Primeros pasos con las firmas electrónicas

Tu suscripción a Clio incluye la posibilidad de enviar documentos para su firma electrónica a clientes y abogados colaboradores sin coste adicional. Las firmas electrónicas están disponibles con la integración de Dropbox Sign. No necesitas un plan de suscripción independiente de Dropbox Sign para aprovechar esta funcionalidad; sin embargo, no puedes utilizar las firmas electrónicas de Dropbox Sign fuera de Clio Manage y Clio Grow.

Ver los límites de firmas electrónicas

El nivel de suscripción de tu cuenta de Clio y el número de usuarios determinan la capacidad total compartida de firmas electrónicas disponibles. El recuento conjunto de firmas electrónicas del despacho se actualiza en cuanto se envía un documento a un cliente para su firma. Cada documento enviado cuenta como una firma. Si tienes el plan Starter o Core de Clio (en EE. UU.) o los planes EasyStart o Essentials (en Canadá), puedes ver cuántas firmas electrónicas te quedan en el mes.

• Cuentas de Clio Grow: Firmas electrónicas ilimitadas.
• Clio Manage Signature o Elite (en EE. UU.) o Advanced o Expand (en Canadá): Firmas electrónicas ilimitadas.
• Cuentas de Clio Manage Core (EE. UU.) o Essentials (Canadá): El límite conjunto del despacho se calcula como 15 firmas electrónicas por usuario activo, compartidas entre todos los usuarios del despacho.
• Cuentas de Clio Manage Starter (EE. UU.) o EasyStart (Canadá): El límite conjunto del despacho se calcula como tres firmas electrónicas por usuario activo, compartidas entre todos los usuarios del despacho.

1. Ve a Documentos.
2. Busca tu documento PDF y haz clic en la flecha hacia abajo situada junto a Descargar.
3. Selecciona Firmar electrónicamente. Se abrirá una ventana que muestra el número de firmas electrónicas restantes.

Enviar documentos para firma electrónica en Clio Manage

Antes de enviar un documento PDF para su firma electrónica en Clio Manage, tienes que cargar el documento en la carpeta Documentos de un expediente o en la pestaña principal Documentos. Puedes hacerlo cargándolo en Clio Manage o utilizando Clio Drive.

1. Ve a Documentos.
2. Busca el documento PDF, haz clic en la flecha hacia abajo situada junto a Descargar y selecciona Firmar electrónicamente. El tamaño máximo de archivo PDF en Dropbox Sign es de 40 MB y 500 páginas.
3. Añade los contactos que deben firmar el documento.
4. Opcional: Activa la firma secuencial y haz clic en las flechas para establecer el orden de firma de varios destinatarios.
5. Haz clic en Preparar para firmar. El documento se abrirá en Dropbox Sign. 
6. Haz clic en el campo Firma, arrástralo hasta el documento y selecciona el responsable. También puedes añadir campos de iniciales y de fecha.
7. Haz clic en Siguiente.
8. Opcional: Cambia el título, añade un mensaje o añade otro destinatario.
9. Haz clic en Enviar para firmar.

Enviar documentos para firma electrónica en Clio Grow

En Clio Grow, puedes preparar y enviar un documento para firma electrónica utilizando la plantilla del editor de texto o la plantilla PDF. También puedes enviar un documento para firma electrónica cargando un documento PDF desde tu ordenador siguiendo las instrucciones que aparecen a continuación.

1. Ve a Documentos y haz clic en Preparar documento, o ve a un expediente y, en Añadir un solo elemento, selecciona Preparar documento.
2. Selecciona Cargar PDF.
   • El tamaño máximo de archivo PDF en Dropbox Sign es de 40 MB y 500 páginas.
3. Carga un documento PDF o Word y selecciona el número de contactos firmantes, los contactos que van a firmar, el número de usuarios firmantes y los usuarios que van a firmar.
4. Opcional: Añade una fecha de vencimiento para el documento. También puedes añadir una fecha de vencimiento después de enviar el documento para su firma. 
5. Haz clic en Preparar para firmar.
6. Haz clic en el campo Firma, así como en cualquier otro campo personalizable, arrástralo hasta el documento y luego selecciona el responsable.
7. Haz clic en Enviar para firmar.
8. Selecciona Enviar enlace del documento o Firmar documento ahora y, a continuación, haz clic en Continuar para enviar el documento o en Firmar documento.
   • Enviar enlace del documento: Si eliges esta opción, puedes enviar el documento a los contactos destinatarios por correo electrónico y por mensaje de texto, y también enviarlo a los usuarios del despacho y a ti mismo por correo electrónico. Descubre más sobre el envío de notificaciones por mensaje de texto a los clientes en Clio Grow aquí.
   • Firmar documento ahora: Si eliges esta opción, puedes añadir tu firma al documento antes de enviarlo a tu cliente.
9. Opcional: Después de enviar el documento por correo electrónico, puedes añadir una fecha de vencimiento o programar un recordatorio. Localiza la tarea del documento en la sección Proceso de captación del expediente, haz clic en el desplegable Opciones y selecciona la opción que quieras.

Flujo de trabajo del destinatario

Cuando el destinatario recibe el documento por correo electrónico, puede hacer clic en un enlace seguro del mensaje para firmarlo electrónicamente. Cuando lo consulte, recibirás un correo electrónico informándote de que el documento se ha visualizado. El destinatario puede seguir estas instrucciones para firmar el documento.

1. Abre el correo electrónico y haz clic en Revisar y firmar. El documento se abrirá en Dropbox Sign.
2. Haz clic en Empieza ahora.
3. Selecciona Haz clic para firmar. El destinatario puede usar el ratón o el panel táctil para dibujar su firma. El destinatario también puede escribir la firma o añadir una imagen.
4. Haz clic en Insertar.
5. Haz clic en Continuar.
6. Acepta los términos y condiciones de Dropbox Sign y selecciona Acepto.

Después de firmar el documento

Una vez que todos los destinatarios hayan firmado el documento, cada uno recibirá por correo electrónico una copia del documento firmado por todos. Si tienen una cuenta de Dropbox Sign, pueden iniciar sesión en su cuenta para consultar allí el documento firmado.

Si el documento requiere varias firmas, recibirás un correo electrónico informándote de que todos los usuarios lo han firmado. También puedes encontrar una copia firmada del documento en la sección Documentos de Clio Manage, junto al documento sin firmar.