Registrar pagos manuales de facturas

En Clio Manage, puede llevar un registro de los pagos recibidos mediante el asiento de transacciones.
Registrar con precisión los pagos manuales de facturas ayuda a mantener actualizado el saldo del cliente y las cuentas del despacho conciliadas. Unos registros completos muestran qué está pagado, qué queda pendiente de pago y dónde se ha aplicado cada pago.

Conoce los orígenes de pago manuales

Pago directo:

Registra un pago como efectivo, cheque, transferencia o domiciliación bancaria.

Otros:

Registra pagos de una plataforma externa como de una tarjeta de crédito.

Cuenta en custodia:

Aplica a una factura los fondos en custodia ya recibidos a nivel de cliente o de expediente.

Registrar el pago de una factura simple o de una factura de varios expedientes

El pago de una factura simple y el de una factura de varios expedientes se registran de la misma forma. Una factura de varios expedientes es una sola factura que incluye actividades de varios expedientes de un mismo cliente.

1. Ve a la pestaña Facturación o a la subpestaña Facturas de un expediente o contacto.
2. Selecciona la subpestaña Pendiente de pago.
3. En la columna Acciones, junto a Enviar, haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona Registrar pago.
4. Selecciona una de las opciones de Origen del pago, la cuenta de ingreso, el pagador, y el importe pagado. 

   • Cuando el importe pagado es inferior al importe debido, puedes cancelar la deuda del importe restante y añadir una descripción o nota.

     Importante: Esta baja contable es únicamente un asiento contable interno. Reduce el saldo pendiente en sus registros, pero no conlleva la emisión de una factura rectificativa ni la recuperación del IVA.
5. Si utilizas varias monedas y la moneda de pago del cliente es distinta de la moneda de la factura o de la cuenta de ingreso, se mostrará el tipo de conversión aplicable y cualquier pérdida o ganancia por conversión en el momento del pago:
   • Si la moneda de pago es distinta de la moneda de la cuenta de ingreso seleccionada: Las pérdidas se cancelarán como deuda si el cliente pagó íntegramente el importe de la factura o facturas.
   • Si la moneda de pago es distinta de la moneda de la factura y da lugar a un pago insuficiente en el momento del ingreso o pago: Puedes optar por cancelar la deuda del importe restante.
   • Si la moneda de pago es distinta de la moneda de la factura y da lugar a un pago excesivo en el momento del ingreso o pago: La factura se considerará pagada íntegramente.
6. Haz clic en Registrar pago.

Registrar el pago de varias facturas de un mismo cliente

1. En Clio Manage, haz clic en Facturación.
2. Haz clic en Registrar pago.
3. Busca al cliente. Aparecerán todas las facturas pendientes de pago de ese cliente.
4. Selecciona una de las opciones de Origen del pago, la cuenta de ingreso, el pagador, y el importe pagado. 

   • Cuando el importe pagado es inferior al importe debido, puedes cancelar la deuda del importe restante y añadir una descripción o nota.

     Importante: Esta baja contable es únicamente un asiento contable interno. Reduce el saldo pendiente en sus registros, pero no conlleva la emisión de una factura rectificativa ni la recuperación del IVA.
5. Si utilizas varias monedas y la moneda de pago del cliente es distinta de la moneda de la factura o de la cuenta de ingreso, se mostrará el tipo de conversión aplicable y cualquier pérdida o ganancia por conversión en el momento del pago:
   • Si la moneda de pago es distinta de la moneda de la cuenta de ingreso seleccionada: Las pérdidas se cancelarán como deuda si el cliente pagó íntegramente el importe de la factura o facturas.
   • Si la moneda de pago es distinta de la moneda de la factura y da lugar a un pago insuficiente en el momento del ingreso o pago: Puedes optar por cancelar la deuda del importe restante.
   • Si la moneda de pago es distinta de la moneda de la factura y da lugar a un pago excesivo en el momento del ingreso o pago: La factura se considerará pagada íntegramente.
6. Haz clic en Registrar pago.

Registrar pagos de facturas con fondos en custodia

Si tu cliente tiene fondos en custodia a nivel de cliente o de expediente, puedes registrar el pago de una factura con esos fondos en custodia. Puedes registrar el pago y aplicar los fondos en custodia a la vez que apruebas la factura o después de que la factura ya se haya aprobado.

Al pagar facturas con fondos en custodia a nivel de cliente, Clio Manage genera tres transacciones distintas para reflejar con precisión el movimiento de los fondos. Estas transacciones registran: una transferencia al saldo del expediente (el sistema impide editar esta transacción), una transferencia desde los fondos en custodia a nivel de cliente, y una transferencia a tu cuenta operativa para pagar la factura.

Aplicar fondos en custodia a facturas individuales

Aplicar fondos en custodia a varias facturas

También puedes realizar acciones masivas para aprobar facturas o para aplicar fondos en custodia a facturas aprobadas

La página Estado del proceso te mostrará qué facturas se aprobaron correctamente con los fondos en custodia aplicados (Aplicación de fondos en custodia completada) y qué facturas se aprobaron sin aplicar fondos en custodia (Aprobación de factura completada). Este último caso se produce cuando no hay fondos en custodia disponibles.

Consultar el historial de pagos de una factura

Una vez registrado un pago, puedes ver qué usuario del despacho lo registró en tres sitios:

Historial de la factura:

Abre una factura y, en Historial de la factura, consulta su creación y su historial de pagos.

Actividad del despacho:

Ve a Panel > Actividad del despacho, haz clic en Filtrar y, en Tipo, selecciona Pago de factura o Pago de solicitud de fondos en custodia.

Cronología del expediente:

Abre el Panel del expediente, desplázate hasta Cronología y filtra por pago de factura o solicitud de fondos en custodia.

Siguiente

• Editar y eliminar pagos de facturas: Modifica o elimina un pago de factura registrado.
• Registrar pagos en solicitudes de fondos en custodia: Registra el ingreso en custodia de un cliente antes de aplicarlo a una factura.