Cargar archivos por lotes
Con la función de carga masiva de archivos de Clio Drive, puedes cargar grandes cantidades de documentos o archivos de gran tamaño en segundo plano. Cuando cargas archivos en Clio Drive, todos tus archivos están disponibles al instante en Clio Drive. La rapidez con la que los archivos se cargan y quedan disponibles en Clio Manage depende de la velocidad de tu conexión a internet, del número de archivos que se carguen y de su tamaño.
Consejo: Si hay alguna discrepancia entre los documentos de Clio Drive y los de Clio Manage, considera Clio Manage como tu fuente principal de información. Al actualizar la página en la que estás, se muestra la información más reciente.
Nota: Tanto Clio Drive como Clio Manage tienen un límite de 5 GB por archivo.
- Ve a la carpeta de Clio Drive donde quieres guardar los documentos.
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Copia tus archivos desde su ubicación actual y pégalos en la carpeta que prefieras. También puedes arrastrar y soltar archivos.
Consejo: Usa los atajos de teclado para mover fácilmente todos tus archivos. En un Mac, pulsa command + A para seleccionar todos los archivos, command + c para copiarlos y command + V para pegarlos. En Windows, pulsa ctrl + A para seleccionar todos los archivos, ctrl + C para copiarlos y ctrl + V para pegarlos. - Abre el Clio Desktop App y selecciona la pestaña Drive.
- Junto a Pending Upload Queue, haz clic en View queue. Verás los siguientes indicadores:
- Flecha azul hacia arriba: El archivo está en la cola y el proceso de carga aún no ha empezado.
- Reloj de arena gris: La carga está en curso. Todavía puedes quitar o eliminar el archivo de la cola.
- Marca de verificación verde: La carga se ha completado. No puedes quitar el archivo de la cola. Si necesitas eliminar un archivo, puedes hacerlo desde Clio Manage o desde Clio Drive.
- Accede a tus archivos en Clio Manage, en Documentos, cuando todos los archivos de la cola aparezcan con una marca de verificación verde.
Arrastrar y soltar archivos
Si arrastras y sueltas archivos de una carpeta a otra, los archivos dejan de existir en la ubicación original. Si quieres que los archivos estén en más de una ubicación, consulta la siguiente sección sobre cómo duplicar documentos. También puedes arrastrar y soltar carpetas.
Nota: No hay límite de tamaño de carpeta al arrastrar y soltar carpetas en Clio Drive, siempre que los archivos individuales dentro de esas carpetas no superen el límite de 5 GB.
- Busca el documento o los documentos en Clio Drive.
- Haz clic con el botón izquierdo y arrastra los documentos.
- Sitúa el cursor sobre la nueva carpeta y, a continuación, suelta los documentos en ella.
Consejo: También puedes abrir dos ventanas del Explorador de archivos o del Finder y arrastrar los archivos de una ventana a la otra.
Duplicar archivos
Cuando duplicas archivos en Clio Drive, los archivos existen tanto en la ubicación original como en la nueva. Los archivos duplicados tienen el mismo nombre con la palabra «copia» añadida al final. Esto ocurre tanto en Clio Drive como en Clio Manage.
- Busca el documento o los documentos en Clio Drive.
- Haz clic con el botón derecho en los documentos y selecciona Copiar o usa el atajo de teclado command + C (Mac) o ctrl + C (Windows).
- Ve a la nueva ubicación de la carpeta en Clio Drive, haz clic con el botón derecho en el espacio y selecciona Pegar elemento o usa el atajo de teclado command + V (Mac) o ctrl + V (Windows).
- Actualiza la página Documentos en Clio Manage.
Crear documentos nuevos
Clio Drive te permite crear un documento nuevo directamente en Clio Drive con el Finder o el Explorador de archivos. Sigue los pasos indicados a continuación para cada sistema operativo.
- Ve a la carpeta de Clio Drive que prefieras.
- En la barra de búsqueda, usa Spotlight del Finder para buscar y abrir una aplicación de creación de documentos. Los dispositivos Mac incluyen una aplicación integrada llamada TextEdit, pero puedes usar cualquier otra, como Microsoft Word.
- Haz clic en Nuevo documento, añade contenido y luego haz clic en Archivo > Guardar en la barra de menús de tu Mac. Puedes cambiar la ubicación de guardado del archivo en Clio Drive haciendo clic en el desplegable, buscando una carpeta nueva y guardando después el archivo en esa carpeta.
- Ve a la carpeta de Clio Drive que prefieras.
- Haz clic con el botón derecho en la carpeta, selecciona Nuevo, y elige el tipo de archivo. También puedes seleccionar Nuevo elemento en el menú del Explorador de archivos.
- Ponle nombre al documento, añade contenido y guárdalo.
Nota: Para obtener información sobre cómo crear documentos nuevos directamente desde Clio Manage, consulta Crear y cargar archivos y carpetas de documentos.
Ver y editar archivos
Puedes ver y editar archivos tanto en Clio Drive como en Clio Manage. Cualquier cambio realizado en un documento abierto en Clio Drive se refleja en Clio Manage al guardarlo.
Nota: Cuando se carga, edita o elimina un documento en Clio Drive, ese evento se muestra en la cronología del expediente y en la actividad del despacho. El cambio de nombre de un documento no aparece ni en la cronología del expediente ni en la actividad del despacho.
- Busca el documento en Clio Drive.
- Haz doble clic en el documento o haz clic con el botón derecho y selecciona Abrir para abrirlo. El documento se abre con la aplicación predeterminada del sistema para ese tipo de archivo.
- Haz tus modificaciones y luego haz clic en Archivo > Guardar en la barra de menús.
Consejo: Los usuarios de Mac pueden usar la vista Galería del Finder para previsualizar todos los documentos de una misma carpeta. Los usuarios de Windows pueden cambiar la configuración de Vista en el Explorador de archivos para ver los documentos como iconos.
- Busca el documento en Clio Manage, en Documentos.
- Haz clic en la flecha azul situada junto al documento que quieres abrir.
- Haz clic en Abrir Clio Desktop si aparece un aviso. Marca la casilla junto a Permitir siempre que app.clio.com abra enlaces de este tipo en la aplicación asociada para abrir siempre los documentos en Clio Desktop tras hacer clic en la flecha azul.
- Haz tus modificaciones y luego haz clic en Archivo > Guardar en la barra de menús.
Eliminar archivos
Cuando se elimina un documento en Clio Drive, también se elimina de Clio Manage. Del mismo modo, cuando se elimina un documento en Clio Manage, también se elimina de Clio Drive.
- Ve a Clio Drive y busca el documento.
- Haz clic con el botón derecho en el documento y selecciona Mover a la papelera, o usa el atajo de teclado command + C (Mac) o ctrl + C (Windows).
- Selecciona Eliminar para confirmar.
Recuperar archivos
No es posible deshacer una eliminación ni recuperar un documento eliminado en Clio Drive; sin embargo, sí puedes recuperar un documento eliminado en Clio Manage durante un máximo de 30 días. En Clio Manage, un documento eliminado pasa a un estado «oculto». Para mostrar y restaurar un documento eliminado:
- Ve a Documentos.
- En Filtros, marca Mostrar archivos en la papelera y luego haz clic en Aplicar filtros.
- Busca el documento en la papelera y haz clic en Restaurar.
- Actualiza la página. En Clio Drive, puede que tengas que esperar unos segundos o salir de la carpeta y volver a entrar para que el documento vuelva a aparecer.
Clio Drive y la migración de datos
Se recomienda esperar a que finalice la migración de datos antes de migrar archivos a Clio Drive. Esto se debe a que los sistemas de carpetas de contactos y expedientes de Clio no se configuran ni se sincronizan durante la migración de datos. Una vez completada la migración de datos, Clio crea un sistema de carpetas acorde con tus contactos y expedientes en Clio Manage.
Una vez completada la migración de datos, puedes crear una carpeta independiente en Clio Manage y mover después los archivos de tu despacho a esa carpeta. Al conectar Clio Drive, los archivos se sincronizan.
Nota: Mover grandes cantidades de archivos por lotes desde tu sistema anterior a Clio Manage puede provocar que el sistema se bloquee. Es preferible mover los archivos en grupos más pequeños.