Crear y gestionar registros de gastos

Los registros de gastos en Clio Manage te permiten controlar y recuperar los costes relacionados con tus expedientes, como las tasas judiciales y los gastos de desplazamiento. De forma predeterminada, todos los gastos se registran como gastos estándar, sin categorización. Si tu despacho de abogados necesita diferenciar entre los gastos pagados a terceros (costes directos) y los costes internos facturados a los clientes (costes indirectos), puedes activar estas opciones en Configuración. Si tu despacho de abogados usa la integración con Xero, también puedes consultar el estado de pago en tiempo real de estos gastos directamente en Clio Manage.

Activar el seguimiento de gastos para costes directos e indirectos

De forma predeterminada, Clio Manage no distingue los gastos entre costes directos y costes indirectos. Si tu despacho de abogados necesita hacer este seguimiento, puedes activar esta opción de configuración.

1. Ve a Configuración > Facturación.
2. Selecciona la subpestaña Gastos.
3. Activa Costes indirectos y directos para gastos.
   • Los cambios se guardan automáticamente.

Activar la vinculación de costes directos con transacciones bancarias

Con esta función, puedes activar la vinculación de los costes directos con las transacciones bancarias.

1. Ve a Configuración > Facturación > Gastos.

2. Activa Vincular costes directos a transacciones bancarias.

   Nota: Para activar Vincular costes directos a transacciones bancarias, primero tienes que activar Costes indirectos y directos para gastos.

Añadir gastos nuevos

Los gastos permiten controlar los costes relacionados con un expediente en Clio Manage. Registra estos costes y adjunta los justificantes para facilitar el reembolso al despacho de abogados y ofrecer a los clientes una facturación transparente. Puedes crear registros de gastos desde varias secciones de Clio Manage, como la página principal Actividades, la subpestaña Actividades de un expediente o el botón global Crear nuevo.

1. En Actividades, haz clic en Nuevo gasto.
   • También puedes seleccionar Registro de gasto desde el botón global Crear nuevo.

2. Si ya has activado el seguimiento de gastos como Costes directos o Costes indirectos, elige la opción correspondiente.

   Nota: Descubre más sobre cómo vincular transacciones a costes directos al registrar una transacción.

3. Opcional: En la sección Justificante, haz clic en Adjuntar justificante y selecciona un archivo de Clio o carga uno desde tu ordenador.

   Consejo: Con las funciones de IA de Clio, puedes permitir que Clio extraiga la información relevante del archivo adjunto para autocompletar los campos de la ventana.
   • Puedes seleccionar hasta cinco archivos para asociarlos al registro de gasto.
   • Para actualizar los campos de la ventana con los valores extraídos del último archivo adjunto, haz clic en Autocompletar con el último justificante.
   • Para quitar un justificante de gasto del formulario, haz clic en el botón X. Al quitar un justificante de gasto, este se desvincula del gasto.

   • Para incluir los justificantes adjuntos en las facturas de los clientes, marca la casilla Enviar justificante con la factura.

     Nota: Los justificantes adjuntos a gastos no facturables no se envían con la factura.

4. Opcional: En Categoría de gasto, selecciona una categoría creada previamente para rellenar automáticamente determinados campos. Si el expediente tiene activada la facturación LEDES, selecciona el código correspondiente en Código de gasto UTBMS. En el campo Impuesto, elige uno de tus tipos impositivos creados previamente.

   Nota: Los tipos añadidos aquí se usan como tipos impositivos predeterminados, pero aún puedes editarlos al generar una factura.
5. Si tu despacho de abogados usa varias monedas y la moneda del gasto es distinta de la del expediente, puede que tengas que seleccionar el tipo de cambio que quieres aplicar (si elegiste la configuración de facturación en la que el tipo se fija al registrar el gasto).
6. Completa el resto de campos.
   • Al introducir la fecha, puedes seleccionar una fecha pasada, actual o futura.

   • Puedes marcar un gasto como no facturable marcando la casilla No facturable. Si aun así quieres que el gasto no facturable aparezca en las facturas, marca la casilla Mostrar este registro en la factura.

     Nota: Hacer seguimiento de los gastos no facturables ayuda al despacho de abogados a controlar las actividades no facturables e informar sobre el tiempo no facturable mediante el informe Productividad por expediente y usuario. Mostrar estos registros en las facturas demuestra el valor añadido dedicado al expediente de un cliente.
     Importante: Los gastos no facturables marcados como Mostrar en la factura solo aparecen en las facturas generadas mediante la facturación por lotes (Facturación > Nuevas facturas). No aparecen en las facturas generadas con la facturación rápida.
   • Opcional: Selecciona el tipo o tipos impositivos que quieres aplicar al gasto. Tienes que crear primero el tipo impositivo para poder seleccionarlo en el desplegable al crear un registro de gasto.
     • Al seleccionar varios tipos, puedes aplicar los impuestos siguientes sobre el importe antes o después de impuestos.
7. Guarda el registro.
   • Haz clic en Guardar registro para guardar y salir de la ventana.
   • Haz clic en Guardar y > Crear otro para guardar el registro y vaciar los campos de la ventana y así crear otro registro.
   • Haz clic en Guardar y > Duplicar para guardar el registro y mantener los campos rellenos y así crear otros registros similares.

Controlar el estado de las facturas de proveedores

Si tu despacho de abogados usa la integración con Xero con la opción Sincronizar con Xero como facturas por pagar activada, puedes controlar el estado de sincronización en tiempo real de tus Costes directos y Suplidos previstos.

1. Ve a la pestaña principal Actividades o a la subpestaña Actividades dentro de un expediente concreto.
2. Localiza el registro de Coste directo.
3. Consulta el campo Estado de la factura del proveedor:
   • Costes directos: Estos registros se sincronizan con Xero como facturas Pagadas, ya que corresponden a gastos que el despacho de abogados ya ha abonado.
   • Suplidos previstos: Estos registros se sincronizan con Xero como facturas Pendientes de pago. El estado cambia a Pagada en cuanto vinculas una transacción bancaria al registro en Clio Manage.

Duplicar y editar gastos

Puedes editar y duplicar una actividad de gasto desde la página principal Actividades de Clio Manage o desde la subpestaña Actividades dentro de un expediente. 

Eliminar y recuperar gastos

Puedes eliminar un gasto no facturado desde la página principal Actividades de Clio Manage o desde la subpestaña Actividades dentro de un expediente, y los administradores pueden recuperar gastos desde la Papelera de recuperación. También puedes hacer seguimiento de los gastos eliminados en la Papelera de recuperación, en la cronología de un expediente y en el Feed del despacho de tu panel.