Gestionar usuarios en Clio Manage

En Clio Manage, el suscriptor principal, los usuarios con permisos de administrador o quienes tengan los permisos correspondientes de configuración del despacho pueden cambiar la configuración de la cuenta. Esto incluye añadir nuevos usuarios, gestionar las licencias de la cuenta y gestionar la configuración de la cuenta. Este artículo te guía en la gestión de usuarios, licencias y roles, incluida la transferencia de la titularidad de la cuenta.

Gestionar licencias

En Clio Manage puedes añadir (comprar) y eliminar licencias fácilmente según el número de usuarios de tu despacho. Después puedes asignar cada licencia a un usuario del despacho invitándolo a la cuenta de Clio.

Añadir licencias

Al añadir una licencia se aplica de inmediato un cargo prorrateado adicional según tu ciclo de facturación. La licencia adicional se reflejará en el siguiente ciclo de facturación.

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios > Gestionar licencias.
   • La ventana muestra el número de licencias disponibles del total de licencias de tu despacho.
2. Haz clic en Añadir licencias.
3. Indica el número de licencias que necesitas añadir y haz clic en Actualizar y pagar.

Eliminar licencias

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios > Gestionar licencias.
   • La ventana muestra el número de licencias disponibles del total de licencias que tiene tu despacho.
2. Haz clic en Eliminar licencias.
3. Indica el número de licencias que necesitas eliminar y haz clic en Actualizar.

Invitar a usuarios

Después de añadir licencias en Clio Manage, puedes invitar a nuevos usuarios usando un correo electrónico no asignado. Puedes invitar a un solo usuario o invitar a varios usuarios a la vez.

Añadir un solo usuario

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios. Selecciona Invitar usuario.
2. Completa los datos de la invitación del usuario. El correo electrónico del usuario es obligatorio.
3. Puedes añadir un mensaje y elegir si el usuario es abogado o personal no jurídico.

4. Opcional: Selecciona Grupos.

   Consejo: Los grupos categorizan a los usuarios del despacho y puedes asignarlos a expedientes concretos, limitando el acceso a los expedientes.
5. Asigna Roles.
   • Descubre más sobre los roles y permisos en Clio Manage aquí.
6. Haz clic en Enviar invitación. El usuario recibirá un correo electrónico para terminar de configurar su cuenta.

Importar usuarios de forma masiva

1. Abre esta plantilla y rellénala con la información de tus usuarios. Cuando termines, guárdala en tu ordenador.
   • email: Introduce la dirección de correo electrónico del usuario. Obligatorio.
   • first_name: Introduce el nombre del usuario. Obligatorio.
   • last_name: Introduce los apellidos del usuario. Obligatorio.
   • initials: Introduce las iniciales del usuario sin puntos ni espacios entre las letras.
   • time_zone: Introduce la zona horaria del usuario.
   • address: Introduce la dirección del usuario.
   • city: Introduce la ciudad del usuario.
   • state: Introduce la provincia o el estado del usuario.
   • zip: Introduce el código postal del usuario.
   • country: Introduce el país del usuario.
   • phone: Introduce el número de teléfono del usuario.
   • subscription_type: Introduce «Abogado» o «Personal no jurídico». Obligatorio.
2. Ve a Configuración > Gestionar usuarios.
3. Selecciona Importación masiva.
4. Opcional: Marca la casilla Enviar correo de bienvenida automático si quieres que los usuarios del archivo CSV reciban un correo de bienvenida una vez importados.
5. Haz clic en Elegir archivo y selecciona el archivo CSV que has completado.
6. Haz clic en Cargar CSV.
7. Si la importación tiene errores, haz clic en Descargar y corregir para revisar el informe de errores, y luego carga un nuevo archivo CSV con las correcciones oportunas.

Reenviar invitación

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios > Invitados.
2. Verifica la dirección de correo electrónico del usuario y haz clic en Reenviar.

Revocar invitación

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios > Invitados.
2. En el usuario correspondiente, haz clic en la flecha hacia abajo de la columna Acciones y selecciona Cancelar invitación.

Entender los roles de la cuenta

En Clio Manage hay tres tipos de roles de cuenta: suscriptor principal, administrador y usuario. Cada uno tiene sus propias acciones disponibles.

Suscriptor principal: Este usuario es el primero en registrarse en la cuenta, por lo que se convierte en el titular de la cuenta de forma predeterminada. Solo existe un suscriptor principal por cuenta. Este usuario es la única persona que puede transferir la titularidad de la cuenta a otra persona y controlar el calendario del despacho.

Administrador: Los administradores pueden cambiar la configuración, pero no pueden hacer cambios en la cuenta del suscriptor principal. Todos los usuarios con permisos de administrador pueden editar los datos personales, la información de inicio de sesión y los permisos del resto de usuarios del despacho, salvo los del suscriptor principal. Puede haber varios administradores por cuenta.

Usuario: Los usuarios son usuarios estándar de una cuenta que no pueden cambiar ninguna configuración de la cuenta ni los permisos de otros usuarios. Los usuarios pueden acceder a distintas áreas de Clio Manage, según los permisos de usuario que les asigne un administrador.

Asignar roles de usuario

En Clio Manage tendrás que asignar al menos un rol al invitar a un nuevo usuario. Cuando el usuario esté activo, podrás cambiar o ampliar su rol en cualquier momento. Los usuarios pueden tener varios roles, con los permisos del rol más permisivo. Con permisos de administrador, puedes asignar roles desde el perfil de usuario, al que se accede desde la configuración de tu cuenta.

Asignar roles de usuario por lotes

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios.
2. Haz clic en la casilla para seleccionar usuarios del despacho.
3. Haz clic en Acciones, arriba a la izquierda, y selecciona Asignar roles.
4. En la ventana emergente, escribe y selecciona los roles en Elige los roles que quieres asignar.
5. Haz clic en Asignar roles para actualizar los permisos de usuario.

Asignar roles a un solo usuario

Puedes actualizar el rol y los permisos de un único usuario desde Gestionar usuarios, en la configuración de tu cuenta. Al editar un usuario, puedes actualizar su perfil, que incluye los roles y permisos asignados.

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios.
2. En Acciones, haz clic en Editar junto al nombre del usuario.
3. Desplázate hasta Roles. Marca o desmarca los permisos correspondientes.
4. Haz clic en Guardar nueva información.

Gestionar grupos de usuarios

Puedes crear grupos de usuarios del despacho para simplificar la forma de conceder acceso a los expedientes y establecer las tarifas de usuario en Clio Manage. Tras crear un grupo, puedes añadir y quitar usuarios editándolo, y archivar los grupos que ya no necesites. Puedes usar los grupos para dar acceso a un expediente a todos sus miembros a la vez y establecer una tarifa de facturación personalizada para el grupo en un expediente o un contacto.

Ver la actividad de los usuarios

La Actividad del despacho ofrece una visión general de toda la actividad de la cuenta. También puedes ver la actividad de un usuario concreto en la configuración.

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios.
2. Haz clic en el nombre del usuario.
3. Consulta la actividad del usuario en la sección Actividad del despacho.
4. Haz clic en el desplegable Filtrar para ver la actividad de otros usuarios, el tipo de actividad y solo la actividad que el usuario haya eliminado.

Resolver problemas de inicio de sesión de un nuevo usuario

Si un nuevo usuario de tu despacho tiene problemas para iniciar sesión en su cuenta, sigue estos pasos:

• Pide al nuevo usuario que busque y haga clic en el enlace de registro de su correo electrónico. Si el usuario ya había podido acceder a la cuenta anteriormente, ponte en contacto con el equipo de soporte de Clio.
• Comprueba que el nuevo usuario está usando la dirección de correo electrónico a la que enviaste la invitación.
• Comprueba que el nuevo usuario aparece en Configuración > Gestionar usuarios.

Cambiar el correo electrónico de inicio de sesión

En Clio Manage, los administradores pueden cambiar el correo electrónico de inicio de sesión de cualquier persona del despacho, salvo del suscriptor principal. También puedes cambiar tu propio correo electrónico de inicio de sesión, salvo que tu despacho haya configurado el acceso a Clio a través de un proveedor de identidad.

Cambiar tu propio correo electrónico de inicio de sesión

1. Ve a Configuración > Perfil > Cambiar correo electrónico de inicio de sesión.
2. Haz clic en Cambiar correo electrónico. Introduce tu nuevo correo electrónico y tu contraseña.
3. Haz clic en Guardar.

Cambiar el correo electrónico de inicio de sesión de otros usuarios del despacho

1. Ve a Configuración > Gestionar usuarios.
2. En el nombre de un usuario, haz clic en Editar.
3. Haz clic en Cambiar correo electrónico de inicio de sesión.
4. Introduce la nueva dirección.
5. Haz clic en Cambiar correo electrónico de inicio de sesión.

Se enviará un correo electrónico de confirmación a la nueva dirección del usuario para que acepte el cambio.

Transferir la titularidad de la cuenta

Solo el suscriptor principal puede transferir la titularidad de la cuenta a un administrador del despacho. Los pasos para transferir la titularidad de la cuenta dependen de si el suscriptor principal sigue en el despacho.

El suscriptor principal sigue en el despacho

Si el suscriptor principal sigue en el despacho, puede transferir la titularidad de la cuenta a otro administrador del despacho. Para transferir la titularidad de la cuenta, el suscriptor principal debe verificar su identidad con un documento oficial de identidad. El nombre que figura en el documento de identidad debe coincidir con el nombre de la cuenta de Clio.

1. Ve a Configuración > Información de cuenta y pago > Administración de cuenta.
2. Haz clic en Verificar mi identidad.
3. Después de leer la Política de privacidad de Clio, marca la casilla de aceptación de los términos y condiciones de uso y haz clic en Confirmar.
4. Escanea el código QR con tu teléfono y continúa con la verificación de tu identidad a través del proveedor de servicios Nametag Identity Verification.
   • Este proceso puede incluir la descarga de la aplicación Nametag, la aceptación de los términos y condiciones de Nametag, la selección de tu país, la carga o captura de una foto de tu documento oficial de identidad con fotografía, y la carga de una foto en directo o selfi tomada con la cámara de tu dispositivo.
   • Una vez enviada toda la información, puede que tengas que esperar unas horas hasta que se verifique tu identidad. 
     • Si la verificación de identidad no se completa, el equipo de seguridad de Clio te enviará un correo electrónico para que contactes con el equipo de soporte de Clio y busquéis un método alternativo para verificar la solicitud de recuperación de la cuenta.
     • Si la verificación de identidad se completa correctamente, recibirás una notificación por correo electrónico y podrás continuar con los pasos siguientes.
5. En el correo electrónico de notificación, haz clic en Transferir suscriptor principal. O bien, en Clio, vuelve a Configuración > Información de cuenta y pago > Administración de cuenta.
6. En Transferir el rol, elige el nuevo suscriptor principal.
7. Haz clic en Transferir suscriptor principal.

El suscriptor principal ya no está en el despacho

Si el suscriptor principal ya no está en el despacho, prueba los pasos siguientes en el orden en que aparecen.

1. Comprueba si puedes contactar con esa persona y pídele que transfiera la titularidad de la cuenta siguiendo los pasos para transferir la titularidad de la cuenta indicados arriba.
2. Si la opción 1 no es posible, tendrás que facilitar una declaración jurada a Clio para obtener el acceso como suscriptor principal de tu cuenta de Clio. Contacta con el equipo de soporte de Clio para solicitar más información.