En Clio Manage, los expedientes se organizan y se identifican mediante su sistema de numeración. Puedes personalizar el sistema de numeración de expedientes para que incluya información como el nombre del cliente, la descripción del expediente, el año y mucho más.
Personalizar el sistema de numeración de expedientes
De forma predeterminada, las cuentas nuevas de Clio utilizan el siguiente sistema de numeración de expedientes: [número de expediente]-[nombre resumido del cliente]. El nombre resumido del cliente son los apellidos del cliente o el nombre de la empresa. Puedes personalizar cómo se muestran los expedientes en tu configuración mediante las opciones predefinidas o con el método manual para cada expediente.
- Ve a Configuración > Preferencias del despacho > Numeración de expedientes.
- En Seleccionar plantilla, elige Predefinido 1, Predefinido 2 o Predefinido 3.
- Para añadir un campo nuevo, selecciona un campo en el cuadro que hay debajo de Personalizar con campos adicionales.
- Haz clic en Añadir.
- Opcional: Haz clic en X para eliminar un campo.
- Opcional: Haz clic en los botones de punto, guion o barra para separar los campos.
- Opcional: Haz clic en el cuadro de descripción para añadir palabras personalizadas y, cuando termines, pulsa Intro en el teclado.
- Cuando termines, marca la casilla situada junto a Actualizar todos los expedientes existentes para reflejar el nuevo sistema de numeración.
- Haz clic en Actualizar configuración
- Ve a Configuración > Preferencias del despacho > Numeración de expedientes.
- En Seleccionar plantilla, haz clic en Manual para cada expediente.
- Haz clic en Actualizar configuración.
- Entra en cada uno de tus expedientes y añade un valor nuevo en el campo Número de expediente.
Actualizar el sistema de numeración en expedientes existentes
Si editas un expediente y actualizas campos que forman parte de tu sistema de numeración, puedes hacer que los cambios se actualicen automáticamente de forma predeterminada o marcar una casilla en un expediente existente para que los cambios se reflejen en el número de expediente. Para ello:
- Ve a Configuración > Preferencias del despacho > Numeración de expedientes.
- Marca la casilla situada junto a Actualizar el nombre o número del expediente está activado de forma predeterminada.
- Haz clic en Actualizar configuración.
- Ve al expediente y haz clic en Editar expediente.
- Haz tus cambios.
- Marca la casilla de Actualizar el nombre o número del expediente al guardar los cambios.
- Haz clic en Guardar expediente.
Cambiar el número de expediente inicial
Cuando creas expedientes nuevos en Clio, tu primer número de expediente empieza en 00001. Puedes cambiar este valor para que tu primer expediente empiece por cualquier número. Al hacerlo, todos los expedientes se renumerarán a partir de ese primer valor.
- Ve a Configuración > Preferencias del despacho > Numeración de expedientes.
- Cambia el valor del campo situado junto a El siguiente número de expediente empezará por.
- Marca la casilla situada junto a Actualizar todos los expedientes existentes para que empiecen por este número.
- Al seleccionar esta opción se renumerarán todos tus expedientes existentes. Esta acción no se puede deshacer.
- Cuando aparezca el aviso, selecciona Aceptar.
- Haz clic en Actualizar configuración.
Sustituir manualmente los números de expediente
De forma predeterminada, los números de expediente siguen un orden cronológico. Esto significa que, si tu primer expediente tiene el número 00001, el segundo será 00002 y el resto seguirá el mismo orden. También puedes sustituir manualmente el número de cualquier expediente. Para ello:
- Ve a Configuración > Preferencias del despacho > Numeración de expedientes.
- Baja hasta Sustitución del número de expediente y haz clic en Abrir.
- Busca el expediente.
- Introduce el nuevo número de expediente.
- Haz clic en Actualizar.