Los recordatorios de factura de Clio Manage avisan a los clientes de sus saldos pendientes, ya sea de forma manual o con una programación automatizada. Un seguimiento puntual y constante ayuda a mejorar la tasa de cobro de tu despacho y reduce la necesidad de contactar manualmente con los clientes. En este artículo aprenderás a enviar recordatorios manuales, activar los recordatorios automatizados y configurar los recordatorios de tu despacho.
Consejo: Los recordatorios de factura automatizados crean una cadencia de seguimiento constante con todos los clientes, lo que ayuda a tu despacho a mantener un flujo de caja saludable y reduce el trabajo manual de cobro.
Enviar recordatorios de factura manuales
Los recordatorios de factura manuales te permiten enviar por correo electrónico avisos puntuales de saldo pendiente a un cliente. Si el cliente tiene varias facturas pendientes de pago, el correo de recordatorio incluye todas las facturas vencidas.
- En Clio Manage, haz clic en Facturación.
- Selecciona la subpestaña Saldos pendientes.
- Haz clic en Enviar junto a una factura vencida.
- Revisa el correo electrónico. De forma predeterminada, Clio selecciona la plantilla de correo Saldo pendiente. Descubre cómo cambiar la plantilla aquí.
- Haz clic en Enviar saldo del cliente.
- El correo de recordatorio incluirá un enlace seguro a la factura en formato PDF.
Entender los recordatorios de factura automatizados en Clio Manage
Los recordatorios de factura automatizados envían avisos de saldo pendiente con una periodicidad establecida para las facturas aprobadas que están pendientes de pago, con independencia de si la factura original se envió manualmente al cliente. Clio utiliza la fecha de emisión de la factura como punto de referencia para activar la programación de recordatorios.
Importante: Al activar los recordatorios para un cliente, estos se aplican a todos los expedientes y facturas aprobadas asociados a ese cliente. Si un cliente tiene varias facturas pendientes de pago, Clio utiliza la fecha de emisión de la factura pendiente más antigua para calcular la cadencia de los recordatorios. La programación solo se reinicia cuando todas las facturas de ese cliente están pagadas en su totalidad.
Nota: Una vez enviado un recordatorio de factura automatizado, puedes encontrar ese mensaje en la pestaña principal Comunicaciones o en la subpestaña Comunicaciones del expediente o del contacto.
Activar los recordatorios de factura automatizados
Activa los recordatorios automatizados para un cliente concreto desde la pestaña Facturación.
- En Clio Manage, en el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Facturación.
- Selecciona la subpestaña Saldos pendientes.
- Opcional: Haz clic en Columnas y comprueba que la columna Recordatorios esté marcada.
- En la columna Recordatorios, activa Recordatorios.
Configurar los recordatorios de factura automatizados
Puedes configurar los valores predeterminados de los recordatorios de factura automatizados de tu despacho, incluidos la programación, los destinatarios y la plantilla de correo, desde la página Configuración de Clio Manage.
- Ve a Configuración > Facturación > Recordatorios de factura automatizados.
- Configura las siguientes opciones:
- Comportamiento predeterminado: Activa o desactiva los recordatorios y elige si el cambio se aplica a todos los clientes o solo a los nuevos. También puedes ver una lista de los clientes con los recordatorios activados o desactivados.
- Destinatarios asociados: Si una factura afecta a más de un destinatario (p. ej., cuando un expediente tiene contactos relacionados que también son destinatarios de la factura) y quieres que todos los destinatarios vean qué otros contactos han recibido la factura, marca la casilla Enviar los recordatorios a todos los destinatarios asociados de la factura en un mismo correo. Deja la casilla sin marcar para enviar correos independientes a cada destinatario de la factura.
- Programación: Define la programación de los recordatorios y su frecuencia de repetición.
- Enviar respuestas a: Elige a un usuario del despacho con permisos de facturación que reciba las respuestas a los correos de recordatorio.
- Plantilla de correo: Edita el asunto y el cuerpo del correo de recordatorio.
- Haz clic en Guardar recordatorios.
Desactivar los recordatorios de factura automatizados
Si necesitas desactivar los recordatorios de factura automatizados solo para algunas facturas, puedes hacerlo desde la pestaña Facturación.
- Ve a la pestaña principal Facturación.
- Selecciona la subpestaña Saldos pendientes.
- Opcional: Haz clic en Columnas y comprueba que la columna Recordatorios esté marcada.
- En la columna Recordatorios, desactiva el botón.