El complemento de Clio para Outlook es una integración entre Clio Manage y Outlook que facilita archivar la correspondencia por correo electrónico en Clio Manage. Los correos electrónicos y sus archivos adjuntos se encuentran en las secciones Documentos y Comunicaciones de tu Clio Manage.
Con el complemento puedes archivar correos, hilos y archivos adjuntos, ver qué correos se han archivado gracias a la etiqueta Archivado en Clio, organizar los correos archivados en un sistema de carpetas por expediente, crear registros de tiempo y controlar las comunicaciones facturables, y archivar correos sin crear contactos.
Nota: El complemento solo está disponible en Outlook 2016 o posterior con cualquier suscripción a Microsoft 365 Business en cuentas de correo gestionadas por Microsoft. Internet Explorer 11 no es compatible. Si utilizas versiones de Office 2016 o 2019 en Windows, puede ayudar instalar Edge Webview2. Descubre más sobre los navegadores y los controles webview que usan los complementos de Office aquí.
Además, el complemento no funciona en Firefox ni en Safari de forma predeterminada, ya que estos navegadores tienen activada la seguridad mejorada para las cookies de terceros. Para usar el complemento en estos navegadores, tienes que desactivar la seguridad mejorada. Consulta los recursos de ayuda de Firefox y Safari para saber cómo hacerlo
El complemento no se puede usar en buzones compartidos. Una persona de tu despacho puede gestionar un buzón de Outlook no compartido y archivar los correos relevantes en Clio Manage para garantizar que el resto del despacho tenga acceso a las comunicaciones relevantes del buzón.
Instalar el complemento de Clio para Outlook
Para instalar el complemento de Clio para Outlook desde el navegador, descarga el complemento de Clio para Outlook desde la página de Microsoft AppSource. Haz clic en Obtenerlo ahora y sigue las indicaciones para instalar el complemento.
Consejo: Después de la instalación, ancla el complemento para acceder más fácilmente al proceso de archivado de correos.
Para instalar el complemento de Clio para Outlook desde la aplicación de escritorio de Outlook, haz clic en Herramientas > Obtener complementos y busca Clio's Outlook Add-in. Haz clic en Añadir y sigue las indicaciones para instalar el complemento.
Anclar el complemento
Después de la instalación, puedes anclar un icono de Clio a la cinta de opciones Inicio o a la barra de herramientas y a cada mensaje. También puedes anclar la ventana de archivado de correos. Así, la ventana de archivado de correos se abrirá automáticamente cada vez que hagas clic en un correo.
Anclar el icono de Clio
Consejo: Si sigues sin ver el icono de Clio, puede que el área de contenido del correo sea demasiado pequeña y no haya espacio para mostrarlo. Puedes ampliar la ventana del navegador hasta que el área de contenido del correo sea lo bastante ancha para que aparezca el icono, o bien hacer clic en el icono Más acciones (los tres puntos) > Aplicaciones > Clio's Outlook Add-in para abrir el menú de Clio.
Anclar la ventana del complemento
También puedes anclar la ventana de archivado de correos del complemento. Al anclar la ventana, aparecerá automáticamente cuando abras un correo.
- Haz clic en el icono de Clio y selecciona Archivar correo.
- Haz clic en el icono de la chincheta para anclar la ventana.
- Abre un correo.
- Haz clic en el icono de Clio y selecciona Archivar correo. También puedes hacer clic en los tres puntos, hacer clic en Clio's Outlook Add-in y seleccionar Archivar correo.
- Haz clic en el icono de la chincheta para anclar la ventana.
Conectar con Clio Manage
Antes de archivar tu primer correo, tienes que conectar el complemento de Clio para Outlook con tu cuenta de Clio Manage.
- Haz clic en el icono de Clio y selecciona Archivar correo.
- Cuando aparezca el panel de configuración:
- Haz clic en Conectar con Clio Manage.
- Haz clic en Permitir.
- Introduce tus credenciales de inicio de sesión de Clio Manage y haz clic en Iniciar sesión.
- Haz clic en Siguiente.
- Para conectar tu buzón de Outlook con Clio, haz clic en Conectar.
- En la ventana de inicio de sesión, sigue las indicaciones y haz clic en Aceptar para permitir que el complemento de Clio para Outlook acceda a tu buzón de Outlook.
- Desde el panel de configuración de tu buzón de Outlook, haz clic en Conectar con Microsoft desde Clio y, después, en Permitir.
- Se abrirá la página de Configuración de tu aplicación de Clio, donde podrás finalizar la conexión desde la propia aplicación.
- En la sección Integraciones de correo electrónico, haz clic en Conectar.
- Inicia sesión de nuevo en tu cuenta de Outlook y haz clic en Aceptar para permitir que el complemento de Clio para Outlook acceda a tu buzón de Outlook. Ahora deberías ver que tu buzón de Outlook y tu cuenta de Clio Manage están conectados.
- Una vez establecida la conexión, en el panel de configuración de Outlook, haz clic en Siguiente para avanzar por las indicaciones y elegir tu configuración. Puedes consultar información sobre cada opción en Entender la configuración del complemento.
- Haz clic en Empezar a guardar correos.
Nota: Las cuentas de Norteamérica se crean en el servidor de EE. UU. de forma predeterminada. Si no sabes con seguridad en qué región está tu servidor de Clio, comprueba la URL de la ventana del navegador de Clio Manage.
- EE. UU.: app.clio.com
- Canada: ca.app.clio.com
- APAC: au.app.clio.com
- Reino Unido y EMEA: eu.app.clio.com
Entender la configuración del complemento
Puedes acceder a la configuración del complemento de Outlook desde cualquiera de los iconos de Clio en Outlook, p. ej., desde el icono de Clio anclado o desde el icono de Clio anclado a un correo.
- Plantilla de registro de tiempo
Pon la plantilla de registro de tiempo en Activado para crear un registro de tiempo cada vez que se archiva un correo. Descubre cómo crear un registro de tiempo.
- Carpetas de expedientes en Outlook
Pon la opción Carpetas de expedientes en Outlook en Activado para organizar los correos archivados por despacho, después por estado del expediente (cerrado, abierto o pendiente), después por contacto y, por último, por expediente. Cuando la opción está Desactivada, los correos archivados permanecen en tu bandeja de entrada de Outlook. Descubre más aquí.
Pon la opción Archivar todos los correos en carpetas en Activado para que los correos que muevas o arrastres a las carpetas de expedientes en Outlook se archiven automáticamente en sus expedientes correspondientes de Clio Manage.
- Categoría Archivado en Clio
Clio y Outlook se sincronizan de forma periódica, no en el momento en que se archivan los correos. Para ayudarte a controlar qué correos se han sincronizado correctamente con Clio, pon esta opción en Activado y así tus correos archivados se etiquetarán como Aún no archivado o Archivado en Clio. Descubre más aquí.
Personalizar los correos electrónicos
Al conectar tu cuenta en Clio Manage, puedes activar la función de personalización del correo electrónico. Con esta función, puedes enviar facturas a los clientes desde tu dirección de correo de Microsoft. Así, los clientes ven que has sido tú quien ha enviado la factura, y no Clio. También recibirás una notificación inmediata si la factura rebota o queda bloqueada. Una vez enviados, puedes ver los correos en la carpeta de elementos enviados de tu buzón. Si no activas esta función, tus facturas se seguirán enviando desde notifications@clio.com.
Si esta función está activada, los siguientes correos automáticos se enviarán desde tu dirección de correo de Microsoft: correos de facturas, eventos del calendario, mensajes de correo de Clio for Clients, uso compartido de facturas de Clio Payments, notificaciones de tareas, correos de invitación de usuarios y correos de asignación y de uso compartido de Clio for Co-Counsel.
- Ve a Configuración > Aplicaciones > Microsoft.
- Baja hasta la sección Integraciones de correo electrónico y haz clic en Conectar.
- Inicia sesión con tu dirección de correo de Microsoft.
- En esa misma sección, comprueba que la opción Enviar correos desde tu propia dirección de correo está activada.
Archivar correos, hilos y archivos adjuntos
Con el complemento de Clio para Outlook, puedes archivar correos entrantes y salientes, hilos de correo y archivos adjuntos. Los correos salientes se archivan automáticamente cuando se selecciona un expediente y se envía el correo. En Clio Manage, los correos electrónicos archivados se encuentran en Comunicaciones y los archivos adjuntos archivados, en Documentos. Si la configuración de organización por expedientes está activada en el complemento, puedes encontrar el correo electrónico archivado dentro de la carpeta de Clio Manage situada en el panel de navegación izquierdo. Descubre más sobre la gestión de carpetas más abajo.
Nota: Si la configuración de organización por expedientes está activada, los correos electrónicos salientes aparecerán en sus carpetas específicas de cada expediente. Si la configuración está desactivada, los correos electrónicos salientes estarán en la carpeta Elementos enviados.
Consejo: En la configuración de Clio Manage, puedes activar la categoría Archivado en Clio para saber cuándo se ha archivado un correo electrónico (ya que Outlook y Clio se sincronizan de forma programada y no en el momento en que archivas los correos en Clio). Además, puedes activar las notificaciones push en la aplicación para recibir un aviso cuando un registro de correo electrónico no se haya podido archivar correctamente. Para ello, en Clio Manage, ve a Configuración > Notificaciones > Integraciones.
- Abre un correo.
-
Haz clic en el icono de Clio y selecciona Archivar correo.
Nota: Si la opción Archivar correo electrónico está inactiva (en gris), puede que estés usando una bandeja de entrada compartida, que el complemento no admite.
- Haz clic en la flecha hacia abajo para mostrar los correos electrónicos y los archivos adjuntos del hilo. Puedes seleccionar y deseleccionar los que quieras archivar.
-
Opcional: Activa Añadir una entrada de tiempo para registrar el tiempo facturable.
- Si ya has creado antes una plantilla de entrada de tiempo, los campos que completaste se rellenarán automáticamente. Puedes cambiar tus selecciones.
-
Al añadir una entrada de tiempo, puedes introducir la descripción, seleccionar un expediente, indicar si la entrada de tiempo es facturable o no facturable, seleccionar el usuario del despacho en cuyo nombre archivas el correo electrónico, seleccionar la categoría de actividad y el código de tarea UTBMS, y archivar la entrada de tiempo con la fecha actual o con la fecha de recepción del correo electrónico.
Nota: El campo de tarifa se rellenará automáticamente al elegir un expediente o un usuario del despacho según las reglas definidas en tu jerarquía de tarifas. Aun así, puedes ajustar la tarifa manualmente después de haber elegido el expediente y el usuario del despacho.
- Opcional: Marca la casilla Mover el correo electrónico a la carpeta del expediente en Outlook.
- Haz clic en Archivar correo electrónico.
En Clio Manage, el correo electrónico archivado estará disponible en la pestaña Comunicación del expediente, en Registros > Correos electrónicos, y en la pestaña Documento del expediente. Si has activado la configuración Carpetas de expedientes en Outlook en el complemento de Outlook, se creará una carpeta de expediente en la jerarquía de carpetas de Outlook.
Para archivar varios correos electrónicos en una carpeta (archivado por lotes), la configuración del complemento de Outlook debe estar así:
- Pon Carpetas de expedientes en Outlook en Activado.
- Después, pon Archivar todos los correos electrónicos en carpetas en Activado.
Si la carpeta del expediente en la que quieres archivar varios correos electrónicos aún no se ha creado en Outlook, primero tendrás que archivar al menos un correo electrónico en el expediente siguiendo las instrucciones de la pestaña Archivar un solo correo electrónico. Así te aseguras de que la carpeta del expediente se cree en Outlook. Tendrás que hacerlo una vez por cada expediente nuevo. Una vez que exista la carpeta del expediente, podrás archivar varios correos electrónicos.
- Desde tu bandeja de entrada de Outlook, selecciona todos los correos electrónicos que quieras archivar en un expediente.
-
Selecciona Mover a (en la aplicación web) o Mover (en la aplicación de escritorio) en la cinta de Outlook y, después, selecciona la carpeta del expediente correspondiente.
Nota: También puedes:
- hacer clic con el botón derecho (Windows) o control + clic (Mac) después de seleccionar todos los correos electrónicos y usar las opciones Mover o Copiar para archivar los correos en una carpeta de expediente, o
- arrastrar los correos electrónicos a la carpeta del expediente visible en el panel de navegación de la bandeja de entrada.
Si tu configuración de Plantilla de entrada de tiempo está en Activado, se creará automáticamente una entrada de tiempo por cada correo electrónico archivado. Se usarán los valores predeterminados indicados en la configuración del complemento de Outlook. Puedes editar las entradas de tiempo creadas en Clio Manage desde la pestaña Comunicaciones del expediente correspondiente.
- Redacta un correo electrónico nuevo.
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Haz clic en el icono de Clio y selecciona Archivar correo electrónico.
Nota: Si la opción Archivar correo electrónico está inactiva (en gris), puede que estés usando una bandeja de entrada compartida, que el complemento no admite.
- Selecciona un expediente.
-
Opcional: Activa Añadir una entrada de tiempo para registrar el tiempo facturable.
- Si ya has creado antes una plantilla de entrada de tiempo, los campos que completaste se rellenarán automáticamente. Puedes cambiar tus selecciones.
-
Al añadir una entrada de tiempo, puedes introducir la descripción, seleccionar un expediente, indicar si la entrada de tiempo es facturable o no facturable, seleccionar el usuario del despacho en cuyo nombre archivas el correo electrónico, seleccionar la categoría de actividad y el código de tarea UTBMS, y archivar la entrada de tiempo con la fecha actual o con la fecha de recepción del correo electrónico.
Nota: El campo de tarifa se rellenará automáticamente al elegir un expediente o un usuario del despacho según las reglas definidas en tu jerarquía de tarifas. Aun así, puedes ajustar la tarifa manualmente después de haber elegido el expediente y el usuario del despacho.
- Envía el correo electrónico. Se archivará automáticamente en Clio.
En Clio Manage, el correo electrónico archivado estará disponible en la pestaña Comunicación del expediente, en Registros > Correos electrónicos, y en la pestaña Documento del expediente. Si has activado la configuración Carpetas de expedientes en Outlook en el complemento de Outlook, se creará una carpeta de expediente en la jerarquía de carpetas de Outlook.
Configurar el sistema de gestión de carpetas
El complemento incluye un sistema de gestión de la bandeja de entrada que organiza los correos electrónicos con una estructura basada en expedientes. Esta configuración está activada de forma predeterminada y se puede desactivar. Los correos electrónicos se organizan en carpetas de la siguiente forma: Clio Manage > estado del expediente > carpeta de contacto > carpeta del expediente.
- Ve a Outlook.
- En el panel de navegación izquierdo, abre Carpetas.
- Busca la carpeta Clio Manage. Abre las carpetas hasta encontrar tu expediente.
- Abre el complemento y selecciona Configuración de Clio.
- Desactiva Carpetas de expedientes en Outlook.
- Cuando aparezca el aviso, haz clic en Desactivar carpeta de expediente.
Gestionar la etiqueta Archivado en Clio
De forma predeterminada, los correos electrónicos archivados llevan una etiqueta Archivado en Clio que indica si un correo ya se ha archivado en Clio Manage. También puedes crear una carpeta de favoritos para los correos electrónicos archivados, cambiar el color y el nombre de la etiqueta, y desactivar la función.
Carpeta de favoritos
Para acceder fácilmente a todos tus correos electrónicos con la etiqueta Archivado en Clio, crea una carpeta en la sección Favoritos de tu buzón de Outlook.
- Ve a Favoritos y selecciona Añadir a favoritos.
- Busca o selecciona Archivado en Clio.
Nota: Esta funcionalidad no está disponible por ahora en Outlook de escritorio para Mac.
Color y nombre
Puedes editar el aspecto de la etiqueta de categoría Archivado en Clio cambiando su color y su nombre en la configuración de Outlook.
- En la cinta Inicio, haz clic en el desplegable Categorizar y selecciona Todas las categorías.
- Marca la casilla junto a Archivado en Clio.
- Haz clic en Cambiar nombre para modificar el nombre.
- Haz clic en la flecha del desplegable Color para cambiar el color.
- En la barra de menús de tu Mac, ve a Outlook > Preferencias.
- En Configuración personal, haz clic en Categorías.
- Haz clic en el icono de color para cambiar el color de la etiqueta.
Nota: La etiqueta no se puede renombrar en Outlook de escritorio para Mac.
- Haz clic en Configuración (icono de engranaje) y selecciona Ver toda la configuración de Outlook.
- Selecciona General > Categorías.
- Haz clic en el lápiz para editar la categoría.
Desactivar la etiqueta
- Abre el complemento y selecciona Configuración de Clio.
- Desactiva la categoría Archivado en Clio.
Crear una plantilla de entrada de tiempo
Si adjuntas entradas de tiempo a los correos electrónicos archivados, también puedes crear una plantilla personalizada predeterminada con una tarifa habitual para el trabajo facturable.
Nota: Solo se puede guardar una plantilla de entrada de tiempo.
- Abre el complemento de Outlook de Clio y selecciona Configuración de Clio.
- Activa Plantilla de entrada de tiempo y elige la configuración predeterminada.
- Las selecciones aparecerán cada vez que archives un correo electrónico y añadas una entrada de tiempo, pero podrás modificarlas al archivar el correo.
- Haz clic en Actualizar plantilla.
Desinstalar el complemento de Outlook de Clio
Nota: No perderás tus correos electrónicos ni tus carpetas de expedientes si desinstalas el complemento. Los correos electrónicos archivados permanecerán donde están. La etiqueta de categoría Archivado en Clio también se mantendrá en los correos electrónicos archivados.
- Ve al complemento de Outlook de Clio desde la página de Microsoft AppSource.
- Haz clic en Obtenerlo ahora.
- Confirma tus datos y, después, haz clic en Obtenerlo ahora.
- En la página de información del complemento de Outlook, haz clic en Quitar.