En Clio Manage puedes usar la plantilla de migración de actividades de Clio para importar de forma masiva registros de tiempo y gastos, de modo que el historial facturable de tu despacho quede recogido y listo para facturar. Las actividades importadas quedarán sin facturar. Puedes indicar si los gastos son costes directos o costes indirectos, o importar todos los gastos como costes indirectos.
Antes de importar, revisa Primeros pasos con las plantillas de migración para conocer las prácticas recomendadas sobre formato, encabezados de columna y preparación del archivo.
Nota: Si tu despacho distingue entre costes directos e indirectos, activa la función de registros de costes directos e indirectos en la configuración de facturación de Clio Manage antes de importar. Si tu despacho utiliza códigos UTBMS, activa los códigos UTBMS en Clio Manage antes de importar.
Importar actividades
- Descarga la plantilla correspondiente:
- Plantilla de importación de actividades (costes indirectos): Úsala si tu despacho no distingue entre costes directos e indirectos.
- Plantilla de importación de actividades (costes directos e indirectos): Úsala si tu despacho registra los costes directos e indirectos por separado.
- Rellena la hoja de cálculo con los campos obligatorios y la información de las actividades siguiendo la referencia de campos que aparece a continuación.
- Elimina las celdas de las filas que no se usen y guarda el archivo en formato CSV.
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Haz clic en el siguiente enlace para acceder a la página de importaciones de Clio Manage (https://eu.app.clio.com/imports), haz clic en Añadir y selecciona Actividades desde CSV.
Importante: Si seleccionas un usuario del despacho en el desplegable Usuario, la información de la columna activity_user se sobrescribirá con el usuario seleccionado.
- Opcional: En el desplegable Usuario, selecciona el usuario del despacho responsable de los registros importados.
- Haz clic en Elegir archivo y selecciona el archivo CSV guardado.
- Haz clic en Cargar archivo.
Referencia de campos
- matter: Introduce una coincidencia exacta con un número de expediente mostrado en Clio. El número de expediente mostrado es el nombre completo del expediente, sin incluir la descripción del expediente que aparece tras los dos puntos. Obligatorio.
- date: Introduce la fecha en formato MM/DD/YYYY. Obligatorio.
- activity_description: Introduce una coincidencia exacta con una categoría de actividad o de gasto en Clio; de lo contrario, se creará una categoría nueva. Puede dejarse en blanco.
- note: Corresponde al campo Descripción de Clio.
- price: La tarifa o el valor de cada gasto. Obligatorio.
- quantity: Para los registros de tiempo, introduce la duración en horas decimales. Para los gastos, introduce la cantidad de unidades. Si se deja en blanco, se asume 1 unidad. En los registros de costes directos, cualquier valor distinto de 1 provocará un error.
- type: Introduce TimeEntry o ExpenseEntry. Si se deja en blanco, se usa TimeEntry.
- expense_type: Solo para importaciones de costes directos e indirectos. Introduce SoftCostEntry o HardCostEntry. Si se deja en blanco, todos los registros de gastos se importan como registros de costes indirectos.
- activity_user: Introduce el nombre y los apellidos del usuario del despacho de forma que coincidan exactamente con su nombre en Clio Manage. Ve a Configuración y luego a Gestionar usuarios para consultar los nombres exactos de los usuarios. Si se deja en blanco o se introduce de forma incorrecta, se aplicará el nombre del usuario que realiza la importación, salvo que se seleccione otro usuario al cargar el archivo.
- non_billable: Solo para registros de tiempo. Introduce yes, true, y o 1 para marcar una actividad como no facturable. Si se deja en blanco, la actividad se marcará como facturable.
- vendor_name: Solo para registros de costes directos. Introduce el nombre del proveedor. Si el proveedor no existe como contacto en Clio, se creará un contacto de empresa nuevo.
- reference: Solo para registros de costes directos. Introduce la información de referencia que corresponda, como un número de factura o de referencia.
- utbms_activity_code, utbms_task_code, utbms_expense_code: Incluye estas columnas si tu despacho utiliza códigos UTBMS. Elimínalas si no los utiliza.
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Para consultar las instrucciones generales de importación y la revisión de errores, consulta Primeros pasos con las plantillas de migración.