Gestionar tareas en Clio Manage

Las tareas son una parte esencial del seguimiento de las actividades y los eventos relacionados con un expediente en Clio Manage. Puedes crear y editar tareas, registrar tiempo en ellas, marcarlas como completadas y obtener una visión general de los próximos plazos.

Acceso y permisos de las tareas

Todos los usuarios del despacho tienen acceso a la pestaña Tareas de Clio Manage y pueden ver o editar sus propias tareas, así como las creadas por otros usuarios.

Aunque no hay permisos específicos para las tareas, puedes marcar una tarea como privada al crearla o editarla. Al marcar una tarea como privada, solo podrán verla quien la creó, el responsable de la tarea y los usuarios del despacho con permisos de administrador.

Crear tareas nuevas

Cuando creas una tarea, aparece en la cronología del expediente (si hay un expediente seleccionado), en el calendario en su fecha de vencimiento y en la actividad del despacho del panel. Las tareas se pueden crear desde la pestaña principal Tareas o desde la subpestaña Tareas de un expediente. Todos los campos son opcionales, excepto el nombre de la tarea y el responsable de la tarea.

1. Ve a la pestaña principal Tareas o a la subpestaña Tareas de un expediente.
2. Haz clic en Nueva tarea.

3. Completa los detalles de la tarea. Descubre más sobre los tipos de tarea, la asignación de tareas, los recordatorios y notificaciones y el estado de la tarea.

   • Notificación por correo electrónico: Los miembros internos del despacho solo reciben una notificación por correo electrónico de la tarea asignada si la casilla Notificar al responsable cuando se le asigne la tarea está marcada.
   Consejo: Usa el formato de texto (como negrita o cursiva) o listas para destacar los detalles importantes. También puedes añadir enlaces a la descripción para hacer referencia a otra información, tanto dentro como fuera de Clio Manage. Para enlazar a otras páginas de Clio Manage, haz clic con el botón derecho (Windows) o Control + clic (Mac OS) en el enlace al que quieras hacer referencia, selecciona Copiar dirección del enlace y pega el enlace en la descripción.
4. Haz clic en Guardar tarea para guardar esta tarea y cerrar la ventana. Haz clic en Guardar y crear otra para guardar la tarea y abrir una ventana nueva en blanco donde crear otra tarea. Haz clic en Guardar y duplicar para guardar la tarea y copiar los detalles, los recordatorios y las asignaciones.

Duplicar tareas

Todos los usuarios del despacho pueden duplicar tareas desde la pestaña principal Tareas, desde la subpestaña Tareas de un expediente o mientras editan una tarea. Duplicar tareas te permite crear rápidamente tareas nuevas con los mismos detalles, recordatorios y asignaciones. Así se mantiene la coherencia y el foco en el propio trabajo.

Editar tareas

Puedes editar una tarea existente en la pestaña principal Tareas o en la subpestaña Tareas de un expediente. Cuando editas la fecha de vencimiento de una tarea, deja de verse la fecha de vencimiento original. Si necesitas conservar la fecha de vencimiento original, anótala en el campo Descripción.

1. Ve a la pestaña principal Tareas o a la subpestaña Tareas de un expediente.
2. En la tarea correspondiente, haz clic en la flecha desplegable de la columna Acciones y selecciona Editar tarea.
3. Haz tus cambios.
4. Haz clic en Guardar tarea.

Reasignar tareas

Hay varias formas de reasignar tareas.

• Puedes reasignar una tarea concreta al editarla eligiendo a otra persona o personas en el campo Asignar a.
• También puedes reasignar todas las tareas de un usuario concreto a otro. Esta opción puede resultar útil, por ejemplo, si desactivas a un usuario o si cambian sus responsabilidades de trabajo.
• Por último, puedes reasignar una o varias tareas desde la pestaña principal Tareas o desde la subpestaña Tareas de un expediente al usuario que elijas. Sigue las instrucciones de abajo para esta opción.

Para reasignar una o varias tareas

1. Ve a Tareas o abre un expediente y ve a la subpestaña Tareas.

2. Usa las casillas para seleccionar las tareas que quieras reasignar.

   Consejo: Para seleccionar todas las tareas visibles en la página, marca la casilla del encabezado de la tabla. También puedes aplicar filtros para acotar la lista de tareas.
3. Haz clic en Reasignar.
4. En Asignar a, selecciona los miembros del despacho o los contactos añadidos en Clio Manage a quienes quieras reasignar las tareas.
   • Puedes seleccionar hasta diez personas, ya sea entre los miembros del despacho o entre otros contactos de Clio Manage. Selecciona los botones de opción Miembro del despacho o Externo para alternar entre ambos.
5. Haz clic en Guardar.

Seleccionar una fecha de vencimiento relativa para la tarea

Al editar la fecha de vencimiento de una tarea, puedes seleccionar una fecha concreta en el calendario o elegir una fecha de vencimiento relativa basada en una tarea existente de un expediente. Esto significa que la tarea vencerá un tiempo determinado antes o después de una tarea existente vinculada al expediente. Cuando actualizas la fecha de vencimiento de la primera tarea, la tarea con fecha de vencimiento relativa se actualiza automáticamente para mantener el mismo tiempo antes o después del vencimiento de la primera tarea.

1. Ve a la pestaña principal Tareas o a la subpestaña Tareas de un expediente.
2. Busca la tarea.
3. Haz clic en la flecha desplegable junto a Marcar como completada y selecciona Editar tarea.
4. En Fecha de vencimiento, selecciona Fecha de vencimiento relativa. Indica cuánto tiempo antes o después de otra tarea debe vencer esta tarea.
5. Haz clic en Guardar tarea.

Actualizar fechas de vencimiento de tareas de forma masiva

Las fechas de vencimiento se pueden actualizar en tareas individuales o en varias tareas a la vez. Al actualizar de forma masiva las fechas de vencimiento de tareas pendientes, puedes seleccionar un número ilimitado de tareas. Todas las tareas pasarán a tener la misma fecha de vencimiento nueva.

1. Ve a la pestaña principal Tareas o a la subpestaña Tareas de un expediente.
2. Marca la casilla junto a varias tareas.
3. Haz clic en Editar fecha.
4. Indica una nueva fecha de vencimiento para todas las tareas seleccionadas.
5. Haz clic en Guardar.

Añadir tiempo a las tareas

Al hacer seguimiento de las tareas de un expediente, también puedes añadir tiempo facturable o no facturable a la tarea. Así te aseguras de registrar tu tiempo por cualquier trabajo en curso que pueda aparecer en una factura generada.

1. Ve a la pestaña principal Tareas o a la subpestaña Tareas de un expediente.
2. En la columna Tiempo registrado, haz clic en Añadir tiempo.
3. Completa el registro de tiempo y haz clic en Guardar registro.

Marcar tareas como completadas o pendientes

Cuando marcas una tarea como completada, pasa a la sección Completadas de la tabla de tareas. Del mismo modo, cuando marcas una tarea completada como pendiente, pasa a la sección Pendientes de la tabla. Puedes realizar estas acciones en tareas individuales o de forma masiva. También puedes ver las tareas completadas en la cronología del expediente y en la actividad del despacho.

Marcar como completada o pendiente

Puedes marcar tareas como completadas o pendientes, de forma individual o masiva. 

Ver tareas completadas

Cuando una tarea se completa, puedes verla en la Cronología del expediente o en la Actividad del despacho del Panel.

Eliminar tareas

Cualquier usuario puede eliminar las tareas individuales que tenga visibles. Los administradores y los suscriptores principales pueden eliminar tareas por lotes.