Generar facturas en Clio Manage

En Clio Manage hay dos métodos para crear facturas: la facturación rápida y la facturación por lotes. Con la función de facturación rápida de Clio, puedes generar una factura para un expediente concreto directamente desde el expediente. Con la facturación por lotes, puedes generar facturas para distintos expedientes.

Generar facturas rápidas

Puedes generar una facturación rápida para cualquier expediente facturable —incluidos los expedientes cerrados— que tenga tiempo o gastos sin facturar. Una vez que las entradas de tiempo o los registros de gastos aparecen en una factura generada, ya no se pueden modificar. Para modificar una actividad después de generar una factura, tendrás que eliminar o anular la factura. Sigue los pasos que se indican a continuación para generar una facturación rápida.

1. Ve a un expediente y haz clic en Facturación rápida en la sección Información financiera o Concesiones y actividades. También puedes ir a un contacto, hacer clic en la flecha hacia abajo situada junto a Editar en cualquiera de los expedientes del contacto que aparecen en la sección Expedientes del cliente y, a continuación, seleccionar Facturación rápida.

2. Opcional: Haz clic en la x situada junto a una actividad para excluirla de la factura que estás generando.

   Nota: Excluir actividades al generar una factura no las elimina de Clio y se pueden incluir en una factura nueva.
3. Opcional: Haz clic en Añadir una entrada de tiempo o Añadir un registro de gasto para crear y añadir nuevas actividades a esta factura.
4. Opcional: Haz clic en Mostrar configuración para modificar la fecha de emisión de la factura, la fecha de vencimiento, elegir el nivel de detalle que se incluye en la factura, aplicar impuestos u omitir el proceso de aprobación de la factura. Descubre más sobre estas opciones más abajo, en Opciones de generación de facturas.
5. Haz clic en Generar factura.

Generar facturas por lotes y facturas de varios expedientes

Con la función de facturación por lotes de Clio, puedes generar varias facturas de distintos expedientes y clientes o generar una única factura combinada para los expedientes de un cliente. Puedes generar una factura para cualquier expediente facturable que tenga actividades de tiempo o gastos sin facturar. Si un expediente tiene entradas de tiempo no facturables o actividades de gasto no facturables, solo aparecerá en la función de facturación por lotes si al menos una de las actividades está marcada para mostrarse en la factura. Además, los expedientes con entradas de tiempo de cero minutos u horas de duración no aparecerán en la lista de la función de facturación por lotes, pero sí aparecerán las entradas con cualquier duración facturadas a una tarifa de 0 €/hora. 

1. Ve a Facturación y selecciona Facturas nuevas.

2. Usa las casillas de verificación para seleccionar todas las facturas que quieras generar.

   Consejo: Usa el Filtro para acotar los resultados a un subconjunto concreto de expedientes para los que quieras generar facturas. Puedes filtrar la lista por cliente, expediente, abogado responsable, abogado que capta el expediente, rango de fechas de la actividad, moneda, si la factura está dividida entre pagadores y campos personalizados.
   Nota: Si un expediente tiene gastos registrados en más de una moneda sin convertirlos a la moneda de facturación del expediente, una casilla de verificación independiente para cada moneda te permitirá generar una factura por moneda.
3. Haz clic en Generar.
4. Introduce la información necesaria en la ventana. Descubre más sobre las distintas opciones de generación de facturas más abajo.
5. Haz clic en Generar facturas.

Opciones de generación de facturas

Al generar facturas nuevas, dispones de varias opciones para personalizar la factura. A continuación encontrarás un resumen de estas opciones. Puedes seleccionar estas opciones al generar la factura, al ver el borrador de factura o haciendo clic en Editar después de generar el borrador de factura.

• Fecha de emisión: Es la fecha en la que se emite la factura. Puedes seleccionar cualquier fecha pasada, actual o futura.
• Fecha de vencimiento: Es la fecha de vencimiento de la factura. Puedes seleccionar una fecha manualmente o marcar la casilla Usar el período de gracia del contacto para calcular la fecha de vencimiento. Con esta selección, la fecha de vencimiento depende del período de gracia indicado en el perfil de pago del contacto.
• Nivel de detalle: Hace referencia a cómo aparecen las actividades en la factura:
  • Todos los detalles: Cada actividad se muestra como una línea independiente para ofrecer total transparencia.
  • Resumen de actividades: Las actividades se ordenan por categoría de actividad, lo que significa que las actividades de una misma categoría se combinan en la misma línea.
  • Agregado: Las actividades se ordenan por tiempo y gastos, lo que significa que las actividades del mismo tipo se combinan en la misma línea.
    • Todos los elementos agregados: La factura mostrará un único total combinado para todas las actividades.
    • Agregado por tipo: La factura mostrará dos totales combinados: uno para el tiempo y otro para los gastos.
    • Solo servicios agregados: La factura mostrará un total combinado para las entradas de tiempo. Los gastos se mostrarán en líneas independientes.
    • Solo gastos agregados: La factura mostrará un total combinado para los gastos. Las entradas de tiempo se mostrarán en líneas independientes.
• Perfeccionar las descripciones con Manage AI: Marca esta casilla para pulir automáticamente las descripciones de tiempo y gastos y ganar en claridad y profesionalidad. Las entradas perfeccionadas se resaltarán en azul para revisarlas fácilmente. Para obtener más información, consulta Manage AI: Automatizar la facturación y el registro de gastos.
• Otra configuración:

  • Combinar varios expedientes de un mismo cliente en una sola factura: Si un cliente tiene varios expedientes con actividades facturables, puedes marcar esta casilla para que todos esos expedientes y sus actividades aparezcan en una única factura.

    Nota: No podrás combinar varios expedientes de un cliente en una única factura si en esos expedientes intervienen varias monedas.
  • Incluir expedientes sin facturar con saldo cero: Si se marca esta casilla, se generará una factura para los expedientes con un saldo de 0 € (por ejemplo, expedientes con entradas de tiempo marcadas como no facturables que aun así deben mostrarse en la factura por transparencia con el cliente).
  • Omitir el proceso de aprobación de la factura: La factura pasará directamente al estado pendiente de pago. Puedes aceptar el pago de la factura sin necesitar la aprobación de otro usuario. Descubre más sobre los estados de las facturas y su aprobación.
• Impuesto de la factura: Si estableces un tipo o varios tipos predeterminados, estas opciones aparecerán preseleccionadas. Para seleccionar un tipo impositivo distinto, haz clic en la flecha hacia abajo para desplegar la lista de tipos impositivos añadidos y elige otro. Para añadir más impuestos, haz clic en + Añadir tipo impositivo.
• Cambiar la plantilla de factura: Afecta al formato en el que se muestra la factura. Descubre más sobre las plantillas de factura aquí.
• Firma de la factura: Puedes seleccionar el usuario de Clio de tu despacho cuya firma debe aparecer en la factura. De forma predeterminada, se selecciona al miembro del despacho que es el abogado responsable del expediente. También puedes seleccionar Ninguna para quitar la firma de la factura incluso cuando la plantilla de la factura esté configurada para incluir una firma.
• Notas: Si tu plantilla de factura incluye notas, puedes ajustar las plantillas de notas.
• Actividades: Puedes seleccionar si quieres que la factura muestre todas las actividades, solo las entradas de tiempo o solo los gastos.
• Notificar a los miembros de tu despacho: Permite seleccionar los miembros del despacho que recibirán una notificación cuando se genere la factura. De forma predeterminada, esta opción está oculta, pero se puede activar en la configuración. Consulta la sección de más abajo sobre Notificaciones del despacho para saber cómo activar esta sección. Una vez activada, puedes elegir avisar a cada miembro del despacho por correo electrónico o mediante un mensaje interno.

Seguimiento del progreso de las acciones de facturación masiva

En Clio, la subpestaña Estado del trabajo de facturación te permite supervisar el progreso de las acciones de facturación masiva. Estas acciones incluyen generar facturas para varios clientes, aprobar y aplicar fondos en custodia y eliminar borradores de factura. Puedes hacer un seguimiento del estado del trabajo de una acción de facturación masiva y resolver los errores que surjan siguiendo los pasos y las descripciones de errores que aparecen a continuación.

1. Ve a Facturación y selecciona la subpestaña Estado del trabajo.
2. Desplázate para ver la fecha, el tipo de acción y el estado actual de las acciones de facturación masiva anteriores.
   • Haz clic en el enlace para ver los resultados detallados de cada acción.
3. Opcional: Haz clic en el desplegable Hoy para filtrar los estados de los trabajos por Hoy, Últimos 2 días o Últimos 7 días.
4. Opcional: Para eliminar un registro de estado de trabajo concreto, haz clic en los tres puntos situados junto a la acción. Para eliminar todos los registros, haz clic en Eliminar todo.

Activar las notificaciones del despacho en las facturas

En tu configuración de usuario, puedes activar una opción que envía notificaciones a los miembros del despacho que elijas cuando se genera una factura. No es obligatorio usar esta función, esté activada o no. Para activar las notificaciones del despacho:

1. Ve a Configuración > Facturación > General.
2. Desplázate hacia abajo hasta Notificaciones de facturas.
3. Marca la casilla situada junto a Mostrar la sección de notificaciones durante la generación de facturas.
4. Haz clic en Guardar cambios.