En Clio Manage, puedes crear un portal de Clio for Clients para cada expediente, de modo que tu despacho y tus clientes compartan un único espacio seguro para mensajes, documentos, facturas, eventos, tareas, y fases del expediente. Los clientes hacen el seguimiento de su expediente y responden a tu despacho desde la aplicación móvil de Clio for Clients o desde un navegador web. Todas las conversaciones con clientes y los archivos compartidos quedan vinculados al expediente al que pertenecen.
Crear portales del cliente
Cada expediente tiene un único portal del cliente. Puedes crear un portal desde la pestaña principal Comunicaciones o desde la subpestaña Comunicaciones de un expediente. Al compartir un documento de un expediente que no tiene portal, también se creará uno.
- Ve a Comunicaciones.
- Haz clic en Nuevo y selecciona Nuevo portal del cliente.
- Selecciona el expediente. De forma predeterminada, el campo de participantes incluye tu nombre y los nombres de los clientes del expediente. Puedes añadir o quitar otros contactos.
- Haz clic en Crear portal del cliente.
- Cuando envíes el primer mensaje o compartas el primer documento en tu nuevo portal, tus clientes recibirán un correo electrónico de invitación. Los pasos de invitación e inicio de sesión se encuentran más abajo, en Controlar el inicio de sesión del cliente.
Gestionar los participantes del portal
Los participantes son contactos con acceso a un portal del cliente. Al crear un portal, tú y los clientes del expediente pasáis a ser participantes. Puedes añadir a otros miembros del despacho o contactos relacionados con el expediente y quitar participantes del portal del cliente en cualquier momento. Un portal del cliente permanece abierto una vez creado. Para limitar a qué puede acceder un participante, quítalo del portal, elimina un mensaje, o deja de compartir un documento.
Un participante eliminado ya no puede enviar mensajes en el portal ni abrir los mensajes y recursos compartidos. El participante eliminado recibirá las notificaciones de eventos del calendario por correo electrónico. Puedes gestionar los participantes desde el propio portal del cliente.
Importante: Los participantes tienen acceso a todos los mensajes, documentos, y eventos del calendario compartidos en el portal del cliente, incluidos los que se compartieron antes de su incorporación. Si eliminas a un participante y vuelves a añadirlo, recupera el acceso a todo lo compartido en el portal, incluidos los elementos compartidos mientras no formaba parte de él.
- Ve a la subpestaña Comunicaciones del expediente y haz clic en Ir al portal del cliente.
- Debajo del nombre del portal, haz clic en el número de participantes, por ejemplo, 2 participantes.
- En el panel Participantes, añade o quita participantes.
- Para añadir un participante, haz clic en Añadir. En la ventana Añadir participantes, en Seleccionar participantes, busca y selecciona un usuario o contacto y, a continuación, haz clic en Añadir.
- Para quitar a un participante, haz clic en el icono de quitar junto al nombre del participante. En la ventana Quitar participante, haz clic en Quitar.
Controlar el inicio de sesión de los clientes
Los clientes inician sesión en Clio for Clients con su dirección de correo electrónico y un enlace de inicio de sesión, en lugar de con una contraseña. Tu despacho decide qué dirección de correo electrónico recibe la invitación, y los administradores del despacho pueden cambiarla.
Correo electrónico de invitación
Después de que envíes tu primer mensaje o compartas tu primer documento, tu cliente recibe una invitación por correo electrónico para unirse a Clio for Clients. El correo electrónico incluye el logotipo y el nombre de tu despacho, además de un botón Iniciar sesión en el portal seguro. Cada enlace de inicio de sesión solo funciona una vez y caduca al cabo de 1 hora. En la web, el enlace abre una página de confirmación en la que tu cliente hace clic en Continuar para iniciar sesión. Para obtener un nuevo enlace, tu cliente introduce la dirección de correo electrónico en la página de inicio de sesión o en la aplicación móvil.
Correo electrónico del cliente
Tu cliente inicia sesión con la dirección de correo electrónico en la que recibe la invitación. De forma predeterminada, es la dirección de correo electrónico principal del contacto o, si no existe ninguna principal, la primera dirección de correo electrónico de la lista. Los administradores del despacho pueden cambiarla en el campo Correo electrónico de Clio for Clients al editar un contacto. Para el resto de usuarios, el campo es de solo lectura.
Enlace de inicio de sesión para tu sitio web
Puedes añadir un enlace público de inicio de sesión a tu sitio web o enviarlo directamente a tus clientes. El enlace funciona para los clientes que ya tienen una cuenta de Clio for Clients.
- Copia este enlace: https://clients.clio.com/login.
- Pega el enlace en un mensaje o correo electrónico, o añádelo a tu sitio web.
Configurar el portal del cliente
Los administradores del despacho eligen la configuración del portal del cliente para todo el despacho en Configuración > Configuración del despacho > Portal del cliente, y cada parámetro se aplica a todos los portales que utiliza tu despacho. El uso compartido de las fases del expediente se configura por área del derecho. Cada usuario del despacho elige qué notificaciones del portal recibe por correo electrónico. Los clientes solo eligen el idioma y la apariencia.
Contenido de los mensajes en los correos electrónicos a clientes
De forma predeterminada, el correo electrónico que recibe un cliente por un nuevo mensaje del portal incluye el mensaje completo. Si se desactiva esta configuración, el correo electrónico indica al cliente que tiene un mensaje pendiente e incluye un botón Leer mensaje que enlaza con el portal. Esta configuración solo afecta a los correos electrónicos de mensajes nuevos. Los correos electrónicos de facturas y de solicitudes de provisión de fondos, las líneas de asunto de los correos electrónicos, y las notificaciones push de la aplicación móvil tienen formatos propios.
- Ve a Configuración > Configuración del despacho > Portal del cliente.
- En Notificaciones de clientes, activa o desactiva Incluir el contenido del mensaje en las notificaciones por correo electrónico.
Compartir las fases del expediente con los clientes
Los clientes pueden seguir las fases de su expediente cuando el área del derecho correspondiente tiene activado Mostrar las fases del expediente en Clio for Clients. Esta configuración está desactivada de forma predeterminada y comparte todas las fases del área del derecho. Para ello, activa la configuración y añade los nombres y las descripciones de las fases visibles para el cliente en el panel de fases del área del derecho. Descubre cómo mostrar las fases del expediente en Clio for Clients.
Nota: Las fases del expediente están disponibles en determinados planes. Descubre más sobre las funciones de tu plan. Si necesitas mejorar el plan de tu despacho, pídeselo a un administrador del despacho.
Tus notificaciones por correo electrónico del portal
Cada usuario del despacho elige si quiere recibir un correo electrónico cuando un cliente envía un mensaje o un documento. Esta configuración está activada de forma predeterminada. Los correos electrónicos sobre la actividad del portal del cliente se agrupan y se envían cada 5 minutos. La aplicación móvil de Clio envía notificaciones push sobre la actividad del portal del cliente independientemente de esta configuración. En tu configuración de notificaciones de Clio Manage, o desde Configuración de notificaciones en la parte superior de un portal del cliente, en Mensajes del portal del cliente, activa o desactiva Notificarme cuando los contactos envíen un mensaje o un documento a través de Clio for Clients.
Siguiente
- Enviar mensajes a clientes en Clio for Clients: Enviar mensajes y documentos, y gestionar la conversación en el portal.
- Compartir documentos, facturas, y eventos con clientes: Compartir documentos, carpetas, facturas, solicitudes de provisión de fondos, y eventos del calendario a través del portal del cliente.