- Completa los campos obligatorios, por ejemplo, selecciona el expediente de prueba en Expediente.
- Selecciona Ejecutar flujo de trabajo. Los resultados se abren en la pestaña Probar.
Consultar los resultados de la prueba
La pestaña Probar muestra el resultado de cada paso, seguido de un resumen de Salida. La salida enlaza a los registros creados por la ejecución, como una tarea o un documento. El estado Completada indica que la ejecución ha finalizado. Consulta el resultado de cada paso para confirmar qué pasos se han ejecutado y cuáles se han omitido, y selecciona Mostrar más para ver la salida completa.