Clio Manage permite trabajar con varias monedas para crear actividades, facturar, generar informes, registrar transacciones bancarias y mucho más. Así puedes facturar en la moneda que espera tu cliente, sin conversiones manuales en cada registro.
Nota: Los administradores pueden gestionar la moneda predeterminada y añadir, editar y eliminar monedas.
Importante: Importante: Mientras Verifactu esté activado, solo se pueden crear facturas en euros (EUR). Puedes añadir otras monedas, pero las facturas generadas en ellas no se pueden remitir a la AEAT y deben volver a generarse en euros.
Cambiar la moneda predeterminada
Cuando estableces la moneda predeterminada y utilizas una sola moneda, cualquier cambio posterior en esta moneda predeterminada modifica el símbolo de moneda en Clio Manage, pero el cambio no se aplica a las actividades o gastos ya facturados ni a los pagos registrados con anterioridad.
Nota: No puedes cambiar la moneda predeterminada una vez que añades monedas adicionales.
- Ve a Configuración > Facturación > General.
- Desplázate hasta la sección Monedas y, en Moneda predeterminada, selecciona la nueva moneda.
- Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar cambios.
Añadir una moneda
Importante: Una vez que añades y utilizas una segunda moneda, la facturación multimoneda no se puede desactivar, la moneda añadida no se puede eliminar, tu moneda predeterminada queda bloqueada y la moneda de una factura no se puede cambiar.
Nota: Si tu despacho editó facturas anteriormente en determinados expedientes para cambiar el símbolo de moneda en las propias facturas, al añadir una moneda se producirá una discrepancia entre las actividades o gastos registrados y los pagos de esas facturas correspondientes a dichas actividades o gastos. Esto ocurre porque editar la moneda en una factura no cambia la moneda de la actividad o el gasto registrado en Clio Manage (que seguirá siendo tu moneda predeterminada). Cuando añades una moneda, ya no podrás seguir editando la moneda en las facturas como hacías antes. Tampoco podrás cambiar la moneda de estos expedientes, ya que sus gastos y actividades se registraron en la moneda original utilizada por tu despacho.
Si decides empezar a usar la función de varias monedas, puedes gestionar esta situación de la siguiente forma:
- Crea un nuevo expediente para tu cliente y establece la moneda del expediente según la preferencia del cliente. Así se mantienen intactos los datos históricos anteriores y tu despacho puede aprovechar al máximo la función de varias monedas de Clio.
- Ve a Configuración > Facturación > General.
- En Monedas, haz clic en + Añadir moneda.
- Lee el aviso de la ventana Añadir monedas que faltan y luego marca la casilla para confirmar que comprendes los efectos de añadir una moneda.
- Selecciona la moneda.
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Elige cómo utilizar la moneda al registrar entradas de tiempo.
- Cuando la preferencia de facturación del expediente sea [moneda seleccionada], registrar el tiempo también en [moneda seleccionada]: Si eliges esta opción, cualquier entrada de tiempo creada para un expediente cuya preferencia de facturación esté configurada en la moneda seleccionada se creará en esa misma moneda.
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Cuando la preferencia de facturación del expediente sea [moneda seleccionada], registrar el tiempo en la moneda de facturación predeterminada: Si eliges esta opción, cualquier entrada de tiempo creada para un expediente cuya preferencia de facturación esté configurada en la moneda seleccionada se creará en la moneda predeterminada.
EjemploSi tu despacho está en Estados Unidos y utilizas el USD como moneda predeterminada, pero tienes un cliente en Canadá, puedes establecer la preferencia de facturación del expediente de ese cliente en CAD. Si eliges esta opción, cualquier entrada de tiempo que crees para tu cliente (en CAD) se convertirá a la moneda predeterminada de tu despacho, el USD.
Si es necesario, selecciona también el tipo de cambio que se utilizará para la facturación.
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Elige cómo utilizar la moneda al registrar gastos.
- Facturar los gastos en [moneda seleccionada] en [moneda seleccionada] sin convertirlos a la moneda de facturación del expediente: Si eliges esta opción, cualquier gasto registrado para un expediente se mantendrá en esa moneda.
- Facturar los gastos en [moneda seleccionada] convirtiéndolos a la moneda de facturación del expediente: Si eliges esta opción, cualquier gasto registrado se convertirá a la moneda de facturación establecida para el expediente.
Si es necesario, selecciona también el tipo de cambio que se utilizará para la facturación. Puedes optar por usar el tipo de cambio de mercado según la fecha del gasto, el tipo de cambio de mercado en la fecha de emisión de la factura, o exigir que se seleccione o indique un tipo de cambio en la fecha en la que registras el gasto.
- Haz clic en Añadir.
- En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Guardar cambios.
Consejo: Por ejemplo, un despacho con el USD como moneda predeterminada puede añadir el CAD como moneda. Si ese despacho selecciona Cuando la preferencia de facturación del expediente sea CAD, registrar el tiempo en la moneda de facturación predeterminada, cada entrada creada en un expediente en CAD se convertirá a USD.
Nota: Si tu despacho se integra con un producto de contabilidad de terceros, confirma que la configuración de sincronización admite varias monedas antes de añadir una aquí. Activa las funciones de moneda en QuickBooks Online o Xero. Confirma que cualquier otra integración de contabilidad de terceros admite varias monedas.
Editar las opciones de una moneda
Puedes actualizar las opciones de cualquier moneda que hayas añadido.
- Ve a Configuración > Facturación > General
- Desplázate hasta la sección Monedas.
- En la tabla Otras monedas, haz clic en el icono del lápiz de la moneda y actualiza sus opciones.
Importante: Editar la configuración de moneda puede sobrescribir las preferencias de facturación de los expedientes. Clio Manage te avisa cuando esto ocurre. Por ejemplo, cambiar de registrar el tiempo en la moneda añadida a registrarlo en la moneda predeterminada borra todas las tarifas personalizadas añadidas previamente a los expedientes con esa moneda. Si necesitas actualizar las tarifas personalizadas, aparece un aviso en el expediente para recordarte que revises su preferencia de facturación.
Eliminar una moneda
Puedes eliminar una moneda añadida por tu despacho siempre que ningún registro la utilice.
- Ve a Configuración > Facturación > General.
- Desplázate hasta la sección Monedas.
- Haz clic en el icono de la papelera de la moneda.
Nota: Una moneda utilizada en actividades de facturación o contabilidad no se puede eliminar, ni siquiera después de eliminar los registros creados con ella.
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Configurar los ajustes generales de facturas: Establece el tamaño de página del PDF, las opciones de envío de facturas, la facturación LEDES y otras preferencias generales de facturas.