En Clio Manage, puedes asignar tareas a clientes a través de Clio for Clients y hacer un seguimiento de cuándo las completan. Los clientes reciben cada tarea en el portal con la fecha de vencimiento y los recordatorios correspondientes. Así, las solicitudes de documentos, firmas, e información quedan vinculadas al expediente. Cada tarea completada se publica en la conversación del portal, lo que proporciona a tu despacho un registro fechado de cuándo actuó el cliente.
Entender la visibilidad de las tareas del cliente
Una tarea aparece en el portal del cliente cuando se cumplen todas las condiciones siguientes. Las condiciones se aplican en todo momento, por lo que una tarea deja de mostrarse en el portal si alguna de ellas cambia.
- La tarea pertenece a un expediente.
- El expediente tiene un portal del cliente.
- La tarea está asignada a un solo cliente. Cada tarea tiene un único cliente responsable.
- Ese cliente participa en el portal del cliente del expediente.
- La tarea no está guardada como borrador.
Las tareas que asignas a un participante del portal son privadas. Los demás participantes del portal no pueden acceder a ellas, y las tareas internas del despacho siguen siendo internas.
Nota: Las tareas del cliente están disponibles en determinados planes. Descubre más sobre las funciones de tu plan. Si necesitas mejorar el plan de tu despacho, pídeselo a un administrador del despacho.
Asignar tareas a clientes
Cualquier usuario del despacho con acceso al expediente puede asignar una tarea a un participante del portal desde el formulario de tarea. Puedes abrir el formulario de tarea desde la página Tareas, la subpestaña Tareas del expediente, el panel del expediente, o el menú de creación. El cliente debe tener una dirección de correo electrónico válida en Clio Manage. Las notificaciones son automáticas. El cliente recibe un correo electrónico con el botón Ver tareas en el portal y una notificación push cuando asignas la tarea y, de nuevo, en cada fecha de recordatorio. Cuando el cliente completa la tarea, recibes un correo electrónico.
- Ve a Tareas o abre un expediente y selecciona la subpestaña Tareas.
- Haz clic en Nueva tarea.
- Introduce un nombre para la tarea.
- Selecciona el expediente. Si empiezas desde un expediente, el campo Expediente se rellena y se bloquea automáticamente.
- En Asignar a, en Tipo, selecciona Externo.
- En Seleccionar un contacto externo, selecciona al cliente. Si se trata de un participante del portal, el formulario confirma que el cliente puede completar la tarea en el portal.
- Opcional: Establece una fecha de vencimiento. Para enviar un recordatorio al cliente, haz clic en Añadir un recordatorio y selecciona Responsable (a través de Clio for Clients).
- Haz clic en Guardar tarea.
Si al guardar aparece el mensaje «No se ha podido compartir esta tarea», edita el contacto para añadir una dirección de correo electrónico válida y vuelve a guardar la tarea.
Nota: Para asignar una tarea a un cliente, créala desde el formulario de tarea. Las listas de tareas, las plantillas de tareas, las plantillas de expedientes, las automatizaciones de flujos de trabajo, y la reasignación masiva solo pueden asignarse a usuarios del despacho.
Consejo: Usa las tareas del cliente para solicitudes con fecha de vencimiento, como devolver un documento firmado o enviar documentación financiera. Cada vez que se completa una tarea, se publica un mensaje con marca de tiempo en el portal, de modo que el expediente conserva un registro de cuándo respondió tu cliente a cada solicitud.
Seguimiento de las tareas del cliente
Cada tarea asignada se publica en la conversación del portal del cliente como Tarea asignada, seguida del nombre de la tarea. Cuando un cliente completa una tarea, se publica un mensaje en la conversación del portal del cliente, y el estado de la tarea cambia a completada en Clio Manage. Un cliente también puede volver a marcar como pendiente una tarea completada. Descubre cómo los clientes completan tareas en Clio for Clients. Las tareas compartidas muestran un icono del portal del cliente en tus listas de tareas y aparecen en la subpestaña Recursos compartidos del portal.
Cuando editas una tarea asignada, se actualiza al instante en el portal del cliente. Si reasignas la tarea a otra persona, desaparece del portal del primer cliente. Si eliminas la tarea, desaparece del portal sin que se notifique al cliente.
Para volver a marcar como pendiente una tarea que ha completado el cliente:
- Abre la tarea y haz clic en Editar.
- En Estado de la tarea, selecciona Pendiente.
- Haz clic en Guardar tarea.
Siguiente
- Gestionar tareas en Clio Manage: Crea, edita, reasigna, y completa tareas de tu despacho.
- Colaborar con tu despacho de abogados en Clio for Clients: Comparte con el cliente las instrucciones para completar tareas, compartir documentos, y pagar facturas.