En Clio Manage, proteger los fondos en custodia del cliente te permite reservar importes concretos para un uso futuro, como cubrir honorarios de abogados, gastos o facturas futuras. La gestión de los fondos en custodia está sujeta a numerosos reglamentos del sector, y puede que tu despacho necesite un control estricto sobre ellos. Los fondos protegidos se reservan del saldo disponible del expediente y solo quedan disponibles para la finalidad con la que se reservan. Con los fondos protegidos, tu despacho mantiene un control claro sobre el uso del dinero del cliente.
Nota: Solo los administradores pueden activar la configuración de fondos en custodia protegidos. Una vez activada, los usuarios con permisos de Cuentas pueden añadir, editar o eliminar fondos protegidos, o aplicarlos a facturas. El resto de usuarios del despacho pueden ver los fondos protegidos, hacer ediciones y enviar solicitudes a los usuarios con permisos de Cuentas para liberar fondos protegidos. Descubre más sobre los roles y permisos en Clio Manage.
Activar la configuración de fondos protegidos
Antes de empezar a usar los fondos protegidos del cliente, un administrador de la cuenta del despacho debe activar esta configuración.
- Ve a Configuración > Facturación.
- Selecciona Fondos protegidos.
- En la sección Fondos protegidos del expediente, activa el interruptor.
Gestionar los fondos protegidos
Con permisos de Cuentas, puedes añadir, editar o eliminar fondos protegidos desde el Panel de un expediente, o aplicar fondos protegidos a una factura desde la pestaña principal de Facturación o desde la subpestaña Facturas de un contacto o expediente. Los cambios en los fondos protegidos se registran en la Cronología del expediente, donde se muestran el usuario, la fecha y la hora.
Nota: Puedes proteger fondos cuando el cliente tiene fondos en custodia disponibles. Añade fondos en custodia creando una solicitud de fondos en custodia y registrando un pago.
- Ve a un expediente.
- En la subpestaña Panel, abre la sección Financiero y ve al cuadro Fondos en custodia del expediente.
- Si es la primera vez que proteges fondos para este expediente, haz clic en Añadir junto a Fondos protegidos. Si ya has añadido fondos protegidos a este expediente, haz clic en el total de fondos protegidos y luego en Añadir fondos.
- Si procede: Si los fondos en custodia están en más de una cuenta en custodia, aparecerá un campo Cuenta bancaria en la ventana. Selecciona la cuenta en custodia correspondiente.
- Introduce el importe que quieres proteger y añade un nombre para el fondo protegido, así te resultará fácil identificarlo más adelante.
- Haz clic en Añadir.
El importe de los fondos en custodia que has protegido se resta del importe total de fondos en custodia disponibles en el expediente. Puedes ver los fondos protegidos haciendo clic en el importe de los fondos protegidos en el cuadro Fondos en custodia del expediente.
- Ve a un expediente.
- En la subpestaña Panel, abre la sección Financiero.
- En el cuadro Fondos en custodia del expediente, haz clic en el total de fondos protegidos junto a Fondos protegidos.
- Haz clic en el icono del lápiz, que representa Editar, para editar un fondo protegido.
- Haz los cambios que necesites en el importe o en el nombre/motivo del fondo y, después, haz clic en Guardar cambios.
Nota: La cuenta en custodia seleccionada al proteger los fondos por primera vez no se puede cambiar. Para usar otra cuenta, elimina los fondos protegidos y vuelve a crearlos con la cuenta correcta.
Importante: Al eliminar los fondos protegidos se retira la protección y el importe vuelve al saldo en custodia disponible del expediente. No se eliminan los fondos del expediente.
- Ve a un expediente.
- En la subpestaña Panel, abre la sección Financiero.
- En el cuadro Fondos en custodia del expediente, haz clic en el total de fondos protegidos junto a Fondos protegidos.
- Haz clic en el icono de la papelera, que representa Eliminar, para desproteger un fondo.
- Haz clic en Eliminar para confirmar.
- Ve a la pestaña principal de Facturación o a la subpestaña Facturas de un contacto o expediente.
- Busca la factura a la que quieres aplicar los fondos protegidos. Usa los filtros rápidos para encontrar las facturas que aún están pendientes de pago, o utiliza el cuadro de búsqueda por palabra clave.
- Haz clic en la flecha hacia abajo junto a Enviar y luego selecciona Aplicar fondos protegidos.
- Selecciona la cuenta a la que irán los fondos protegidos y el fondo protegido que quieres usar para pagar la factura. Si el cliente solo tiene un fondo protegido, se selecciona automáticamente.
- Haz clic en Aplicar fondos.
Trabajar con fondos protegidos
Sin permisos de Cuentas, puedes ver todos los fondos protegidos de un expediente, editar el motivo de los fondos protegidos actuales y aumentar el importe de un fondo protegido. Los cambios en los fondos protegidos se registran en la Cronología del expediente, donde se muestran el usuario, la fecha y la hora.
También puedes enviar una solicitud a los usuarios con permisos de Cuentas para liberar los fondos protegidos y devolverlos al cliente o para pagar una factura. Al enviar la solicitud, todos los usuarios con permisos de Cuentas reciben una notificación por correo electrónico.
- Ve a un expediente.
- En la subpestaña Panel, abre la sección Financiero.
- En el cuadro Fondos en custodia del expediente, haz clic en el total de fondos protegidos junto a Fondos protegidos para ver todos los fondos protegidos del expediente.
- Ve a un expediente.
- En la subpestaña Panel, abre la sección Financiero.
- En el cuadro Fondos en custodia del expediente, haz clic en el total de fondos protegidos junto a Fondos protegidos.
- Haz clic en el icono del lápiz, que representa Editar, para editar un fondo protegido.
- Aumenta el importe o cambia el motivo y, después, haz clic en Guardar cambios.
- Ve a un expediente.
- En la subpestaña Panel, abre la sección Financiero.
- En el cuadro Fondos en custodia del expediente, haz clic en el total de fondos protegidos junto a Fondos protegidos.
- Haz clic en Solicitar liberación de fondos.
- Selecciona el fondo protegido y el motivo por el que solicitas la liberación. En Motivo, selecciona Devolver al cliente o Pagar una factura. Si seleccionas Pagar una factura, selecciona también la factura que se va a pagar.
- Opcional: Introduce una nota para añadir más detalles sobre la solicitud de liberación.
- Haz clic en Solicitar liberación de fondos.
Siguiente
- Aprobar y enviar solicitudes de fondos en custodia: Aprueba una solicitud de fondos en custodia y envíala a tu cliente.
- Gestionar solicitudes de fondos en custodia: Ordena, filtra, edita, elimina o anula solicitudes de fondos en custodia.