En Clio Manage puedes enviar y reenviar facturas a tus clientes por correo electrónico o a través del portal del cliente de Clio (Clio for Clients). También puedes compartir facturas con el abogado colaborador. En la pestaña Comunicaciones encontrarás registros detallados de correos electrónicos y mensajes publicados en el portal del cliente relacionados con las facturas.
Enviar facturas
Clio Manage ofrece varias opciones de envío de facturas para que tus clientes las reciban por el método que prefieran. Puedes enviar facturas por correo electrónico o a través de un portal del cliente.
Al enviar facturas puedes personalizar algunos elementos y especificar ciertos detalles, como cambiar o añadir destinatarios, seleccionar distintas plantillas de correo electrónico o editar el asunto y el cuerpo del mensaje de la factura.
- Ve a la pestaña principal Facturación o a la subpestaña Facturas de un contacto o expediente.
- Selecciona el filtro rápido Pendiente de pago.
- En la factura correspondiente, haz clic en Enviar. También puedes hacer clic en la flecha hacia abajo, seleccionar Ver y luego hacer clic en Enviar mientras visualizas la factura.
- Elige el método o los métodos de envío de la factura.
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Si tu cliente tiene un portal del cliente activo (o los clientes de expedientes con más de un cliente), puedes usar el interruptor de la sección Enviar al portal del cliente para enviar la factura a través del portal. Puedes incluir un mensaje para tus clientes al enviar la factura.
Nota: Si quieres que los contactos relacionados con el expediente también reciban la factura, puedes añadirlos al portal del cliente o usar otra opción distinta del portal para enviarla (ver más abajo). -
Para enviar la factura por correo electrónico, comprueba que el interruptor de la sección Correo electrónico esté activado y completa los datos necesarios. Puedes añadir o quitar contactos, elegir una plantilla de correo electrónico, modificar el Asunto y el Cuerpo del mensaje, y decidir cómo enviar la factura con el correo (como enlace seguro a un PDF o como PDF adjunto). También tienes la opción de enviar la factura por correo electrónico al abogado colaborador.
Nota: Si no has conectado una cuenta de correo electrónico a Manage, puedes hacer clic en Gmail o Outlook para ir a la página de configuración de la integración de correo electrónico. Descubre más en Clio for Gmail o el complemento de Clio para Outlook.
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- Revisa los mensajes de la factura.
- El panel de la derecha muestra una vista previa de cómo verá la factura tu cliente. Si procede, puedes cambiar la vista para ver cómo se mostrará la factura en el portal del cliente y por correo electrónico.
- Si has marcado la casilla Enviar la factura a todos los destinatarios en un solo correo electrónico, todos los destinatarios de la factura aparecerán en el campo Para del correo y cada uno podrá ver a los demás destinatarios.
- Desmarca la casilla Incluir el saldo pendiente del cliente de todas las facturas pendientes de pago y aplicar los pagos desde la factura más antigua a la más reciente si solo quieres que el pago se aplique a esta factura. Si lo dejas marcado, la factura mostrará una línea indicando el importe pendiente en las demás facturas del cliente.
- Haz clic en Enviar factura.
- Ve a la pestaña principal Facturación o a la subpestaña Facturas de un contacto o expediente.
- Selecciona el filtro rápido Pendiente de pago.
- Marca las casillas de las facturas que quieres enviar y haz clic en Enviar.
- Elige el método o los métodos de envío de las facturas.
- Si tus clientes tienen portales del cliente activos, puedes usar el interruptor de la sección Enviar al portal del cliente para enviar las facturas a través de los portales del cliente. Puedes incluir un mensaje para tus clientes.
- Para enviar las facturas por correo electrónico, comprueba que el interruptor de la sección Correo electrónico esté activado y completa los datos necesarios. Puedes elegir una plantilla de correo electrónico, modificar el Asunto y el Cuerpo del mensaje, y especificar cómo enviar la factura con el correo (como enlace seguro a un PDF o como PDF adjunto). Cada correo electrónico se enviará a la dirección de correo electrónico principal del cliente del expediente que se factura. También tienes la opción de enviar las facturas por correo electrónico al abogado colaborador.
- Revisa los mensajes de la factura.
- El panel de la derecha muestra una vista previa de cómo verán la factura o facturas tus clientes. Puedes cambiar la vista para ver cómo se mostrará la factura en el portal del cliente y por correo electrónico, y usar las flechas de avance y retroceso para ver las comunicaciones dirigidas a destinatarios concretos.
- Recibirás notificaciones sobre qué destinatarios podrían no recibir los mensajes por correo electrónico, mensaje de texto o portal del cliente si no hay datos de contacto disponibles o no se ha configurado un portal.
- Desmarca la casilla Incluir el saldo pendiente del cliente de todas las facturas pendientes de pago y aplicar los pagos desde la factura más antigua a la más reciente si solo quieres que el pago se aplique a la factura enviada. Si lo dejas marcado, la factura mostrará una línea indicando el importe pendiente en las demás facturas del cliente.
- Haz clic en Enviar elementos.
Crear plantillas de mensaje de factura y usar campos de autocompletado
Con las plantillas de mensaje de factura puedes personalizar el mensaje que ven tus clientes al recibir sus facturas nuevas o pendientes. Puedes crear plantillas para mensajes de factura estándar y usar campos de autocompletado para rellenar la información que normalmente tendrías que introducir manualmente. Clio ofrece cuatro plantillas de mensaje de factura predeterminadas. Aunque no puedes eliminar las plantillas predeterminadas, sí puedes editarlas o duplicarlas. También puedes crear, editar, duplicar y eliminar plantillas de mensaje de factura personalizadas.
Crear nuevas plantillas de mensaje de factura
- Ve a Configuración > Facturación > Plantillas de mensaje de factura.
- Selecciona Crear una nueva plantilla de mensaje de factura.
- Completa las plantillas de mensaje de factura.
- Haz clic en Añadir campos de autocompletado para añadir campos de destinatario de la factura, contacto, expediente o facturación que se rellenarán automáticamente con la información correspondiente al enviar la factura.
- Haz clic en Guardar plantilla.
Editar plantillas de mensaje de factura
- Ve a Configuración > Facturación > Plantillas de mensaje de factura.
- También puedes acceder a las plantillas de mensaje al enviar facturas.
- En Acciones, selecciona Editar.
- Actualiza el nombre de la plantilla, el asunto y el cuerpo de la plantilla de mensaje según necesites.
- Haz clic en Guardar plantilla.
Duplicar o eliminar plantillas de mensaje de factura
- Ve a Configuración > Facturación > Plantillas de mensaje de factura.
- También puedes acceder a las plantillas de mensaje al enviar facturas.
- En Acciones, haz clic en la flecha.
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Selecciona Duplicar o Eliminar.
Nota: No se pueden eliminar las plantillas de mensaje predeterminadas.
- Para confirmar la eliminación de la plantilla, haz clic en Eliminar plantilla en la ventana emergente.
Personalizar los correos electrónicos para compartir facturas
De forma predeterminada, las facturas compartidas desde Clio Manage se envían desde notifications@clio.com. Con la función de personalización del correo electrónico de Clio, puedes cambiar este alias por tu propia dirección de correo electrónico de Microsoft o Google. Así, cuando tus clientes reciban sus facturas por correo electrónico, verán que la factura la has enviado tú y no Clio. También recibirás una notificación inmediata si la factura rebota o queda bloqueada. Puedes consultar los correos enviados en la carpeta de elementos enviados de tu dirección de correo electrónico de Microsoft o Google conectada.
- Ve a Configuración > Aplicaciones.
- Selecciona Microsoft o Google.
- En el caso de Microsoft, haz clic en Conectar y activa Enviar correos electrónicos desde tu propia dirección de correo electrónico. En el caso de Google, haz clic en Conectar con Google.
Reenviar facturas
Después de enviar una factura, puedes reenviarla tantas veces como necesites. Esta funcionalidad resulta útil para enviar facturas vencidas o con saldo pendiente, reenviar correos electrónicos con facturas cuando los clientes no hayan recibido los originales y enviar facturas actualizadas tras hacer las modificaciones necesarias.
- Ve a la pestaña principal Facturación o a la subpestaña Facturas de un expediente o contacto.
- Selecciona las pestañas Facturas o Saldos pendientes.
- Haz clic en Enviar junto a la factura que quieras reenviar.
- La sección Enviada anteriormente a muestra quién recibió esta factura anteriormente.
- Completa los datos de destinatario, mensaje de la factura y método de envío.
- Selecciona el método de envío en Configuración adicional.
- Haz clic en Enviar factura.