En Clio Manage puedes editar los contactos de uno en uno, convertir un contacto de tipo persona a empresa (o al revés) desde el mismo formulario y eliminar los contactos que tu despacho ya no necesita. Tener los registros de contacto actualizados te permite enviar las facturas al cliente correcto, mantener una numeración de expedientes precisa y confiar en los resultados de la comprobación de conflictos de interés. Al eliminar un contacto se liberan sus notas, su portal del cliente y su acceso a Clio para Co-Letrados, mientras que las facturas, los expedientes, las transacciones y los pagos permanecen en Clio Manage sin ningún contacto asociado.
Consejo: Haz clic en Recientes en la cabecera de Clio Manage para volver a un contacto con el que has trabajado hace poco.
Editar un contacto
Si actualizas el nombre de un cliente y la numeración de sus expedientes incluye ese nombre, edita dichos expedientes para que la numeración coincida. Consulta Editar y duplicar expedientes.
Nota: Si tu despacho usa QuickBooks Online y la información de contacto reaparece después de guardar los cambios, elimina primero esa información en QuickBooks Online.
Cambiar la información de contacto
- En Clio Manage, haz clic en Contactos y, después, en Editar junto al nombre del contacto. También puedes buscar el contacto, abrir el registro y hacer clic en Editar contacto.
- Haz los cambios que necesites.
- Haz clic en Guardar contacto.
Cambiar el tipo de contacto entre persona y empresa
Clio Manage ofrece dos tipos de contacto básicos y puedes convertir un contacto de uno a otro en cualquier momento.
- En Clio Manage, haz clic en Contactos y, después, en Editar junto al nombre del contacto.
- Selecciona Persona o Empresa.
- Haz clic en Guardar contacto.
- Al convertir un contacto en empresa se añade la sección Empleados al registro, donde puedes vincular los contactos de tipo persona que trabajan allí.
Qué se elimina exactamente
Revisa a qué afecta la eliminación antes de quitar un contacto, ya que el resultado depende de la vía que utilices. Puedes consultar un registro de qué usuario ha eliminado cada contacto en la actividad del despacho de tu panel de Clio Manage.
- Se libera junto con el contacto
Notas del contacto, acceso al portal del cliente y acceso a Clio para Co-Letrados.
- Se conserva en Clio Manage
Facturas, expedientes, transacciones y pagos. Estos registros permanecen en tu cuenta sin ningún contacto asociado.
- Recuperable durante seis meses
Contactos eliminados desde un registro de contacto o desde la tabla de contactos. Consulta Recuperar contactos eliminados.
- Permanente
Contactos eliminados con la herramienta de operaciones masivas. Confirma tu selección en la vista previa antes de ejecutar la operación.
Eliminar contactos
Elige la vía que se ajuste al número de contactos que vas a quitar y a si necesitas que la eliminación sea reversible.
- En Clio Manage, haz clic en Contactos y, después, en Editar junto al nombre del contacto. También puedes buscar el contacto, abrir el registro y hacer clic en Editar contacto.
- Haz clic en Eliminar contacto.
- Marca la casilla para confirmar la acción y haz clic en Eliminar contacto.
Los usuarios con permisos de administrador pueden quitar varios contactos a la vez desde la tabla de contactos.
- En Clio Manage, haz clic en Contactos.
- Marca la casilla junto a cada contacto que quieras quitar.
- Haz clic en Eliminar contactos.
- Marca la casilla para confirmar la acción y haz clic en Eliminar contacto.
Los administradores y el suscriptor principal pueden usar la herramienta de operaciones masivas para vaciar todos los contactos de la cuenta o quitar duplicados idénticos. Para acceder a la página de operaciones masivas, usa el enlace del paso 2.
Quitar contactos duplicados se aplica a los duplicados idénticos. Los contactos duplicados asociados a expedientes, expedientes relacionados, empleados, transacciones, notas o comunicaciones permanecen en tu cuenta, y puedes combinar esos registros manualmente.
Importante: Los contactos quitados con la herramienta de operaciones masivas no se pueden recuperar. La papelera de recuperación no los conserva. Revisa la vista previa del paso 7 antes de confirmar.
- Inicia sesión en Clio Manage como administrador.
- Abre la página de operaciones masivas de tu región:
- Haz clic en Añadir.
- Selecciona Quitar TODOS los contactos o Quitar contactos duplicados.
- Opcional: Selecciona Excluir clientes para conservar los contactos que tienen expedientes.
- Haz clic en Generar vista previa y espera a que Estado cambie de Vista previa en cola a Vista previa completada.
- Haz clic en Vista previa y revisa las entradas marcadas para eliminación.
- Haz clic en Confirmar eliminación.
- Haz clic en Ejecutar operación.
- Haz clic en Aceptar en la ventana de aviso para iniciar la eliminación.
Siguiente
- Recuperar contactos eliminados: Restaura un contacto eliminado por error durante los seis meses siguientes.