Combinar o reemplazar documentos

Puedes gestionar tus documentos de forma eficiente en Clio Manage combinando varios archivos en un único PDF, convirtiendo un documento de Word en PDF y actualizando un archivo con una nueva versión. Así puedes mantener tus registros organizados y compartir fácilmente los formatos correctos con los clientes.

Añadir nuevas versiones de documentos en Clio Manage

1. Ve a la pestaña principal Documentos o a la subpestaña Documentos de un contacto o expediente.
2. Busca el documento en la tabla. Puede que tengas que entrar en las carpetas.
3. Haz clic en el nombre del documento para abrirlo.
4. Haz clic en el icono más (+) junto a Historial de versiones.
5. Carga la nueva versión del archivo.

Crear PDF a partir de documentos de Word en Clio Manage

Una vez que cargues un documento de Word en Clio Manage, puedes crear un PDF del documento directamente en Clio Manage con solo unos clics. Así resulta muy fácil compartir documentos PDF con clientes o con el abogado contrario, y enviar documentos PDF a los clientes para que los firmen electrónicamente, todo ello sin tener que descargar los documentos, convertirlos a PDF y volver a cargarlos en Clio Manage.

1. Ve a la pestaña principal Documentos o a la subpestaña Documentos de un contacto o expediente.
2. Busca el documento de Word en la tabla. Puede que tengas que entrar en las carpetas.
3. Haz clic en la flecha hacia abajo junto a Descargar y luego selecciona Crear PDF. También puedes abrir el documento para verlo y hacer clic en Acciones > Crear PDF. 
   • Se creará una versión en PDF de tu documento en la misma ubicación que el documento de Word.

Combinar archivos en un único archivo PDF en Clio Manage

Después de añadir documentos a un expediente en Clio Manage, puedes combinar archivos DOCX, PNG, PDF y otros tipos de archivo compatibles en un nuevo PDF.

1. Ve a la subpestaña Documentos de un contacto o expediente.

2. Usa las casillas de verificación para seleccionar los archivos que quieres combinar.

   Nota: Puedes seleccionar archivos dentro de una misma carpeta o hacer clic en Solo archivos para mostrar todos los archivos asociados a un contacto o expediente.

3. Haz clic en Acciones y luego en Combinar archivos.
4. Añade un nombre para el nuevo archivo.
5. Opcional: Puedes ordenar tus archivos como prefieras. Haz clic y mantén pulsado el icono de arrastrar y soltar de un archivo (los 6 puntos a la izquierda del nombre del archivo) y mueve los archivos según necesites. También puedes usar las flechas hacia arriba y hacia abajo para reordenar tus archivos.
6. Haz clic en Combinar.
7. Opcional: Haz clic en Editar texto para realizar cambios en el documento. Puedes editar el texto existente, añadir bloques de texto adicionales y añadir figuras.
8. Cuando el documento esté a tu gusto, haz clic en Guardar.
   • Una vez guardado, encontrarás el documento en la misma carpeta o vista desde la que seleccionaste los archivos. Combinar archivos de mayor tamaño tardará más en guardarse.

Crear un compendio en PDF

Con la agrupación de documentos, puedes combinar varios archivos en un único PDF con formato profesional que incluye portada, tabla de contenido, números de página y un pie de página con el número de expediente. Clio Manage añade estos elementos automáticamente al combinar tus archivos.

1. Ve a la subpestaña Documentos de un contacto o expediente.
2. Usa las casillas de verificación para seleccionar los archivos que quieres combinar.
3. Haz clic en Acciones y luego en Combinar archivos.
4. Introduce un nombre en el campo Nombre del archivo.
5. En Incluir, selecciona las opciones que quieres añadir al compendio.
   • Portada: Añade una página de título. Introduce un Título, un Código y una Fecha.
   • Tabla de contenido: Añade una lista de contenido con enlaces al inicio del compendio.
   • Pie de página con el número de expediente: Muestra el número de expediente en el pie de página de cada página.
   • Números de página: Añade números de página y, después, define el Tipo de numeración (Simple o Bates), la Posición (Izquierda, Centro o Derecha) y las Páginas que numerar (Solo los archivos indicados o Todas).
   • Fuente: Elige la fuente de los elementos añadidos: Times Roman, Helvetica o Courier.
   • Recordar mis preferencias: Guarda esta configuración para reutilizarla la próxima vez que combines archivos.
6. Ordena los archivos como quieres que aparezcan en el compendio.
7. Haz clic en Combinar.
8. Opcional: Haz clic en Editar texto para ajustar el documento combinado y luego haz clic en Guardar.