Gestionar las tarifas de los usuarios con tablas de tarifas

En Clio Manage, las tablas de tarifas permiten que los administradores de facturación facturen de forma distinta a los mismos usuarios del despacho según la moneda, el cliente, el tipo de expediente o el sistema de honorarios. Asigna una tabla de tarifas a un expediente o a un contacto desde sus preferencias de facturación. La tarifa asignada se rellena automáticamente cuando esos usuarios registran tiempo, salvo que se aplique una tarifa de mayor prioridad dentro de la jerarquía de tarifas.

Qué son las tablas de tarifas

Una tabla de tarifas organiza usuarios, tarifas y categorías bajo una única moneda de facturación, en función de cómo segmente la facturación tu despacho de abogados.

Las categorías de tarifas son los niveles que componen una tabla de tarifas. En la configuración de facturación, una tabla de tarifas se muestra como una cuadrícula. Cada fila muestra un usuario del despacho y cada categoría de tarifas añade su propia columna de tarifas para ese usuario.

Por ejemplo, un despacho puede usar una categoría Cuenta de nivel A para facturar a clientes institucionales de gran volumen con una tarifa negociada, y una categoría Estándar para facturar a clientes particulares con la tarifa estándar.

Crear nuevas tablas de tarifas

Puedes crear tablas de tarifas desde la configuración de facturación en Clio Manage y, después, añadir categorías y usuarios antes de asignarlas a un contacto o expediente. 

1. Ve a Configuración, haz clic en Facturación y, después, en la pestaña Tablas de tarifas.
2. Haz clic en Nueva tabla de tarifas.
3. Introduce un Nombre de tabla y selecciona la Moneda de facturación.
4. Opcional: Introduce una Descripción. 
5. Haz clic en Crear tabla.
6. En la página de la tabla, haz clic en Gestionar categorías y, después, en + Añadir categoría. 
7. Haz clic en Actualizar.
8. Haz clic en + Añadir usuarios, busca y selecciona los usuarios del despacho y, después, haz clic en Añadir usuarios.
   • Para eliminar a un usuario de la tabla, haz clic en la X de la columna Usuarios. 
9. Pasa el cursor por la fila de un usuario dentro de la columna de una categoría y haz clic para introducir la tarifa.

Gestionar las tablas de tarifas existentes

Una vez creada una tabla de tarifas, puedes editar las categorías de tarifa, archivar una tabla que ya no uses y desarchivar una tabla para volver a utilizarla.

Editar las categorías de una tabla de tarifas

1. Ve a Configuración, haz clic en Facturación y, después, en la pestaña Tablas de tarifas.
2. En la columna de nombre, haz clic en el hipervínculo azul para abrir la tabla de tarifas. 
3. Haz clic en Gestionar categorías para editar las categorías de tarifa.
4. Haz clic en la X junto al nombre de un usuario para eliminarlo de la tabla.

Archivar una tabla de tarifas

1. Ve a Configuración, haz clic en Facturación y luego en la pestaña Tablas de tarifas.
2. Haz clic en el icono de archivar de la tabla. 
   • En la lista Tablas de tarifas, haz clic en el icono de la columna Acciones. 
   • También puedes abrir la tabla y hacer clic en el icono situado junto a su nombre.
3. Haz clic en Archivar para confirmar.

Desarchivar una tabla de tarifas

1. En la columna Acciones de la tabla archivada, haz clic en Desarchivar.
2. Haz clic en Desarchivar para confirmar.

Asignar una tabla de tarifas a un expediente o contacto

Puedes asignar una tabla de tarifas y una categoría de tarifa al editar un expediente desde la sección Preferencias de facturación. Tabla de tarifas y Categoría de tarifa son campos independientes: Tabla de tarifas muestra las tablas disponibles en la moneda de facturación del expediente, y Categoría de tarifa muestra únicamente las categorías que existen dentro de la tabla seleccionada. Tendrás que seleccionar una categoría de tarifa después de seleccionar una tabla de tarifas. 

1. En Clio Manage, ve a un expediente y haz clic en Editar expediente.
   • O bien, ve a un contacto y haz clic en Editar contacto. 
2. Ve a la sección Preferencias de facturación.
3. Selecciona una Tabla de tarifas.
4. Selecciona una Categoría de tarifa dentro de esa tabla
5. Haz clic en Guardar expediente.

Actualizar asignaciones de tarifas de forma masiva

Puedes actualizar la tabla o la categoría de tarifa de varios expedientes desde la pestaña Expedientes, en lugar de abrir cada expediente por separado.

1. Ve a Expedientes. 
2. Selecciona los expedientes que quieres actualizar.
3. Abre el menú de acciones masivas y elige Actualizar tabla y categoría de tarifa.
4. Selecciona la tabla y la categoría de tarifa que quieres aplicar.
5. Para guardar, haz clic en Actualizar categoría de tabla de tarifas.

Hacer un seguimiento de los cambios de tarifa a lo largo del tiempo

El campo Tarifas a fecha de que aparece encima de la cuadrícula de tarifas controla la fecha que consultas o estableces, y de forma predeterminada muestra la fecha de hoy. Puedes elegir una fecha pasada para consultar el historial de tarifas, o establecer una fecha futura para programar un cambio de tarifa. Al crear o consultar una entrada de tiempo, el campo Tarifa muestra la tarifa y la categoría aplicadas, de modo que quien registra el tiempo pueda confirmar que está facturando con la tarifa prevista antes de finalizar la entrada. 

Para programar un cambio de tarifa en una fecha futura:

1. En el campo Tarifas a fecha de , selecciona una fecha futura para cambiar a la vista de programación.
2. Introduce la nueva tarifa para cada usuario y categoría que quieras cambiar.
3. Haz clic en Programación de tarifas finalizada para confirmar.

Siguiente

• Tarifas y jerarquías de tarifas: Descubre qué posición ocupa una tabla de tarifas frente a los tipos de tarifa personalizados, por expediente y otros ya existentes.
• Registros de tiempo: Descubre cómo se muestran la tarifa aplicada y la categoría en un registro de tiempo.