En Clio Manage, puedes compartir documentos, carpetas, facturas, solicitudes de provisión de fondos, y eventos del calendario con clientes a través de Clio for Clients. Los clientes abren todo lo que tu despacho comparte desde un único portal seguro en el expediente, en lugar de buscar entre los adjuntos del correo electrónico. Tu despacho decide a qué puede acceder cada cliente y puede dejar de compartir en cualquier momento.
Compartir documentos y carpetas
Puedes compartir documentos y carpetas desde la página Documentos del despacho o desde la subpestaña Documentos de un expediente. Si el expediente aún no tiene un portal del cliente, al compartir se crea uno y los contactos del expediente reciben una invitación por correo electrónico a Clio for Clients. Tu cliente recibe una notificación cada vez que compartes algo. Para compartir un documento como parte de un mensaje, adjúntalo en la conversación del portal del cliente. Los documentos que añadas más adelante a una carpeta compartida se comparten automáticamente con tu cliente, así que siempre tendrá acceso a todos los documentos de la carpeta.
- Ve a Documentos o abre un expediente y selecciona la subpestaña Documentos.
- Marca la casilla junto a cada documento o carpeta que quieras compartir.
- En la barra de herramientas, haz clic en el icono de compartir. También puedes hacer clic en la flecha junto a Abrir y seleccionar Compartir > Compartir externamente.
- En la ventana Compartir, en la pestaña Configuración para compartir, selecciona Portal del cliente.
- En Seleccionar participantes, añade o quita participantes.
- Opcional: En Añadir un mensaje, escribe un mensaje para tu cliente.
- Haz clic en Compartir.
Nota: Para compartir un documento a través del portal del cliente, debe estar en una carpeta del expediente. Para compartir un documento del despacho, primero muévelo a la carpeta del expediente.
Consejo: Para controlar los documentos que te envía tu cliente, crea y comparte una carpeta para los archivos que cargue, como "Cargas del cliente". Al compartir la carpeta, añade un mensaje que explique para qué sirve.
Dejar de compartir documentos
Cuando dejas de compartir un documento, tu cliente pierde el acceso a él en el portal. La subpestaña Recursos compartidos muestra todos los documentos, carpetas, facturas, eventos, y tareas compartidos en el portal, con quién los compartió y cuándo. Puedes dejar de compartir desde ahí o desde la ventana Compartir del documento.
- Abre el expediente, selecciona la subpestaña Comunicaciones y, después, selecciona Portal del cliente.
- Selecciona la subpestaña Recursos compartidos. Para buscar un elemento, escribe en Buscar por nombre.
- Junto al elemento, haz clic en Dejar de compartir.
- Ve a Documentos o abre un expediente y selecciona la subpestaña Documentos.
- Haz clic en la flecha junto a Abrir y selecciona Compartir > Gestionar uso compartido. También puedes marcar la casilla junto al documento, hacer clic en el icono de compartir de la barra de herramientas, y seleccionar la pestaña Gestionar uso compartido.
- En la pestaña Gestionar uso compartido, busca el uso compartido del portal del cliente del expediente y haz clic en Dejar de compartir.
Enviar facturas y solicitudes de provisión de fondos
Puedes enviar facturas y solicitudes de provisión de fondos del expediente por correo electrónico, a través de Clio for Clients, o de ambas formas, de una en una o en bloque. Tu cliente recibe una notificación por correo electrónico de cada factura. Una factura compartida se mantiene actualizada en el portal, así que los cambios que hagas en ella llegan a tu cliente sin necesidad de volver a enviarla. En el portal, tu cliente encuentra las facturas en Facturas. Con Clio Payments, tu cliente puede pagar por correo electrónico o desde el portal.
Las facturas pendientes de pago están listas para enviarse. Un borrador de factura o una solicitud de provisión de fondos necesita aprobación primero: en la columna Acciones, haz clic en la flecha junto al elemento y selecciona Aprobar solicitud de provisión de fondos, o selecciona Enviar para aprobación.
Nota: Para enviar una factura a través del portal del cliente, el expediente debe tener un portal del cliente antes de que envíes la factura. Descubre cómo configurar Clio for Clients.
Importante: Las facturas de varios expedientes, que incluyen actividades de varios expedientes de un mismo contacto, y las solicitudes de provisión de fondos del cliente solo se envían por correo electrónico. Al enviar facturas por lotes, las facturas compatibles y las solicitudes de provisión de fondos a nivel de expediente se envían a través del portal del cliente, y el resto, por correo electrónico.
- Ve a Facturas o abre un expediente y selecciona la subpestaña Facturas.
- Busca la factura pendiente de pago y haz clic en Enviar en la columna Acciones.
- Activa Enviar al portal del cliente.
- Opcional: Añade un mensaje. Tu cliente recibe este mensaje en la notificación por correo electrónico.
- Opcional: Para enviar también la factura por correo electrónico, activa Enviar por correo electrónico.
- Haz clic en Enviar factura.
- Ve a Facturas o abre un expediente y selecciona la subpestaña Facturas.
- Marca las casillas de las facturas que quieras enviar y haz clic en Enviar.
- En la página Enviar elementos, activa Enviar al portal del cliente.
- Opcional: En Mensaje en Clio for Clients, escribe un mensaje.
- Opcional: Para enviar también las facturas de otra forma, activa Enviar por SMS o Enviar por correo electrónico.
- Para comprobar lo que recibe cada contacto, selecciona Portal del cliente o Correo electrónico en la vista previa y usa las flechas para pasar de un elemento a otro.
- Haz clic en Enviar elementos.
Compartir eventos del calendario
Cuando invitas a un evento del calendario a un cliente que tiene portal del cliente, puedes notificárselo a través de Clio for Clients. Tu cliente recibe el evento y una notificación por correo electrónico, y el evento se añade a la página Eventos del portal. Descubre cómo los clientes ven los eventos compartidos, incluida la diferencia entre Mis eventos y Eventos del expediente.
Importante: Un evento compartido llega a todos los clientes del portal, incluidos los que no figuran como asistentes invitados. Los asistentes invitados reciben todos los detalles del evento, mientras que el resto de clientes recibe información limitada. Si un portal incluye más de un cliente, comparte un evento solo si todos los clientes del portal pueden conocerlo.
- Crea o edita un evento en el expediente.
- En Invitar a asistentes, añade al cliente.
- En el menú desplegable Notificar mediante del cliente, selecciona Clio for Clients.
- Haz clic en Guardar evento.
Siguiente
- Asignar tareas a clientes: Asigna tareas a tus clientes y comprueba cuándo las completan.
- Enviar facturas a clientes: Envía, personaliza y vuelve a enviar facturas.