Registros de horas

Los registros de horas son uno de los dos tipos de actividades facturables o no facturables que componen una factura. Los gastos son el otro tipo de actividad. Los registros de horas se pueden crear de forma independiente a otros elementos de Clio Manage, pero también puedes añadir tiempo a otros elementos de Clio Manage, como documentos, eventos del calendario, tareas y comunicaciones. Solo tienes que hacer clic en Añadir tiempo junto a cada línea.

Añadir nuevos registros de horas y de tarifa fija

Puedes crear un nuevo registro de horas o de tarifa fija desde distintos lugares de Clio, lo que resulta muy práctico para tener controlado tu tiempo y tus gastos a lo largo del día. Se puede hacer desde la página principal de Actividades de Clio Manage, desde la página de Actividades de un expediente y desde el botón global Crear nuevo situado en la parte superior derecha de la pantalla de Clio Manage.

1. Puedes acceder a la ventana para añadir un nuevo registro de horas o de tarifa fija desde varios lugares de Clio Manage:
   • Ve a Actividades y haz clic en Nuevo registro de horas, o
   • en la cabecera de Clio Manage, haz clic en Crear nuevo, o
   • en la subpestaña Panel de un expediente, haz clic en Añadir tiempo.
2. Una vez en la ventana, puedes añadir el tiempo o seleccionar una categoría de actividad, junto con otros detalles. Según cómo hayas llegado a la ventana, puede que algunos datos ya estén rellenados.
   • El campo Duración admite varios formatos para introducir el tiempo (p. ej., 1h 12m, 1:12, 72min y 1,2h). Ten en cuenta que la duración que introduzcas aquí puede ajustarse según la configuración de redondeo de tiempo de tu despacho.
   • El campo Fecha suele rellenarse con la fecha actual o con la fecha del filtro si lo creas desde la página de Actividades. Puedes seleccionar cualquier fecha pasada, actual o futura.
   • En el campo Tarifa, asegúrate de entender las tarifas y jerarquías de tarifas al introducir los datos, para saber qué tarifa y qué moneda se usarán para calcular el importe del registro de horas. Presta especial atención también a la posición jerárquica de la categoría de actividad en relación con las tarifas.
     Si la moneda de facturación preferida del cliente o del expediente es distinta de la moneda predeterminada del despacho, la moneda del campo Tarifa será la que hayas elegido para registrar las horas cuando añadiste la moneda en la configuración de facturación.
   • Opcional: Si tienes las subvenciones activadas, puedes elegir la subvención correspondiente para asociarla al registro de horas.
   • Opcional: Si tu expediente tiene la facturación LEDES activada, selecciona los códigos correspondientes en los campos Categoría de actividad y Código de tarea UTBMS. Estos campos son obligatorios en los expedientes con LEDES activado, salvo que el registro esté marcado como no facturable.
   • Opcional: Si quieres registrar tiempo no facturable, marca la casilla No facturable. Al hacerlo, también puedes elegir si quieres incluir el registro no facturable en una factura marcando Mostrar este registro en la factura.
3. Haz clic en Guardar registro para guardarlo y salir de la ventana. También puedes hacer clic en Guardar y > Crear otro para guardar el registro y abrir una nueva ventana de registro de horas. Haz clic en Guardar y > Duplicar para guardar el registro de horas y crear uno nuevo con la misma información ya rellenada.

Iniciar y pausar el cronómetro

Puedes usar el cronómetro de Clio Manage para registrar el tiempo de forma fácil y precisa. El cronómetro se puede iniciar desde cualquier parte de Clio Manage, lo que resulta práctico y eficiente para tener controladas tus actividades. Haz clic en el reloj situado junto al cronómetro en la cabecera de Clio Manage para abrir el registro de tiempos. El registro de tiempos muestra todos los registros de horas creados ese día. Puedes reiniciar cronómetros, editar registros o crear nuevos registros de horas desde un mismo sitio, y desplazarte por días anteriores con las flechas situadas junto a la fecha.

1. Haz clic en el botón de inicio en la cabecera de Clio Manage.
2. Haz clic en el botón de pausa para detener el tiempo. Se abrirá una nueva ventana de registro de horas donde podrás guardarlo.

Crear registros de horas no facturables

Por defecto, los registros de horas marcados como no facturables no aparecen en la factura generada, ya que se establecen en 0,00 EUR. Si necesitas mostrar un registro de horas no facturable en una factura, puedes hacerlo fácilmente al crear el registro. Al mostrar el tiempo no facturable en una factura, puedes facturar con mayor precisión las actividades no facturables, obtener informes del tiempo no facturable y demostrar a tus clientes el valor añadido que dedicas a su expediente.

1. Crea un nuevo registro de horas o edita uno existente.
2. Marca la casilla No facturable para no cobrar el registro de horas.
   • Cuando un registro de horas se marca como no facturable, la casilla Descuento se atenúa y se establece en 0 %. Aun así, puedes elegir si mostrar o no el registro en la factura.
3. Marca la casilla Mostrar este registro en la factura para mostrar el registro de horas en la factura con una tarifa de 0,00 EUR.
4. Completa el resto de los datos y haz clic en Guardar registro.

Cambiar el tiempo no facturable en pactos de cuota litis y tarifas fijas

Al crear registros de horas para expedientes con pacto de cuota litis o tarifa fija, todos los registros por horas y de tarifa fija se marcan automáticamente como tiempo no facturable y no aparecen en la factura. También puedes cambiar esta configuración y elegir establecer los registros de horas de estos expedientes como tiempo facturable. Una vez cambiado, los registros de horas de estos expedientes tendrán automáticamente una tarifa de 0,00 EUR que podrás actualizar manualmente. Sigue los pasos siguientes para cambiar el comportamiento predeterminado.

1. Ve a Configuración > Facturación > General.
2. Desplázate hasta Tiempo no facturable.
3. Desmarca la casilla Establecer por defecto como no facturables los registros por horas en expedientes de tarifa fija y pacto de cuota litis.

Duplicar registros de horas

Puedes duplicar un registro de horas desde la página principal de Actividades de Clio Manage o desde la subpestaña Actividades de un expediente. 

1. Ve a Actividades y busca el registro de horas que quieres duplicar.
2. Haz clic en la flecha hacia abajo junto a Editar y selecciona Duplicar.
3. Realiza los cambios necesarios y selecciona Guardar registro.

Editar registros de horas

Puedes editar un registro de horas no facturado desde la página principal de Actividades de Clio Manage o desde la subpestaña Actividades de un expediente. Todos los usuarios pueden editar registros de horas, pero solo quienes tengan los permisos para editar actividades por lotes pueden hacerlo de forma masiva.

Eliminar registros de horas

Puedes eliminar un registro de horas no facturado desde la página principal de Actividades de Clio Manage o desde la subpestaña Actividades de un expediente. Todos los usuarios pueden eliminar registros de horas individuales, pero solo los administradores pueden eliminarlos por lotes.

Puedes hacer seguimiento de los registros de horas eliminados en la papelera de recuperación, en la cronología de un expediente y en la actividad del despacho. Los elementos eliminados permanecen en la papelera de recuperación durante seis meses, por si hay que volver a añadirlos y facturarlos a los clientes. Es posible recuperar elementos eliminados, pero Clio no garantiza que los datos perdidos puedan recuperarse. La mejor práctica es asegurarte de que el elemento no es necesario antes de eliminarlo, y usar la papelera de recuperación solo como red de seguridad.