Los informes de Clio Manage están diseñados para ayudar a tu despacho de abogados a hacer un seguimiento de los resultados y obtener análisis sobre todos los aspectos del rendimiento del despacho. Los informes clásicos de Clio Manage ofrecen informes listos para usar en los casos de uso más habituales, junto con la posibilidad de personalizarlos para destacar análisis concretos a partir de los datos. Consulta Informes, ajustes preestablecidos e historial de Clio Manage para descubrir más sobre estos informes.
Para necesidades de generación de informes más específicas, Clio Manage también permite crear informes personalizados. Con los informes personalizados tienes acceso a más datos en Clio Manage y a un mayor control sobre las funciones de filtrado.
Generar informes personalizados en Clio Manage
Paso 1: Crear un nuevo informe personalizado
- En Clio Manage, ve a la pestaña principal Informes y selecciona la pestaña Informes .
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Haz clic en Crear nuevo informe personalizado.
Nota: Si quieres crear un informe similar a uno ya existente, puedes duplicarlo haciendo clic en el icono Más (tres puntos horizontales) de cualquiera de las tarjetas existentes y luego en Duplicar y personalizar.
Si tu despacho utiliza las funciones de IA de Clio, puedes usar la ventana de instrucciones para describir con lenguaje natural el informe que necesitas. Al enviar la instrucción, la IA de Clio preseleccionará los campos y cálculos relevantes para que puedas empezar. Después puedes hacer ajustes añadiendo o eliminando campos antes de crear el informe. Descubre cómo usar las funciones de IA de Clio para generar informes en Clio Manage.
- Añade el Nombre, la Descripción y la Categoría del informe.
- Selecciona el conjunto de datos. Para obtener información sobre los conjuntos de datos disponibles y sus descripciones, consulta Conocer los conjuntos de datos disponibles.
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Añade los campos y cálculos que quieras incluir en el informe.
- A medida que selecciones campos y cálculos, se mostrará una vista previa del informe (con datos de ejemplo).
Consejo: Los campos y cálculos que selecciones serán los encabezados descriptivos de columna (o el nombre de columna) en la hoja de datos. Haz clic en el signo de interrogación junto a cualquier campo o cálculo para ver una descripción básica de los datos. - Cuando hayas seleccionado todos los campos y cálculos que quieres incluir en el informe, haz clic en Crear informe.
Para localizar más adelante el informe creado, búscalo en la pestaña Personalizado.
Paso 2: Afinar el informe personalizado
Una vez creado un informe, puedes afinarlo reorganizando las columnas, filtrando los datos y agrupándolos.
- Haz clic en Columnas para abrir el panel de columnas. Arrastra y suelta las columnas para reorganizarlas en el informe. Usa el icono del ojo junto al nombre de una columna para mostrarla u ocultarla. El informe se actualizará a medida que hagas cambios en las columnas.
- Haz clic en Filtros para abrir el panel de filtros. Al abrir este panel por primera vez, se aplicará un filtro de fecha predeterminado con los valores del mes anterior. Haz clic en Añadir filtro para eliminar este filtro de fecha predefinido y elegir tu propio rango de fechas. Elige el campo por el que filtrar y, a continuación, la condición. El informe se actualizará a medida que añadas y elimines filtros o cambies sus condiciones. Puedes añadir tantos filtros como quieras.
- Haz clic en Grupos para abrir el panel de grupos. Por ahora puedes elegir hasta dos niveles de agrupación. Haz clic en Aplicar para cambiar el orden de la agrupación de filas del informe, o en Aplicar y cerrar para hacer lo mismo y cerrar el panel de grupos. Ahora el informe también incluye filas adicionales con información resumida de las agrupaciones.
- En los informes correspondientes, haz clic en Moneda para seleccionar la moneda del informe.
Si crees que vas a necesitar este informe más adelante, junto con los filtros y las agrupaciones aplicados, puedes guardarlo como Vista de informe.
- Haz clic en Guardar vista de informe.
- Añade un nombre breve y descriptivo.
- Haz clic en Guardar vista de informe.
Así se guardará el informe generado en el paso 1, incluidos los ajustes realizados en el paso 2, para usarlo más adelante. La ruta de navegación indica el carácter secuencial con el que se guarda esta vista de informe concreta. El informe personalizado corresponde al informe generado en el paso 1, mientras que la vista de informe incluye los ajustes realizados en el paso 2 (reorganización, filtrado y agrupación). Puedes encontrar tanto los Informes como las Vistas de informe en sus respectivas secciones de la pestaña Informes .
Ver, editar, exportar o eliminar informes personalizados y vistas de informe
Si eres suscriptor principal, administrador o tienes permisos del rol de informes, puedes ver los informes personalizados y las vistas de informe que has creado, así como los creados por cualquier otro usuario en Clio Manage.
- Haz clic en Vista previa en el informe para ver un resumen.
- Haz clic en el nombre del informe para ver más detalles. Cada una de las subpestañas del informe ofrece información sobre él.
- Informe: Consulta información sobre el propio informe, incluido un resumen de las métricas clave extraídas del informe, las columnas y su disposición, los filtros aplicados y las agrupaciones aplicadas.
- Vistas de informe: Consulta una lista de todas las vistas únicas creadas a partir del informe original.
- Historial: Esta pestaña muestra una lista de las exportaciones anteriores del informe, junto con el usuario que lo exportó, la hora de exportación y el formato de exportación. También puedes descargar la copia concreta de esa exportación.
- Haz clic en el icono de más opciones (los tres puntos horizontales) para hacer cualquiera de estas acciones: Editar informe, Exportar informe, Duplicar y personalizar el informe o Eliminar informe.
- Haz clic en el icono de vista previa (el ojo) para ver un resumen del informe.
- Haz clic en el nombre del informe para ver más detalles. Cada una de las subpestañas del informe ofrece información sobre él.
- Informe: Consulta información sobre el propio informe, incluido un resumen de las métricas clave extraídas del informe, las columnas y su disposición, los filtros aplicados y las agrupaciones aplicadas.
- Vistas de informe: Consulta una lista de todas las vistas únicas creadas a partir del informe original.
- Historial: Esta pestaña muestra una lista de las exportaciones anteriores del informe, junto con el usuario que lo exportó, la hora de exportación y el formato de exportación. También puedes descargar la copia concreta de esa exportación.
- Haz clic en el icono de edición (el lápiz) para editar el informe.
- Haz clic en el icono de más opciones (los tres puntos verticales) para hacer cualquiera de estas acciones: Exportar informe, Duplicar y personalizar el informe o Eliminar informe.
Puedes acceder a las vistas de informe desde estas ubicaciones.
- En Clio Manage, haz clic en la pestaña principal Informes y luego selecciona la pestaña Informes .
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Desplázate hasta la sección Vistas de informe.
Consejo: Busca por nombre o usa el filtro para encontrar rápidamente una vista de informe concreta. - Localiza y haz clic en el nombre de la vista de informe para abrirla y ver sus detalles. Cada una de las subpestañas de la vista de informe ofrece información sobre el informe.
- Vistas de informe: Consulta información sobre la propia vista de informe, incluido un resumen de las métricas clave extraídas de ella, las columnas del informe y su disposición, los filtros aplicados y las agrupaciones aplicadas
- Historial: Esta pestaña muestra una lista de las exportaciones anteriores de la vista de informe, junto con el usuario que exportó el informe, la hora de exportación y el formato de exportación. También puedes descargar la copia concreta de esa exportación.
- En Clio Manage, haz clic en la pestaña principal Informes.
- Haz clic en el nombre de un informe para abrirlo y verlo.
- Haz clic en la subpestaña Vistas de informe.
- Haz clic en el nombre de la vista de informe para abrirla y verla.
Programar vistas de informe
Para ayudarte a estar al día de las métricas de tu despacho y tomar decisiones de negocio bien fundamentadas, puedes programar la generación de vistas de informe.
- En Clio Manage, ve a la pestaña principal Informes. Asegúrate de que la pestaña Informes está seleccionada.
- Desplázate hasta la tabla Vistas de informe y haz clic en Añadir programación en la vista de informe correspondiente. También puedes hacer clic en Programar mientras consultas una vista de informe.
- Si ya has programado este informe, haz clic en Diario/Semanal/Mensual para abrir la ventana de edición de la programación
- Añade los datos obligatorios, como la frecuencia de generación del informe, la hora a la que se genera, la fecha de inicio, a quién notificar y el formato del informe.
- Haz clic en Guardar programación.
Para eliminar una programación, haz clic en el enlace Diario, Semanal o Mensual de la vista de informe y, después, en Eliminar programación.
Conoce los conjuntos de datos disponibles
Para simplificar la creación de informes personalizados, Clio Manage organiza los datos disponibles en conjuntos de datos lógicos que agrupan información relacionada. Así resulta más fácil encontrar los campos de datos concretos que necesitas para responder a preguntas sobre temas específicos.
Al generar un informe, podrás elegir un conjunto de datos concreto y consultar los distintos campos y cálculos disponibles junto con sus descripciones, para ayudarte a seleccionar los datos más adecuados para tu informe.
Conjunto de datos de transacciones de cuentas
El conjunto de datos Transacciones de cuentas te da acceso a los datos de Clio Manage relacionados con tus transacciones operativas y de fondos en custodia, junto con información sobre fechas de transacción, facturas, solicitudes de fondos en custodia, expedientes (tanto campos estándar como determinados campos personalizados) y contactos (tanto campos estándar como determinados campos personalizados), lo que te permite responder preguntas en el punto de encuentro de los datos. Los campos personalizados de tipo Selección de contacto, Selección de expediente o Texto (multilínea) no están disponibles para su uso en informes personalizados.
Puedes consultar los ejemplos anteriores de los conjuntos de datos Facturas y Productividad de registros de tiempo para entender cómo aprovechar cualquier conjunto de datos y crear informes relevantes que te permitan tomar decisiones basadas en datos para tu despacho.
Conjunto de datos de facturas
El conjunto de datos Facturas te da acceso a los datos de Clio Manage relacionados con facturas, pagos y saldos, junto con información sobre expedientes (tanto campos estándar como determinados campos personalizados), contactos (tanto campos estándar como determinados campos personalizados) y fechas de factura, lo que te permite responder preguntas en el punto de encuentro de los datos. Los campos personalizados de tipo Selección de contacto, Selección de expediente o Texto (multilínea) no están disponibles para su uso en informes personalizados. El siguiente ejemplo puede ayudarte a entender cómo obtener información sobre la facturación de tu despacho.
Imagina que necesitas conocer los importes facturados durante los dos últimos años, junto con información sobre cuánto se ha cobrado de esas facturas frente a lo que sigue pendiente de pago. También quieres saber en qué medida estos importes difieren en expedientes de distintas áreas del derecho. Como el conjunto de datos de facturas incluye la información que necesitas, puedes generar un informe que te ofrezca ese análisis.
Al generar un informe, puedes seleccionar los campos Área del derecho y Año de vencimiento de la factura y los cálculos Total de pagos y Total del saldo de la factura.
Después, utiliza los filtros y las columnas para afinar el informe (paso 2) según tu pregunta concreta. En este ejemplo, podrías hacer lo siguiente:
- Haz clic en Filtros y ajusta el periodo para incluir datos de los dos últimos años.
- Añade un filtro en el que definas el valor de la fecha de vencimiento de la factura para un periodo que abarque los dos últimos años.
- Utiliza la función de agrupación para agrupar por Año de vencimiento de la factura y, después, por Área del derecho.
En este ejemplo concreto, también puedes organizar las columnas para obtener la misma información que con la función de agrupación. Puedes organizar las columnas de modo que la tabla se ordene primero por Año de vencimiento de la factura (como primera columna) y después por Área del derecho (como segunda columna) para estructurar la facturación y los pagos en la lista de la tabla.
Conjunto de datos de entradas de calendario
El conjunto de datos Entradas de calendario te da acceso a los datos de Clio Manage relacionados con tus entradas de calendario, incluidos los títulos, descripciones, fechas, horas y ubicaciones de los eventos, el número total de eventos y su duración total, distintos campos de expediente de los expedientes vinculados a las entradas de calendario (incluidos determinados campos personalizados de expediente), distintos campos de contacto de los contactos asociados a las entradas de calendario (incluidos determinados campos personalizados de contacto) y mucho más. Los campos personalizados de expediente y de contacto de tipo Selección de contacto, Selección de expediente o Texto (multilínea) no están disponibles para su uso en informes personalizados. Este conjunto de datos te permite analizar cómo planifican y asisten los miembros de tu despacho a reuniones y otros eventos programados.
Puedes consultar los ejemplos anteriores de los conjuntos de datos Facturas y Productividad de registros de tiempo para entender cómo aprovechar cualquier conjunto de datos y crear informes relevantes que te permitan tomar decisiones basadas en datos para tu despacho.
Conjunto de datos de expedientes
El conjunto de datos Expedientes te da acceso a los datos de Clio Manage relacionados con tus expedientes, incluidas las fechas de apertura y cierre, la fase del expediente, la información de facturación del expediente, los miembros del despacho que trabajan en él, determinados campos personalizados de expediente y mucho más. El conjunto de datos también proporciona información de contacto relacionada con tus expedientes (tanto campos estándar como determinados campos personalizados de contacto), lo que te permite obtener un análisis en profundidad de los expedientes de tu despacho. Los campos personalizados de tipo Selección de contacto, Selección de expediente o Texto (multilínea) no están disponibles para su uso en informes personalizados.
Puedes consultar los ejemplos anteriores de los conjuntos de datos Facturas y Productividad de registros de tiempo para entender cómo aprovechar cualquier conjunto de datos y crear informes relevantes que te permitan tomar decisiones basadas en datos para tu despacho.
Conjunto de datos de pagos y notas de crédito
El conjunto de datos Pagos y notas de crédito te da acceso a los datos de Clio Manage relacionados con importes y horas cobrados y abonados, entre otros, junto con información sobre expedientes (tanto campos estándar como determinados campos personalizados), contactos (tanto campos estándar como determinados campos personalizados), fechas de pago y de factura y usuarios del despacho, lo que te permite responder preguntas en el punto de encuentro de los datos. Los campos personalizados de tipo Selección de contacto, Selección de expediente o Texto (multilínea) no están disponibles para su uso en informes personalizados.
Puedes consultar los ejemplos anteriores de los conjuntos de datos Facturas y Productividad de registros de tiempo para entender cómo aprovechar cualquier conjunto de datos y crear informes relevantes que te permitan tomar decisiones basadas en datos para tu despacho.
Conjunto de datos de productividad de registros de tiempo
El conjunto de datos Productividad de registros de tiempo te da acceso a los datos de Clio Manage relacionados con horas no facturables, facturables, facturadas, sin facturar y registradas, junto con información sobre fechas de actividad, expedientes (tanto campos estándar como determinados campos personalizados), contactos (tanto campos estándar como determinados campos personalizados) y usuarios del despacho, para responder preguntas en el punto de encuentro de los datos. Los campos personalizados de tipo Selección de contacto, Selección de expediente o Texto (multilínea) no están disponibles para su uso en informes personalizados. El siguiente ejemplo puede ayudarte a entender cómo obtener información sobre la productividad de tu despacho y algunos de los factores que pueden influir en ella.
- Quieres determinar el nivel de productividad de los distintos miembros de tu despacho para ofrecer oportunidades de desarrollo donde haga falta.
- Quieres determinar qué tipos de expediente o áreas del derecho son más rentables para tu despacho.
Como el conjunto de datos Productividad de registros de tiempo incluye la información que necesitas, puedes generar un informe que te ofrezca ese análisis.
Al generar un informe, puedes seleccionar los campos Descripción del expediente, Área del derecho y Nombre completo del usuario y los cálculos Valor de horas facturadas, Valor de horas sin facturar y Tasa de aprovechamiento. Después, utiliza los filtros y las columnas para afinar el informe según tu pregunta concreta. En este ejemplo, podrías hacer lo siguiente:
- Haz clic en Filtros y ajusta el periodo para incluir datos del trimestre anterior y obtener así un rango de fechas representativo que responda a tus preguntas.
- Haz clic en Filtro y selecciona la fecha de actividad correspondiente a Último trimestre.
- Para responder a la primera pregunta, utiliza la función de agrupación para agrupar por Nombre completo del usuario y consultar el Valor de horas facturadas, el Valor de horas sin facturar y la Tasa de aprovechamiento de cada usuario del despacho. Puedes guardar esta vista de informe si te interesa volver a consultarla.
- Para responder a la segunda pregunta, cambia la agrupación a Descripción del expediente o Área del derecho, según la opción que te resulte más relevante. El campo Área del derecho tiene un número limitado de categorías, lo que facilita la agrupación, pero si tu despacho utiliza Descripciones de expediente coherentes, este campo también puede resultar útil en este ejemplo. De nuevo, puedes guardar esta vista de informe si te interesa volver a consultarla.