Plantillas de documento en Clio Manage

En Clio Manage puedes usar plantillas de documento para crear documentos estandarizados, como hojas de encargo profesional y acuerdos de provisión de fondos, que incorporan información específica de contactos y expedientes mediante campos combinados. Puedes crear plantillas de documento a partir de archivos de Word, Excel, PowerPoint y PDF. En este artículo se explica cómo crear plantillas de documento en Clio Manage. Si también usas Clio Grow, puedes consultar cómo crear y gestionar plantillas de documento en Clio Grow.

Crear plantillas de documento

En los pasos siguientes se describe cómo añadir campos combinados a tu archivo de documento y crear después ese archivo como plantilla en Clio Manage.

Paso 1: Insertar campos combinados

Los campos combinados son códigos que se utilizan en lugar de datos concretos del cliente y que extraen automáticamente la información de un contacto o expediente para incorporarla a tus documentos. Si insertas campos combinados en lugar de la información concreta del contacto y del expediente en tu archivo de documento, Clio incorporará automáticamente los datos correspondientes a ese contacto o expediente en cuanto el documento se cargue en Clio Manage como plantilla.

1. Prepara un archivo de documento con el contenido correspondiente.
2. En Clio Manage, ve a Configuración > Documentos > Campos combinados de plantillas de documento.
3. Opcional: En el campo Seleccionar un expediente, elige un expediente para ver los datos de los campos combinados propios de ese expediente. Si el valor de un campo combinado está en blanco, significa que no se han introducido esos datos concretos en el expediente.

4. Haz clic en el icono del portapapeles para copiar un campo combinado:

   Nota: Los campos combinados de contactos relacionados solo se pueden usar si el expediente seleccionado tiene un contacto relacionado. Puedes añadir un contacto relacionado a un expediente desde el Panel del expediente o editando el expediente. Descubre más aquí.

   • Word: Pega el campo combinado, incluidos los símbolos, en lugar de los datos concretos del cliente en el archivo de documento con el que estás trabajando. Por ejemplo, si sustituyes el nombre de un cliente en el archivo de documento por el campo combinado <<Matter.Client.Name>>, el nombre del cliente se rellenará automáticamente al usar la plantilla.
   • Excel: Pega el campo combinado, sin los símbolos, en lugar de los datos concretos del cliente en el archivo de documento con el que estás trabajando. Por ejemplo, si sustituyes el nombre de un cliente en una celda por el campo combinado Matter.Client.Name bajo el nombre de la columna, el nombre del cliente se rellenará automáticamente al usar la plantilla.
   • PDF: 
     1. Abre tu PDF con Adobe Acrobat.
     2. Haz clic en Herramientas > Preparar formulario.
     3. Haz clic en la herramienta Campo de texto y añade el campo de texto a tu documento.
     4. Haz clic con el botón derecho (Windows) o con la tecla comando (Mac) en el campo de texto y selecciona Propiedades.
     5. En el campo Nombre, pega tu campo combinado sin los símbolos contenedores (<< >>), por ejemplo, Matter.Client.Name.
5. Repite el paso 4 con todos los demás campos combinados que necesites.
6. Guarda este archivo en tu ordenador.

Paso 2: Cargar la plantilla

Tras añadir los campos combinados a tu archivo de documento en el ordenador, puedes cargar el archivo guardado en Clio Manage y usarlo como plantilla para todos los demás expedientes que la necesiten.

1. Ve a Documentos > Categorías y plantillas > Plantillas.
2. Haz clic en Nueva plantilla.
3. Elige el archivo de documento con los campos combinados insertados.
4. Ponle nombre a la plantilla y, si quieres, selecciona una categoría de documento para ella. Descubre más sobre las categorías de documento aquí.
5. Haz clic en Guardar.

Editar plantillas de documento

Una vez cargada una plantilla de documento en Clio Manage, puedes editar su nombre y su categoría, y sustituir el archivo por una versión más reciente.

1. Ve a Documentos > Categorías y plantillas > Plantillas.
2. Haz clic en Editar junto al nombre de una plantilla.
3. Haz los cambios que necesites.
4. Haz clic en Guardar.

Eliminar plantillas de documento

Si ya no necesitas una plantilla de documento de Clio Manage, puedes eliminarla de forma permanente.

1. Ve a Documentos > Categorías y plantillas > Plantillas.
2. Busca la plantilla que quieres eliminar.
3. Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto a Editar y selecciona Eliminar.
4. Cuando aparezca el aviso, selecciona Eliminar.