En Clio Manage, puedes enviar mensajes a tus clientes a través de Clio for Clients y adjuntar documentos a tus mensajes. La conversación queda vinculada al expediente, junto con un registro de cuándo los contactos leen los mensajes y documentos. Tu despacho tiene un hilo seguro por expediente para todas las conversaciones con clientes.
Enviar mensajes y documentos
Cada mensaje que envías en un portal del cliente llega a todos los participantes de ese portal. Si tu mensaje sigue sin leerse después de un minuto, tu cliente recibe una notificación por correo electrónico. Cada correo electrónico incluye tu último mensaje no leído, por lo que si envías varios mensajes o documentos en poco tiempo, se genera un único correo electrónico. La configuración del contenido de los mensajes de tu despacho determina si el correo electrónico incluye el mensaje completo.
- Abre el expediente, selecciona la subpestaña Comunicaciones y, a continuación, selecciona Portal del cliente.
- En la subpestaña Mensajes, escribe tu mensaje.
- Opcional: Para adjuntar documentos o una carpeta de documentos, haz clic en el icono del clip. Los elementos adjuntos aparecen en la subpestaña Recursos compartidos.
- Haz clic en Enviar.
Consejo: Si tu despacho tiene las funciones de IA de Clio, haz clic en Ayúdame a redactar para crear un borrador del mensaje. Descubre más en Redactar comunicaciones con clientes con las funciones de IA de Clio. Para responder desde tu móvil, usa la aplicación móvil de Clio. Descubre más en Aplicación móvil: Comunicaciones.
Gestionar la conversación del portal
La conversación del portal del cliente también registra la actividad del portal, y el menú de más opciones junto a Ir al portal del cliente incluye herramientas para hacer el seguimiento de tu correspondencia y registrarla. Un portal del cliente permanece abierto una vez que lo creas, así que, para retirar un mensaje de la vista de tu cliente, tienes que eliminarlo.
Mostrar todos los eventos del portal
Los eventos del portal incluyen cuándo un contacto lee mensajes o documentos, cuándo un contacto se une al portal o lo abandona, cuándo un contacto cambia la dirección de correo electrónico de inicio de sesión, y cuándo un evento del calendario cambia o se cancela. Estos eventos no son visibles para los contactos. Los cambios de fase del expediente también se publican en la conversación y son visibles para los contactos, y la actividad de las tareas se muestra siempre. El interruptor Todos los eventos está desactivado de forma predeterminada, y tu navegador recuerda tu elección para cada portal.
- Abre el expediente, selecciona la subpestaña Comunicaciones y, a continuación, selecciona Portal del cliente.
- En la parte superior derecha de la sección de mensajes, activa o desactiva Todos los eventos.
Acceder a más opciones
En la subpestaña Portal del cliente del expediente, haz clic en el icono de más opciones junto a Ir al portal del cliente y, a continuación, elige una de estas acciones.
- Marcar como no leído
Marca la conversación como no leída solo para ti, para que puedas volver a ella más tarde. Aparece un contador de notificaciones en rojo junto a Comunicaciones en la navegación principal.
- Añadir registro de horas
Abre un registro de horas para tu correspondencia del portal. Completa o actualiza los datos y, a continuación, haz clic en Guardar registro.
- Descargar
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Descarga un PDF de la conversación del portal. El PDF no incluye los cambios de fase del expediente, la actividad de las tareas ni la actividad de las facturas y las solicitudes de provisión de fondos.
Eliminar mensajes
Cualquier participante del despacho puede eliminar un mensaje enviado por el despacho. Al eliminar un mensaje, tu cliente deja de verlo, y los documentos adjuntos permanecen en la subpestaña Documentos del expediente.
- Abre el expediente, selecciona la subpestaña Comunicaciones y, a continuación, selecciona Portal del cliente.
- En la subpestaña Mensajes, pasa el cursor sobre el mensaje y haz clic en el icono de la papelera.
- Haz clic en Eliminar mensaje para confirmar.
Siguiente
- Compartir documentos, facturas, y eventos con clientes: Comparte documentos, carpetas, facturas, solicitudes de provisión de fondos, y eventos del calendario a través del portal del cliente.
- Asignar tareas a clientes: Asigna tareas a clientes y haz un seguimiento de cuándo las completan.