Revisar y depurar los datos antes de la migración garantiza que los registros se transfieran correctamente a Clio Manage. El equipo de migraciones de Clio no depura ni modifica tus datos. Cualquier error o duplicado del sistema anterior se trasladará durante la importación.
Importante: Establece una hora de cierre para todo el despacho antes de la exportación programada. Una vez que exportes los datos del sistema anterior, deja de usarlo de inmediato. Los datos introducidos después de la exportación no se recogerán en Clio Manage. Tendrás que transferir manualmente los datos introducidos después de la exportación. No actives la sincronización de contactos o del calendario, ni ninguna integración de Clio, hasta que la migración haya finalizado.
Contactos
Comprueba que los datos aparecen en la columna correcta antes de exportar. Los números de teléfono no deben aparecer en los campos de correo electrónico, ni los nombres de empresa en los campos de nombre. Revisa una muestra de registros, incluidas la primera y la última fila, para confirmar que los datos están bien ubicados. Incluye los siguientes campos.
- Nombre
- Apellidos
- Nombre de la empresa (obligatorio para contactos de empresa)
Expedientes
A los expedientes sin descripción se les asignará una descripción provisional al importarlos. Los expedientes sin cliente asignado se asignarán a un cliente desconocido. Incluye los siguientes campos.
- Estado del expediente (abierto, pendiente o cerrado)
- Número personalizado del expediente
- Descripción del expediente
- Cliente
Actividades
Los registros de tiempo sin usuario asignado no se importarán. Si necesitas importar datos de un usuario que no se añadirá a la cuenta de Clio, ponte en contacto con tu representante de migraciones. Incluye los siguientes campos.
- Fecha
- Cantidad
- Tarifa
- Usuario
Eventos del calendario
Comprueba que los eventos del calendario se han exportado correctamente revisando una muestra de eventos pasados y futuros, incluidas las fechas de señalamiento y las reuniones programadas. Incluye los siguientes campos.
- Resumen del calendario
- Fecha y hora de inicio
- Fecha y hora de finalización
- Calendario de destino o de usuario
Notas de contactos y expedientes
Las notas de contacto no se importarán sin un nombre de contacto o de empresa. Las notas de expediente no se importarán sin un número de expediente. Incluye los siguientes campos.
- Notas de contacto
Fecha, asunto, descripción de la nota y nombre, apellidos o nombre de la empresa.
- Notas del expediente
-
Fecha, asunto, descripción de la nota y número de expediente.
Contactos relacionados
Cada contacto relacionado requiere un expediente. Incluye los siguientes campos.
- Expediente
- Nombre
- Apellidos
- Nombre de la empresa
Tareas
Las tareas sin usuario asignado no se importarán. Si tus tareas no tienen un usuario asignado, elimínalas del conjunto de datos o confírmalo con tu representante de migraciones. Incluye los siguientes campos.
- Estado (pendiente, en curso o completada)
- Nombre de la tarea
- Fecha de vencimiento
- Usuario asignado
Saldos de cuentas por cobrar
Comprueba que los saldos exportados del sistema anterior son correctos antes de enviarlos. Si la exportación incluye varias columnas con importes pendientes, identifica qué importe debe importarse y confírmalo con tu representante de migraciones. Incluye los siguientes campos.
- Saldo
- Usuario
- Fecha
Gestionar el despacho durante el periodo de transición
El procesamiento de datos suele tardar varios días laborables, según el volumen y la complejidad de tus datos. Durante este periodo, tu despacho tendrá que seguir registrando el tiempo y los gastos en Clio Manage. Los registros añadidos durante el periodo de transición deberán conciliarse una vez finalizada la migración.
Utiliza uno de los siguientes métodos para registrar las actividades durante el periodo de transición.
Método 1: Expediente provisional
Crea un expediente temporal para registrar el tiempo mientras esperas a que finalice la migración. Cuando se confirme que la migración es correcta, un administrador puede mover los registros de tiempo por lotes a sus expedientes correspondientes.
- En Clio Manage, haz clic en Contactos.
- Crea un nuevo contacto de empresa con el nombre de tu despacho.
- Crea un nuevo expediente para este contacto e introduce Provisional - Migraciones como descripción del expediente.
- Añade registros de tiempo a este expediente y utiliza el campo Descripción para indicar a qué expediente pertenece cada registro.
- Una vez completada la migración y confirmada la exactitud de los datos, mueve los registros de tiempo por lotes a sus expedientes correspondientes.
Método 2: Plantillas de importación
Puedes registrar las actividades y las notas de los expedientes con las plantillas de importación para migraciones de Clio y, después, cargar la hoja de cálculo completada en Clio Manage y vincular los registros a sus expedientes correspondientes tras la migración. Consulta Empieza ahora con las plantillas de migración para descargar las plantillas y ver las instrucciones de importación.
Nota: Genera facturas para los registros de tiempo y gastos pendientes en tu software anterior antes de la fecha de cierre para obtener los saldos pendientes más actualizados. Aplica los créditos y los pagos con fondos en custodia a las facturas pendientes antes de exportar, ya que los créditos y los saldos en custodia no se migrarán. Exporta los informes históricos bancarios y de cuentas en custodia que quieras conservar como documentos de referencia y cárgalos en Clio Manage en la pestaña Documentos.
A continuación
Una vez finalizada la migración, consulta Gestionar los datos de Clio Manage después de la migración para ver los pasos para verificar los datos importados y tramitar los saldos pendientes de cuentas por cobrar.