Clio Manage ofrece opciones flexibles para gestionar los permisos de los usuarios mediante roles estándar del sistema y roles personalizados. Tendrás que asignar un rol a cada usuario del despacho. Estos roles controlan lo que los usuarios ven y hacen en Clio Manage, de modo que tengan el nivel de acceso adecuado para desempeñar sus funciones con eficacia y, al mismo tiempo, proteger los datos confidenciales de los clientes.
Conoce los roles estándar y los roles personalizados
En Clio Manage, puedes elegir entre cinco roles estándar o crear roles personalizados que se adapten a las necesidades específicas de tu despacho. Los roles estándar son un buen punto de partida para los despachos nuevos, y puedes usarlos como plantillas para crear roles personalizados. Las siguientes secciones describen las funciones principales de cada rol estándar y los permisos no configurables.
Nota: Los permisos no configurables están integrados en los roles estándar y se mantienen cuando los usas como plantilla para un rol personalizado.
Administrador
Asigna este rol a los usuarios del despacho, a los socios directores o a cualquier persona que necesite acceso completo a toda la configuración del despacho, la gestión de usuarios y los datos. Los administradores tienen el máximo nivel de acceso, lo que implica varios permisos no configurables.
Importante: De forma predeterminada, la actividad del despacho solo es visible para los usuarios con el rol de administrador. Para dar acceso a otros usuarios, crea un rol personalizado y activa el permiso Ver la actividad del despacho de la cuenta en la sección de configuración del despacho. Puedes asignar roles justo después de crearlo.
Qué puede hacer un administrador:
- Gestionar contactos, expedientes y documentos.
- Ver todas las actividades del despacho y la información financiera.
- Gestionar usuarios y roles.
- Acceder a toda la configuración del despacho y modificarla.
- Cuentas: Ver, crear, editar, eliminar, exportar y gestionar transacciones y cuentas bancarias.
- Actividades: Ver todas las categorías y editar de forma masiva facturas y elementos facturados.
- Calendarios: Gestionar todos los calendarios
- Comprobaciones de conflictos de interés: Crear, ver y gestionar comprobaciones de conflictos de interés. Los administradores también pueden ver el informe de comprobación de conflictos de interés, sin las restricciones de los permisos de visibilidad de expedientes y contactos
- Panel: Ver el panel del despacho
- Documentos: Desbloquear documentos bloqueados por usuarios
- Expedientes: Administrar fases y plantillas, gestionar las preferencias de facturación y bloquear usuarios.
- Informes: Ver, crear, descargar y gestionar informes predefinidos y programaciones de informes.
- Configuración: Gestionar sincronizaciones de facturas, facturación, documentos, gastos, configuración del despacho, autorizaciones y numeración de expedientes.
- Tareas: Gestionar tareas, editarlas y eliminarlas de forma masiva.
- Transacciones: Ver, editar, exportar y gestionar todas las transacciones, incluidas las de la cuenta en custodia.
- Automatizaciones de flujos de trabajo: Gestionar flujos de trabajo automatizados.
Cuentas
Asigna este rol a los usuarios que necesiten acceso a la cuenta en custodia y a la cuenta operativa y que vayan a registrar transacciones. A continuación puedes consultar los permisos predeterminados y no configurables.
Qué puede hacer el rol Cuentas:
- Gestionar la información financiera del expediente.
- Ver actividades de los expedientes asignados
- Cuentas: Ver, crear, editar, eliminar, exportar y gestionar transacciones y cuentas bancarias.
- Expedientes: Gestionar las preferencias de facturación.
- Transacciones: Exportar y gestionar cuentas en custodia.
Acceso general
Asigna este rol a la mayoría de los profesionales jurídicos, como abogados y personal de apoyo jurídico. Este rol proporciona una base sólida para gestionar expedientes, registrar el tiempo y trabajar con los clientes.
Qué puede hacer el rol Acceso general:
-
Gestión de contactos
- Editar, eliminar, crear y exportar contactos
-
Gestión de expedientes
- Editar propiedades del expediente, eliminar expedientes, crear expedientes, exportar expedientes, ver la cronología del expediente
-
Registro horario
- Ver actividades de los expedientes asignados
- Comprobaciones de conflictos de interés: Crear, ver y gestionar comprobaciones de conflictos de interés
Facturación
Asigna este rol a un contable o a un miembro del personal de contabilidad que se encargue principalmente de las finanzas del despacho, incluidos los pagos de facturas y las transacciones de las cuentas.
Qué puede hacer el rol Facturación:
- Ver la información financiera del expediente
- Ver todas las actividades
- Crear, gestionar y ver facturas y solicitudes de provisión de fondos.
- Cuentas: Ver cuentas bancarias
- Actividades: Edición masiva
- Expedientes: Gestionar las preferencias de facturación
- Pagos: Gestionar planes, crear cargos y ver formularios fiscales.
- Configuración: Gestionar la facturación
- Transacciones: Ver, editar y gestionar.
Informes
Asigna este rol a los responsables que necesiten generar informes de todo el despacho para analizar datos sin necesidad de acceder a otras opciones de configuración administrativa.
Qué puede hacer el rol Informes:
- Ver actividades de los expedientes asignados.
- Panel: Ver el panel del despacho
- Informes: Ver, crear y descargar informes, informes predefinidos y programaciones de informes.
Cuándo usar roles personalizados
Los roles personalizados ofrecen a los administradores un control preciso sobre el acceso de los usuarios a la información del despacho y de los clientes. Aunque los roles del sistema de Clio Manage ofrecen una base sólida, los roles personalizados permiten crear conjuntos de permisos a medida que se adaptan a las necesidades específicas de seguridad, cumplimiento normativo y flujo de trabajo de tu despacho.
Note: Esta función solo está disponible en algunos planes. Más información sobre las funciones de tu plan. Si necesitas cambiar el plan de tu despacho, pídelo a un administrador.
Puede que te interese crear roles personalizados para tu despacho de abogados con estos fines:
- Definir accesos precisos y evitar privilegios excesivos: Crea un rol personalizado para dar a los usuarios acceso únicamente a los datos y las funciones que necesitan. Así se evita dar a los usuarios más acceso del que requiere su rol concreto, garantizando que dispongan de las herramientas adecuadas para sus tareas.
- Mantener el cumplimiento normativo y proteger la información del cliente: Los roles personalizados ayudan a cumplir las obligaciones deontológicas y las normas de conducta profesional relativas al secreto profesional. Controla el acceso a los registros (por ejemplo, contactos y facturas) y activa el filtrado de registros. Puedes limitar quién puede ver, editar, eliminar o exportar información sensible. Esto reduce el riesgo y mantiene la integridad de los datos.
- Simplificar la gestión de usuarios a medida que crece tu despacho de abogados: En despachos de abogados grandes, con muchos usuarios, los roles personalizados simplifican el proceso de configuración inicial. En lugar de ajustar manualmente los permisos de cada nuevo usuario, puedes asignarle un rol preconfigurado que se corresponda con sus responsabilidades.
Ejemplos de roles personalizados para empezar
Puedes usar los roles estándar como punto de partida para gestionar tu equipo. Para accesos más específicos, también puedes crear roles personalizados adaptados a las necesidades particulares de tu despacho de abogados. Puedes usar un rol estándar como plantilla o crear un rol nuevo desde cero. Aquí tienes algunos ejemplos para empezar:
Socio
Este rol le da todo el acceso que necesita para ejercer su actividad y mantener el foco.
Permisos clave:
- Editar y eliminar contactos
- Editar las propiedades del expediente
- Crear y eliminar expedientes
- Ver la cronología del expediente
- Ver la información financiera del expediente
- Ver la actividad del despacho
- Ver actividades de los expedientes asignados
Personal de apoyo jurídico junior
Crea este rol para un usuario que necesita realizar tareas diarias, como gestionar expedientes y contactos, pero sin poder llevar a cabo acciones administrativas sensibles.
Permisos clave:
- Crear expedientes, editar las propiedades del expediente y ver la cronología del expediente
- Crear y editar contactos
- Ver Actividades propias
Responsable de facturación
Este rol ofrece acceso a los datos financieros y a los informes sin otorgar permisos completos de administrador. El rol del sistema Facturación es una plantilla estupenda para esto.
Permisos clave:
- Crear y gestionar facturas
- Ver todas las actividades
- Realizar acciones masivas en transacciones y cuentas
- Exportar expedientes
Contable
Este rol concede al contable un acceso limitado y de solo lectura a los contactos y la información de facturación del despacho de abogados. El rol del sistema Cuentas es un buen punto de partida para este rol personalizado.
Permisos clave:
- Ver actividades propias
- Ver la información financiera del expediente
- Ver facturas