Crear expedientes

En Clio Manage, creas un expediente para cada caso que tu despacho de abogados acepta llevar. Crear el expediente implica completar el formulario del expediente, el conjunto de secciones que recoge todo lo que contiene el expediente, desde los detalles del cliente y del expediente hasta las preferencias de facturación y las carpetas de documentos. El mismo formulario se vuelve a abrir con Editar expediente, y lo que introduces ahí rellena el panel del expediente.

Las secciones del formulario que aparecen a continuación siguen el orden en que se muestran en el menú de la izquierda al crear un expediente. Las secciones vinculadas a un complemento o a un plan solo aparecen para los despachos que los tienen.

Crear expedientes

Un expediente siempre se asocia a un contacto. Vincula el expediente a un contacto existente o crea un contacto nuevo antes de guardar el expediente. Clio Manage ofrece tres lugares desde los que crear un expediente nuevo.

Crear expedientes provisionales

Un expediente provisional es un expediente temporal para registrar el tiempo dedicado a clientes potenciales antes de que tu despacho decida representarlos. Los despachos que prefieren esperar a tener una hoja de encargo profesional firmada antes de abrir un expediente real pueden registrar ese tiempo en el expediente provisional y trasladarlo cuando llegue la hoja de encargo.

1. Crea un contacto de empresa con el nombre de tu despacho. Descubre más sobre cómo crear contactos.
2. Crea un expediente nuevo para ese contacto usando cualquiera de las tres rutas anteriores.
   • En Descripción del expediente, introduce Provisional.
3. Añade registros de tiempo al expediente provisional. Descubre más sobre los registros de tiempo.
   • En Descripción, introduce el nombre completo del cliente potencial.
   • En Expediente, selecciona el expediente provisional que has creado.
   • Completa el resto de los detalles del registro de tiempo según sea necesario.
4. Cuando tu despacho de abogados decida representar a un cliente potencial, crea un expediente para ese cliente y mueve los registros de tiempo por lotes al nuevo expediente.

Configurar el expediente

Estas cuatro secciones recogen los datos esenciales del caso, como quién es el cliente, de qué tipo de caso se trata y quién responde en tu despacho del asunto jurídico. Los campos de aquí alimentan el panel de expedientes, las fases del expediente y los informes, así que completarlos con precisión al inicio de un caso prepara bien las fases del expediente. Puedes usar una plantilla de expediente o un documento cargado para rellenar buena parte del formulario del expediente. 

Información de la plantilla

Selecciona una plantilla de expediente existente para agilizar la creación del expediente. Cuando un administrador establece una plantilla predeterminada, su información preconfigurada se aplica automáticamente al formulario del expediente. Para usar otra, selecciónala en Usar una plantilla existente. Cualquier campo que rellene la plantilla se puede seguir editando. Descubre más sobre las plantillas de expediente.

Configurar a partir de documentos

Carga o selecciona documentos existentes para rellenar los campos del expediente en las secciones siguientes. Puedes extraer la información de hojas de encargo profesional, acuerdos de provisión de fondos, formularios de captación, comunicaciones por correo electrónico y documentos de origen similares para rellenar los campos relevantes del expediente. Solo se rellenan así los campos vacíos del expediente. Los campos ya rellenados por una plantilla de expediente o por una integración de terceros se mantienen tal cual. Los campos extraídos se resaltan en azul, así que revisa después los detalles del expediente para confirmar que son correctos y completos.

Usa Cargar documentos nuevos o Seleccionar documentos en Clio para adjuntar documentos relacionados con el expediente, hasta cinco archivos por expediente.

• Formatos compatibles: PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, PNG, JPG.
• Tamaño máximo de archivo: 15 MB por archivo.

Cliente

Puedes añadir hasta once clientes a un expediente. Si añades más de un cliente, tendrás que especificar el cliente predeterminado. El cliente predeterminado pasa a ser el contacto principal y el destinatario de la factura. Si hay varios destinatarios de la factura, puedes usar la facturación dividida entre pagadores para preconfigurar la parte correspondiente. También puedes añadir pagadores que no sean clientes a un expediente.

Detalles del expediente

Esta sección recoge la información específica del caso. A continuación se resumen los campos menos habituales.

Abogado responsable

La persona responsable del expediente.

Abogado que originó el expediente

La persona que trajo el expediente al despacho.

Personal responsable

Una persona responsable de las tareas relacionadas con el expediente, además del abogado responsable.

Número de referencia del cliente

Un valor de seguimiento que elija tu despacho, como un número de referencia interno.

Ubicación

El lugar del juicio o el lugar de los hechos.

Área del derecho

El tipo de caso. Clio Manage viene con áreas del derecho preconfiguradas, y tu despacho puede añadir las suyas. Descubre más sobre cómo crear y gestionar áreas del derecho. 

Configurar el acceso al expediente y las notificaciones

Establecer permisos y bloquear usuarios son controles de administrador, y el bloqueo prevalece sobre el acceso de grupo. Puedes usar los permisos del expediente para preservar la privacidad del cliente o bloquear el acceso de determinados usuarios si surge un conflicto de intereses. Las notificaciones del expediente funcionan al contrario: tú eliges qué usuarios del despacho reciben notificaciones, y cada usuario controla qué tipos de notificación recibe.  

Permisos del expediente

Selecciona qué usuarios y grupos del despacho tienen acceso a este expediente. Al seleccionar usuarios o grupos concretos, el acceso se limita a esos usuarios o grupos. Descubre más sobre cómo establecer los permisos del expediente.

Notificaciones del expediente

Los usuarios del despacho añadidos a esta sección reciben notificaciones cuando el expediente se actualiza o se elimina, cuando la previsión de honorarios del expediente se actualiza o supera su umbral, y cuando el saldo de fondos en custodia del expediente cae por debajo de un umbral determinado. Cada usuario elige qué tipos quiere recibir.

1. Abre el expediente y desplázate hasta la sección Notificaciones del expediente.
2. En Usuario del despacho, busca un usuario del despacho.
3. Para quitar a un usuario del despacho, haz clic en la X que aparece junto a su nombre.
4. Haz clic en Guardar expediente.

Para cambiar los tipos de notificación que recibes:

1. Ve a Configuración > Notificaciones.
2. Desplázate hacia abajo hasta Expedientes.
3. Activa o desactiva los tipos de notificación correspondientes.

Bloquear usuarios

Los administradores pueden bloquear el acceso de usuarios concretos a un expediente, de uno en uno o de forma masiva. El bloqueo de usuarios restringe el acceso cuando existe un conflicto de intereses. Puedes desbloquearlos en cualquier momento. Descubre más sobre cómo bloquear usuarios desde la configuración de permisos.

1. Crea un expediente nuevo o edita uno existente.
2. Desplázate hasta la sección Bloquear usuarios.
3. En Elige los usuarios que quieres bloquear, selecciona los usuarios que quieres excluir del expediente.
4. Haz clic en Guardar expediente.

Añadir contactos relacionados y campos personalizados

Estas dos secciones permiten vincular a las personas y los datos propios del despacho que acompañan al cliente en un expediente. Ambas aparecen en el panel del expediente una vez guardadas, y están disponibles para cualquier usuario que pueda editar el expediente.

Contactos relacionados

Los contactos relacionados son contactos distintos del contacto principal del expediente, como padres o tutores, hermanos, cónyuges, hijos y cuidadores. Una vez añadidos, aparecen en el panel del expediente.

1. Crea un expediente nuevo o edita uno existente.
   • También puedes hacer clic en Añadir junto a Contactos relacionados en el Panel del expediente.
2. Desplázate hasta la sección Contactos relacionados.
3. Haz clic en Añadir contacto relacionado.
4. Selecciona el contacto, o crea uno nuevo, e indica su relación con el expediente.
5. Opcional: Marca la casilla Destinatario de la factura.
6. Haz clic en Guardar expediente.

Campos personalizados

Los campos personalizados son campos de información individualizados relevantes para un contacto o un expediente. Descubre más sobre cómo crear campos personalizados y conjuntos de campos. Una vez creados, los campos personalizados y los conjuntos de campos de un expediente aparecen en el panel del expediente.

1. Abre el expediente y desplázate hasta la sección Campos personalizados.
2. Haz clic en el cuadro Añadir un campo personalizado o un conjunto de campos personalizados y selecciona un campo personalizado o un conjunto de campos.
3. Completa los detalles del campo personalizado.
4. Opcional: Haz clic en la X para quitar un campo personalizado o un conjunto de campos.

Configurar la facturación, adjuntar registros y vincular comprobaciones de conflictos de interés  

Al crear un expediente, puedes configurar las tarifas de facturación y la asignación de fondos, asignar listas de tareas y vincular comprobaciones de conflictos de interés. Las preferencias de facturación determinan todas las actuaciones, gastos y facturas del expediente, así que confírmalas antes de registrar tiempo en el expediente. La sección Informes es un control del administrador, ya que prevalece sobre una configuración de todo el despacho. Las preferencias de lesiones personales aparecen en los despachos con el complemento de lesiones personales.

Preferencias de facturación

Indica el método de facturación del expediente. Por defecto, un expediente se factura según la tarifa por hora de tu perfil de usuario. En esta sección puedes establecer una tarifa distinta o configurar el expediente con pacto de cuota litis o tarifa fija. Descubre más sobre la jerarquía de tarifas de facturación y actuaciones.

1. Abre el expediente y desplázate hasta la sección Preferencias de facturación.
2. Selecciona la plantilla de factura.
3. Marca o desmarca Este expediente es facturable.
   • En un expediente no facturable, las actuaciones se establecen a cero por defecto y no se incluyen en las facturas.
   • Para mostrar una actuación no facturable en la factura sin cobrarla al cliente, marca No facturable y Mostrar este registro en la factura al añadir el registro de tiempo o de gasto.
4. En Método de facturación, elige entre las siguientes opciones:
   • Por horas: Si eliges por horas, puedes definir una tarifa de facturación personalizada en el campo Tarifas de facturación personalizadas.
   • Tarifa fija: Si eliges tarifa fija, indica el Destinatario de los honorarios y el Importe. También puedes elegir una Categoría de tarifa fija, con lo que el campo Importe se rellenará con el valor correspondiente.
   • Cuota litis: Si eliges cuota litis, indica el Destinatario de los honorarios e introduce el porcentaje de la indemnización o del acuerdo transaccional en el campo Tarifa.
5. Cuando corresponda, elige la moneda del expediente.
   • Esa moneda se aplica a todas las actuaciones, gastos, facturas y pagos relacionados con el expediente.
   • En este desplegable aparecen las monedas añadidas para tu despacho.
6. Opcional: Elige una Tabla de tarifas y una Categoría de tarifas. Descubre más sobre cómo gestionar las tarifas de usuario con tablas de tarifas.
7. Opcional: Haz clic en Añadir una tarifa de facturación personalizada para sustituir tu tarifa personal en este expediente.
8. Opcional: Haz clic en Establecer una previsión de honorarios para este expediente y selecciona qué usuarios del despacho reciben una notificación cuando el expediente alcanza un umbral de la previsión.
9. Opcional: Haz clic en Dividir la factura de este expediente y luego en + Añadir pagador. En Pagador, busca y selecciona un contacto y, en Parte de la factura, establece el porcentaje del total de la factura que abonan los destinatarios.
   • Opcional: Haz clic en Enviar una copia de la factura a todos los destinatarios para incluir al pagador al enviar las facturas de este expediente.
10. Opcional: En Mínimo requerido, introduce un saldo mínimo de fondos en custodia para este expediente y así activar un aviso en el panel financiero del expediente. Para permitir el cálculo automático y la generación de solicitudes de provisión de fondos, activa Habilitar provisión de fondos renovable. Descubre más sobre cómo configurar la provisión de fondos renovable.

Preferencias de lesiones personales

En los despachos con el complemento de lesiones personales, esta sección define las preferencias para los expedientes de lesiones personales, incluido si los honorarios se deducen antes o después de los gastos al determinar la compensación neta del cliente en el acuerdo transaccional. Descubre más sobre el acuerdo transaccional.

1. Abre el expediente y desplázate hasta la sección Preferencias de lesiones personales.
2. Realiza los cambios necesarios.
3. Haz clic en Guardar expediente.

Listas de tareas

Puedes añadir tus listas de tareas al crear un expediente. Descubre más sobre las tareas y las listas de tareas.

1. Abre el expediente y desplázate hasta la sección Listas de tareas.
2. En Lista de tareas, selecciona la lista.
3. Haz clic en Añadir lista de tareas para añadir otra lista.
4. Opcional: Haz clic en Notificar a los responsables cuando se creen estas tareas para avisar al usuario del despacho responsable de la lista de tareas. Descubre más sobre cómo añadir responsables a las listas de tareas.
5. Haz clic en Guardar expediente.

Carpetas de documentos

Crea carpetas de documentos durante la creación del expediente. Una vez creadas, las carpetas están disponibles en la subpestaña Documentos del expediente, dentro de la pestaña principal Documentos, y en la carpeta del expediente en Clio Drive.

1. Abre el expediente y desplázate hasta la sección Carpetas de documentos.
2. En Nombre de la carpeta, asigna un nombre a la carpeta y selecciona la categoría de documento en Categoría.
   • Las categorías de documentos agrupan y ordenan los documentos y las plantillas en Clio Manage. Descubre más sobre las categorías de documentos.
3. Opcional: Haz clic en Añadir una carpeta de documentos para añadir otra carpeta.
4. Haz clic en Guardar expediente.

Informes

Los administradores pueden usar esta sección para sustituir, en un expediente concreto, la imputación a abogados del despacho aplicable al abogado que capta el cliente y al abogado responsable en el informe de imputación de honorarios.

El informe de imputación de honorarios recoge el tiempo y los gastos que cada usuario ha facturado y cobrado en cada expediente, lo que ayuda a determinar el desembolso de las primas del despacho. Los administradores fijan los porcentajes para todo el despacho que determinan qué parte del tiempo cobrado corresponde a cada abogado que capta el cliente y a cada abogado responsable, y pueden sustituir esa configuración general en expedientes concretos. Los informes generados anteriormente conservan sus imputaciones originales.

1. Abre el expediente y desplázate hasta la sección Informes.
2. La configuración del despacho se aplica de forma predeterminada. Para imputar porcentajes específicos a este expediente, desmarca la casilla Usar la configuración del despacho. Cada imputación tiene su propia casilla de verificación.
3. Introduce un porcentaje en Porcentaje del abogado que capta el cliente, Porcentaje de honorarios del abogado responsable o en ambos.
4. Haz clic en Guardar expediente.

Comprobaciones de conflicto de intereses

Vincula a este expediente una comprobación de conflictos de interés ya realizada, para que la comprobación y su resultado queden asociados al registro del expediente. Descubre más sobre las comprobaciones de conflictos de interés en Clio Manage y Clio Grow.

1. Abre el expediente y desplázate hasta la sección Comprobaciones de conflicto de intereses.
2. En Comprobaciones de conflicto de intereses, selecciona una comprobación.
3. Opcional: Haz clic en Vincular otra comprobación de conflictos de interés para añadir otra, o haz clic en la X para quitar una.
4. Haz clic en Guardar expediente.

Siguiente

• Modificar el expediente más adelante: Editar y duplicar expedientes. Vuelve a abrir el formulario del expediente para actualizar los datos, editar expedientes por lotes o duplicar un expediente para usarlo como base de uno nuevo.
• Seguir el expediente a medida que avanza: Cambiar los estados del expediente. Cambia un expediente entre abierto, pendiente y cerrado.