Con Clio Work, puedes usar plantillas de documentos para crear documentos estandarizados, como hojas de encargo profesional, acuerdos de provisión de fondos, y contratos que incorporan la información específica de cada contacto y expediente. Este enfoque simplificado mejora la coherencia y la precisión de los documentos y te ahorra tiempo.
Convertir un documento en plantilla
Clio Work puede convertir rápidamente tus documentos de Word (.docx) existentes en plantillas.
- Abre el documento en el Editor de documentos.
- En el panel de conversación con Vincent, a la derecha, haz clic en el icono de cuatro cuadrados y selecciona Convertir en plantilla, o pide a Vincent mediante una instrucción que convierta este documento en una plantilla.
- En el cuadro de diálogo Convertir en plantilla, haz clic en Continuar.
- Introduce un nombre para la plantilla y selecciona Convertir.
- Ve a Vincent.
- Debajo del cuadro de texto de la instrucción, selecciona Borrador > Crear una plantilla a partir de un documento existente y, a continuación, selecciona el documento que quieres convertir.
- Introduce un nombre para la plantilla y selecciona Convertir.
Vincent analiza el documento y detecta campos (por ejemplo, nombres de las partes, fechas, y números de expediente) y reglas (por ejemplo, secciones condicionales que dependen de que un hecho sea verdadero o falso). A continuación, puedes revisar y editar la plantilla.
Revisar y editar la plantilla
Después de convertir un documento en plantilla, Vincent lo recorre para detectar:
- texto que debería convertirse en campos de marcador de posición, y
- texto que debería aparecer o actualizarse en determinadas condiciones.
En función del documento y del análisis que haga de él, Vincent te guiará en el proceso de convertir el documento en una plantilla. Puede presentarte posibles campos y reglas para que los revises, u ofrecerte determinadas instrucciones entre las que elegir; por ejemplo, omitir las reglas porque parece que el documento no las necesita. Consulta las opciones que aparecen a continuación para saber cómo revisar y editar tu plantilla.
Consejo: Revisa cómo se crean los campos y las condiciones en el Generador de plantillas de Clio for Word para entender el concepto de campos y condiciones de tus plantillas.
Tarjeta de revisión de campos
Si Vincent encuentra texto en tu documento que debería convertirse en un campo, te mostrará una tarjeta Revisar campos. Haz clic en esta tarjeta para ver los campos que Vincent ha añadido al documento.
Consejo: Para ver la lista completa de campos de Clio disponibles, ve a Documentos > Configuración > Campos combinados de plantillas de documentos. Para ver la lista de los campos personalizados que has creado, ve a Configuración > Campos personalizados.
Los campos se organizan en categorías lógicas. Por ejemplo, campos como el nombre, los apellidos, la fecha de nacimiento, y la dirección pueden organizarse en una categoría "Cliente".
Consejo: Si Vincent no ha encontrado nada en el documento que sugiera añadir campos, puedes acceder igualmente a ellos haciendo clic en el icono de lista (con la información emergente "Estructura de la plantilla") en la parte superior del panel de conversación con Vincent.
Puedes añadir, editar, o eliminar campos o categorías manualmente.
- Haz clic en Añadir > Nuevo campo. También puedes hacer clic en el icono de añadir (signo más) junto al nombre de un grupo de campos.
- Crea el nuevo campo.
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Grupo de campos: Selecciona el grupo de campos entre las opciones existentes.
Nota: Si lo necesitas, puedes escribir un nombre en el grupo de campos y hacer clic en Añadir nuevo grupo de campos para crearlo. - Nombre del campo: Introduce un nombre para el campo.
- Pista para Vincent: Puedes introducir una pista o descripción del campo para dar más información a otras personas del despacho que creen un nuevo documento a partir de tu plantilla.
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Tipo de campo: Selecciona el tipo de datos del campo.
Nota: En función del tipo de campo que selecciones, puede que tengas que elegir opciones adicionales relacionadas con ese tipo; por ejemplo, si seleccionas un campo de fecha, puedes elegir el formato de fecha.
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Grupo de campos: Selecciona el grupo de campos entre las opciones existentes.
- Haz clic en la flecha de envío.
- Haz clic en el icono de editar (lápiz) de un campo o grupo de campos.
- Haz los cambios necesarios.
- Haz clic en la flecha de envío.
- Haz clic en el icono de eliminar (papelera) de un campo o grupo de campos.
- Haz clic en Eliminar.
Tarjeta de revisión de reglas
Si Vincent encuentra texto en tu documento que debería convertirse en una regla, te mostrará una tarjeta Revisar reglas. Por ejemplo, al preparar un contrato de prestación de servicios, quizá quieras que el contrato estipule los honorarios por desplazamientos fuera del estado. Si la sociedad a la que representas tiene su sede en Michigan, pero el cliente de esta no, querrás que aparezca un párrafo específico que trate este tema.
Consejo: Si Vincent no ha encontrado nada en el documento que sugiera añadir reglas, puedes acceder igualmente a ellas haciendo clic en el icono de lista (con la información emergente "Estructura de la plantilla") en la parte superior del panel de conversación con Vincent y seleccionando la pestaña Reglas.
Puedes añadir, editar, o eliminar reglas manualmente.
- En tu documento, selecciona el texto o el párrafo al que debe aplicarse la regla.
- Haz clic en Añadir > Nueva regla.
- Haz clic en Establecer criterios.
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Especifica la condición.
- Selecciona el grupo de campos y el campo correspondiente dentro de él.
- Selecciona la condición (por ejemplo, es igual a, existe, etc.).
En nuestro ejemplo, puedes elegir el campo "Estado de EE. UU.", luego la condición "no es igual a" y añadir el valor "MI".
-
Opcional: Haz clic en Añadir condición y especifica otra condición para crear una condición compuesta.
- Elige AND u OR según tu caso.
AND: Exige que se cumplan todas las condiciones para insertar el texto.
OR: Exige que se cumpla al menos una condición para insertar el texto. - En nuestro ejemplo, puedes asegurarte de que también se compruebe otra variante del nombre del estado haciendo clic en OR, eligiendo de nuevo "Estado de EE. UU.", estableciendo la condición "no es igual a", y añadiendo el valor "Michigan".
- Elige AND u OR según tu caso.
- Haz clic en la flecha de envío.
Una vez creada la condición, el texto condicional queda dentro de un cuadro condicional, y en el documento se muestran la condición IF y el resultado THEN.
- Haz clic en el icono de editar (lápiz) de una regla.
- Haz los cambios necesarios.
- Haz clic en la flecha de envío.
- Haz clic en el icono de eliminar (papelera) de una regla.
- Haz clic en Quitar regla.
Cuando hayas añadido todos los campos y reglas, haz clic en Volver a la conversación > Revisión terminada. La plantilla de documento se guarda a medida que la editas. Cuando esté lista, puedes hacer clic en Generar documentos desde el panel de IA para usarla de inmediato. Para volver a la plantilla más adelante, búscala en Editor > Plantillas personalizadas, o en Vincent > Borrador > Redactar documentos a partir de formularios y plantillas > Plantillas personalizadas.
Siguiente
- Generar documentos a partir de tus plantillas: consulta Redactar documentos a partir de formularios y plantillas en Clio Work
- Crear plantillas en Word: consulta Generador de plantillas de Clio for Word o Clio Draft: Gestionar, importar y actualizar plantillas de Word