Para acceder a los informes en Clio Manage necesitas permisos de informes.
Cambiar los permisos de informes en Clio Manage
En Clio Manage, los usuarios necesitan permisos de informes para ver y generar informes. Cuando un usuario tiene permisos de informes, puede ver todos los informes de Clio Manage. No se pueden restringir los informes. Si eres administrador, sigue estos pasos para dar permisos de informes a otro usuario del despacho.
- Ve a Configuración > Gestionar usuarios.
- Haz clic en Editar debajo del nombre del usuario.
- Baja hasta Permisos.
- Marca la casilla de Informes.
- Haz clic en Guardar información nueva.
- Ve a Configuración > Grupos, permisos y cargos > Permisos.
- Baja hasta Informes.
- Marca o desmarca las casillas junto a los nombres de los usuarios.
Cambiar la configuración de imputación de informes en Clio Manage
Los informes de Clio Manage te ayudan a ver rápidamente qué parte de los pagos de tus clientes procede de cada categoría de partida. De forma predeterminada, los pagos parciales y los abonos se aplican a todas las partidas de forma proporcional. Los administradores también pueden elegir otro método de imputación de pagos para determinar cómo se aplican los pagos parciales y los abonos a las partidas en informes concretos. Una vez seleccionado un método nuevo, solo se verán afectados los informes generados después de elegirlo.
Nota: Esta configuración afecta a los siguientes informes: informe de pagos de facturas, informe de imputación de honorarios, informe de ingresos e informe de ingresos por abogado responsable de la captación. Esta configuración también afecta a la tasa de cobro del panel del despacho.
- Ve a Configuración > Facturación.
- Selecciona Imputación de informes.
- En Imputación de pagos, selecciona el método de imputación que prefieras. Puedes elegir entre cuatro métodos de imputación. A continuación encontrarás una explicación de cada uno y una tabla con ejemplos de cómo se imputaría un pago parcial entre las partidas del informe según el método seleccionado.
- Opción 1: Pagar todas las partidas de forma proporcional
- Opción 2: Pagar gastos del más antiguo al más reciente y, después, servicios del más antiguo al más reciente
- Opción 3: Pagar gastos del más antiguo al más reciente y, después, servicios de forma proporcional
- Opción 4: Pagar servicios del más antiguo al más reciente y, después, gastos del más antiguo al más reciente
- Haz clic en Guardar configuración.
Explicación de los métodos de imputación:
Opción 1: Pagar todas las partidas de forma proporcional
- Esta es la configuración predeterminada. El pago parcial se aplica a las partidas según el porcentaje que representa cada una sobre el coste total de la factura. Por ejemplo, un gasto de 400 USD en una factura de 1.000 USD representa el 40 % de la factura. Si esa factura recibe un pago de 800 USD, el 40 % de ese importe parcial son 320 USD, así que el gasto recibirá un pago de 320 USD.
- Este método también lo utilizan sistemas de contabilidad como QuickBooks Online (QBO) y Xero. Utiliza este método si quieres que los datos de los informes de tu despacho en Clio Manage coincidan con los de QBO o Xero.
Opción 2: Pagar gastos del más antiguo al más reciente y, después, servicios del más antiguo al más reciente
- El pago parcial se aplica primero a las partidas de gastos, de la más antigua a la más reciente, y después a los servicios (registros de tiempo), también de la más antigua a la más reciente. Si el pago se agota antes de cubrir todas las partidas, las partidas restantes aparecerán con 0 USD en los informes.
- Si utilizas los informes para determinar cómo pagar al personal según el tiempo registrado, quizá te interese la opción 3 (pagar gastos del más antiguo al más reciente y, después, servicios de forma proporcional), ya que con la opción 2 se retribuye primero a quienes trabajaron antes en la factura.
Opción 3: Pagar gastos del más antiguo al más reciente y, después, servicios de forma proporcional
- El pago parcial se aplica primero a las partidas de gastos, de la más antigua a la más reciente. Después, los servicios (registros de tiempo) se pagan de forma proporcional según el porcentaje que representa cada servicio sobre el total de los servicios de la factura, NO sobre el total de la factura. Este método ayuda a retribuir por igual a todas las personas que han trabajado en la factura.
- Por ejemplo, si tras pagar todos los gastos quedan 100 USD de un pago parcial y hay un total de 300 USD en servicios, con el servicio 1 por 200 USD (dos tercios del importe total de servicios) y el servicio 2 por 100 USD (un tercio del importe total), el servicio 1 recibirá 66,67 USD y el servicio 2 recibirá 33,33 USD.
Opción 4: Pagar servicios del más antiguo al más reciente y, después, gastos del más antiguo al más reciente
- Si eliges esta opción, el pago parcial se aplicará primero a las partidas de servicios, de la más antigua a la más reciente, y después a las partidas de gastos, también de la más antigua a la más reciente. Si el pago se agota antes de cubrir todas las partidas, las partidas restantes aparecerán con 0 USD en los informes.
Ejemplo:
En este ejemplo, has enviado a tu cliente una factura de 1.000 USD con dos partidas de gastos y dos partidas de servicios. Tu cliente ha realizado un pago parcial de 800 USD de la factura. Cuando generes un informe que incluya partidas de la factura, los 800 USD pagados se imputarán a las cuatro partidas según la configuración de imputación que hayas elegido. La tabla siguiente muestra qué parte del pago correspondería a cada partida según cada opción de imputación.
| Partida | Importe | Fecha | Opción 1 | Opción 2 | Opción 3 | Opción 4 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gasto 1 | $400 | 1 de febrero de 2024 | $320 | $400 | $400 | $400 |
| Gasto 2 | $300 | 2 de febrero de 2024 | $240 | $300 | $300 | $100 |
| Servicio 1 | $200 | 29 de febrero de 2024 | $160 | $100 | $66.67 | $200 |
| Servicio 2 | $100 | 5 de marzo de 2024 | $80 | $0 | $33.33 | $100 |
Configurar las imputaciones al abogado responsable de la captación y al abogado responsable en Clio Manage
El informe de imputación de honorarios está pensado para ofrecer a tu despacho una visión detallada del tiempo y los gastos que cada usuario ha facturado y cobrado en cada expediente. Para ayudarte a definir con facilidad las estructuras de retribución y bonus de tu despacho, los administradores también pueden establecer qué parte del tiempo cobrado en el informe de imputación de honorarios se asigna al abogado responsable de la captación y al abogado responsable. Los informes generados anteriormente no se verán afectados por las nuevas imputaciones a abogados.
Nota: Es una configuración de ámbito general que afecta a todos los abogados responsables de la captación y abogados responsables del informe de imputación de honorarios. Los administradores del despacho también pueden sustituir esta configuración general en un expediente concreto cambiando los porcentajes de imputación de ese expediente. Descubre más sobre cómo cambiar los porcentajes en el formulario del expediente aquí.
- Ve a Configuración > Facturación.
- Selecciona Imputación de informes.
- En Imputación a abogados, introduce los porcentajes de imputación del abogado responsable de la captación y del abogado responsable. Al generar el informe de imputación de honorarios, estos porcentajes te ayudarán a determinar qué parte del tiempo cobrado corresponde a cada abogado responsable de la captación y a cada abogado responsable.
- Haz clic en Guardar configuración.