Registros de correos electrónicos, correos electrónicos y firmas

En Clio Manage puedes guardar registros de la correspondencia por correo electrónico y añadir tiempo facturable o no facturable para las facturas generadas. En la sección Comunicaciones puedes encontrar la correspondencia por correo electrónico de las facturas compartidas, los registros de correos electrónicos creados manualmente, los correos electrónicos registrados mediante una dirección Maildrop única, los correos electrónicos archivados con el complemento de Clio para Outlook o el complemento de Clio para Gmail, y los correos electrónicos enviados desde Clio Manage, incluidos los que llevan tu firma personal.

Añadir registros de correos electrónicos

Puedes añadir un nuevo registro de correos electrónicos desde la pestaña principal Comunicaciones, desde la subpestaña Comunicaciones de un expediente o contacto, o desde el botón global Crear nuevo. Si no seleccionas un expediente al añadir un nuevo registro de correos electrónicos, este se guardará en la ficha del contacto.

1. Haz clic en Crear nuevo y selecciona Registro de correos electrónicos. También puedes ir a Comunicaciones, hacer clic en Nuevo y seleccionar Registro de correos electrónicos.
2. Completa los campos del registro de correos electrónicos. Puedes vincular el registro de correos electrónicos a un expediente, a un contacto o a otro usuario. Usa los campos De y Para para dejar constancia de quién llamó a quién.
3. También puedes añadir un registro de tiempo ahora o más adelante.
4. Haz clic en Guardar registro de correos electrónicos.

Configurar firmas de correo electrónico personalizadas

Si activas la función de personalización del correo electrónico de Clio con tu dirección de Google o Microsoft, puedes enviar correos electrónicos con tu firma personalizada desde Clio Manage. Puedes añadir, editar y dar formato a tu firma de correo electrónico en la configuración. Una vez configurada, puedes personalizar dónde quieres usar tu firma de correo electrónico. Puedes usar tu firma de correo electrónico en los siguientes tipos de correos enviados desde Clio Manage:

• Correos electrónicos redactados y enviados manualmente desde Clio Manage
• Correos electrónicos para compartir facturas (individuales y por lotes)
• Correos electrónicos de solicitud de provisión de fondos (individuales y por lotes)
• Correos electrónicos de saldo pendiente (individuales y por lotes)
• Correos electrónicos de recordatorio de factura (recordatorios manuales y automáticos)

Paso 1: Configura la función de personalización del correo electrónico de Clio

No puedes enviar correos electrónicos desde Clio Manage sin conectar tu dirección de Google o de Microsoft. Una vez activada la función de personalización del correo electrónico de Clio y seleccionados los tipos de correo en los que quieres usar una firma personalizada, esos correos se enviarán desde tu dirección conectada de Google o Microsoft con tu firma personalizada, en lugar de desde notifications@clio.com. Descubre más sobre cómo conectar tu dirección de correo de Google aquí y sobre cómo conectar tu dirección de correo de Microsoft aquí.

Paso 2: Configura tu firma de correo electrónico

1. Ve a Configuración > Comunicaciones.
2. Selecciona la subpestaña Firma de correo electrónico.
3. En el cuadro Firma de correo electrónico, añade y personaliza tu firma.
   • Puedes copiar y pegar tu firma desde Outlook, Gmail o Clio Grow, introducir texto personalizado o añadir imágenes, archivos y enlaces, dar formato a las líneas, añadir viñetas y mucho más.
4. En Aplicar firma, marca la casilla de cada categoría en la que quieras usar la firma de correo electrónico personalizada.
5. Haz clic en Guardar.

Paso 3: Envía correos electrónicos con tu firma

Tu firma de correo electrónico se aplicará automáticamente a todos los correos enviados en las categorías que hayas seleccionado al configurarla. Por ejemplo, si has marcado la casilla de Recordatorios de factura, cuando se envíe un correo desde Clio Manage, de forma automática o manual, para que un cliente pague su factura pendiente, ese correo incluirá tu firma personalizada.

También tienes la opción de enviar correos electrónicos manuales a contactos o a usuarios del despacho desde Clio Manage. Estos correos electrónicos también incluirán tu firma personalizada. Una vez enviados, estos correos se archivarán como registros de correos electrónicos en Clio Manage y se verán en la carpeta de enviados de tu cuenta conectada de Google o Microsoft. Descubre más sobre cómo enviar correos electrónicos desde Clio Manage en el apartado siguiente.

Configurar plantillas de correo electrónico

Si activas la función de personalización del correo electrónico de Clio con tu dirección de Google o Microsoft, puedes crear plantillas de correo personales para enviarlas desde Clio Manage. Una vez activada, puedes añadir campos de autocompletado y documentos adjuntos a la plantilla y, con permiso de administrador, ponerla a disposición de todo el despacho.

Paso 1: Configura la función de personalización del correo electrónico de Clio

No puedes enviar correos electrónicos desde plantillas en Clio Manage sin conectar tu dirección de Google o de Microsoft. Una vez activada la función de personalización del correo electrónico de Clio, puedes crear y usar plantillas de correo electrónico. Estos correos se enviarán desde tu dirección conectada de Google o Microsoft en lugar de desde notifications@clio.com. Descubre más sobre cómo conectar tu dirección de correo de Google aquí y sobre cómo conectar tu dirección de correo de Microsoft aquí.

Paso 2: Configurar plantillas de correo electrónico

1. Ve a Configuración > Comunicaciones.
2. Selecciona la subpestaña Plantillas de correo electrónico.
3. Haz clic en Añadir una plantilla.
4. En la ventana Nueva plantilla de correo electrónico, completa los campos obligatorios.
5. Haz clic en Añadir campos de autocompletado para incluir campos de contacto o de expediente que se rellenarán automáticamente con la información correspondiente.
6. Opcional: Si tienes permiso de administrador, marca la casilla para Convertirla en una plantilla para toda la cuenta.
   • Las plantillas para toda la cuenta solo puede crearlas y editarlas el suscriptor principal o un administrador.
7. Opcional: Haz clic en Añadir adjunto para enviar documentos con tu correo electrónico.
   • Para elegir documentos de Clio Manage, filtra por carpetas de contactos y expedientes, selecciona los documentos y haz clic en Adjuntar.
   • Para cargar documentos desde tu ordenador, haz clic en Cargar y selecciona un archivo.
8. Haz clic en Guardar plantilla.

Paso 3: Usar plantillas de correo electrónico

Puedes usar una plantilla de correo electrónico personal o para toda la cuenta al enviar un correo en Clio Manage. La plantilla se rellenará con los campos de autocompletado, los adjuntos y tu firma de correo electrónico. Si envías el correo desde la pestaña principal Comunicaciones, los campos de expediente y contacto estarán vacíos. Es obligatorio seleccionar un expediente. Si envías el correo desde la subpestaña Comunicaciones del expediente, los campos de expediente y contacto se seleccionarán automáticamente. También puedes añadir más contactos.

Una vez enviados, estos correos se archivarán como registros de correos electrónicos en Clio Manage y se verán en la carpeta de enviados de tu cuenta conectada de Google o Microsoft. Descubre más sobre cómo enviar correos electrónicos desde Clio Manage en el apartado siguiente.

Editar y eliminar plantillas de correo electrónico

Puedes editar o eliminar tus plantillas de correo electrónico personales. Si eliminas una plantilla de correo electrónico, no se podrá recuperar.

Enviar correos electrónicos desde Clio Manage

Si activas la función de personalización del correo electrónico de Clio con tu dirección de Google o Microsoft, puedes enviar correos y documentos adjuntos a tus contactos o a usuarios del despacho desde Clio Manage. Una vez enviados, los correos se archivarán como registros de correos electrónicos en Clio Manage y se verán en la carpeta de enviados de tu cuenta conectada de Google o Microsoft. 

Paso 1: Configura la función de personalización del correo electrónico de Clio

No puedes enviar correos electrónicos desde Clio Manage sin conectar tu dirección de Google o de Microsoft. Una vez activada la función de personalización del correo electrónico de Clio, todos los correos que normalmente se envían desde notifications@clio.com se enviarán desde tu dirección conectada de Google o Microsoft. Descubre más sobre cómo conectar tu dirección de correo de Google aquí y sobre cómo conectar tu dirección de correo de Microsoft aquí.

Paso 2: Enviar correos electrónicos desde Clio Manage

1. Ve a la pestaña principal Comunicaciones o a la subpestaña Comunicaciones de un expediente.
2. Haz clic en Nuevo y luego selecciona Correo electrónico.
3. En la ventana Enviar correo electrónico, completa los campos obligatorios del mensaje.
   • Si envías el correo desde la pestaña principal Comunicaciones, los campos de expediente y contacto estarán vacíos. No es obligatorio seleccionar un expediente, pero sí seleccionar al menos un contacto.
   • Si envías el correo desde la subpestaña Comunicaciones del expediente, los campos de expediente y contacto se seleccionarán automáticamente. También puedes añadir más contactos.
   • El campo De muestra el correo electrónico de Google o Microsoft que tienes conectado y no se puede cambiar. 
4. Opcional: Selecciona una plantilla de correo electrónico en el desplegable o crea una plantilla si no hay ninguna disponible.
5. Opcional: Haz clic en Añadir archivos adjuntos para enviar documentos con tu correo electrónico.
   • Puedes elegir documentos que ya existen en Clio Manage filtrando por las carpetas de contactos y expedientes. Haz clic en Adjuntar una vez que hayas seleccionado los documentos que quieres adjuntar al correo electrónico.
   • También puedes cargar documentos desde tu ordenador. Haz clic en Cargar y luego selecciona un archivo de tu ordenador.
6. Haz clic en Enviar.
   • Una vez enviado, el correo electrónico se registrará automáticamente como un registro de correos electrónicos. También puedes ver el correo enviado en la carpeta de enviados de tu cuenta de correo de Google o Microsoft.

Configurar direcciones Maildrop y su configuración

Puedes reenviar correos electrónicos directamente a un expediente usando la dirección Maildrop del expediente, o reenviarlos a la pestaña principal de Comunicaciones sin seleccionar ningún expediente. También puedes crear un contacto en tu programa de correo electrónico con la Vcard de Maildrop del expediente. El archivo de correo se guardará como archivo EML, ya que este formato es una forma universal de almacenar datos de correo electrónico inalterables.

Reenviar correo electrónico

Añadir la dirección Maildrop como contacto de correo electrónico

Sigue estos pasos para añadir direcciones de correo de Maildrop como contactos en el programa de correo electrónico que prefieras.

1. Ve a la subpestaña Comunicaciones del expediente.
2. Haz clic en Nuevo y selecciona Descubre más sobre Maildrop.
3. Selecciona Descargar Vcard.
4. Sigue las instrucciones de tu programa de correo electrónico para importar la Vcard como contacto en tu cliente de correo.
5. Cuando reenvíes correos a este contacto de la Vcard, se guardarán en la subpestaña Comunicaciones del expediente en Clio Manage.

Añadir un alias de correo electrónico

Si necesitas enviar correos de Maildrop desde una dirección distinta a la que usas para iniciar sesión en Clio, primero tendrás que añadir esa dirección como alias de correo electrónico en tu cuenta de usuario de Clio. Después, ya puedes usar esa dirección para enviar correos de Maildrop.

1. Ve a Configuración > Perfil > Alias de correo electrónico de Maildrop.
2. Haz clic en Añadir.
3. Selecciona el usuario y el correo electrónico.
4. Haz clic en Guardar.

Añadir tiempo a los registros de correos electrónicos

Puedes añadir tiempo a un registro de correos electrónicos al crearlo o al consultarlo después de haberlo creado.

1. Ve a la pestaña principal Comunicaciones o a la subpestaña Comunicaciones del expediente o del contacto.
2. Selecciona la subpestaña Registros.
3. Busca el correo electrónico en los filtros rápidos Todos o Correo electrónico.
4. En la columna Tiempo registrado, haz clic en Añadir tiempo.
5. Completa el registro de tiempo y haz clic en Guardar registro.

Editar y eliminar registros de correos electrónicos

Sigue estos pasos para editar o eliminar un registro de correos electrónicos.

Filtrar registros de correos electrónicos

Al filtrar los registros de correos electrónicos, puedes hacerlo por expediente, contacto, si los registros tienen o no registros de tiempo, el usuario del despacho que creó el registro, o por ID de factura si el registro está en una factura generada.

1. Ve a la pestaña principal Comunicaciones o a la subpestaña Comunicaciones del expediente o del contacto.
2. Haz clic en Filtros.
3. Selecciona los parámetros correspondientes y haz clic en Aplicar filtros.

Exportar e imprimir registros de correos electrónicos

Exporta los registros de correos electrónicos de forma eficiente seleccionando filtros concretos (consulta más arriba cómo filtrar) y eligiendo si quieres exportar todas las columnas o solo las visibles. El documento exportado será un archivo CSV. Si necesitas una copia física de un registro de correos electrónicos o quieres evitar exportar varios registros, imprime los registros de forma individual.