En Clio Manage, puedes crear, editar, duplicar y eliminar eventos del calendario directamente desde la pestaña Calendario o desde la subpestaña Calendario de un expediente. Al crear eventos, puedes elegir en qué calendario aparecerán, invitar a asistentes y añadir recordatorios, seleccionar tipos de evento para diferenciarlos por color y mucho más. También puedes compartir calendarios para que otros usuarios vean los eventos.
Crear eventos del calendario
Los eventos del calendario se pueden crear desde la subpestaña Calendario (donde no hace falta seleccionar un expediente), desde la subpestaña Calendario de un expediente o desde el botón global de crear nuevo. Los asistentes a un evento del calendario pueden ser contactos o usuarios del despacho.
Si un contacto tiene una dirección de correo electrónico al que se puedan enviar mensajes de texto, recibirá una notificación del nuevo evento. Los usuarios del despacho no reciben notificaciones de forma predeterminada, pero puedes enviarles notificaciones por correo electrónico. Los eventos también se verán en sus calendarios. También puedes configurar recordatorios para los eventos del calendario. Descubre más sobre las notificaciones y los recordatorios del calendario.
- Ve a Calendario.
- Haz clic en Nuevo evento.
- Completa los detalles del evento, como el título, la hora de inicio y de fin, la ubicación, la descripción y el tipo de evento. Descubre más sobre los tipos de evento en la sección siguiente.
- Opcional: Si ya has conectado tu cuenta de Zoom con Clio, marca la casilla Convertir en reunión de Zoom para añadir automáticamente un enlace de reunión de Zoom una vez creado el evento. Descubre más sobre la integración de Clio con Zoom.
- En Invitar a asistentes, añade contactos o usuarios del despacho como asistentes y elige cómo notificarles el evento.
- El contacto del expediente aparecerá como asistente sugerido en Asistentes sugeridos. Puedes hacer clic en el nombre del contacto para añadirlo como asistente.
- Los contactos asistentes recibirán una notificación por correo electrónico del evento del calendario. Los usuarios del despacho que sean asistentes no recibirán una notificación por correo electrónico salvo que elijas enviarla después de guardar el evento.
- También puedes enviar notificaciones a través de Clio for Co-Counsel para los abogados externos asistentes o de Clio for Clients para los clientes asistentes que tengan un portal del cliente activo. Las notificaciones enviadas a través de Clio for Co-Counsel y Clio for Clients también se envían por correo electrónico. Los asistentes a los que solo se notifique por correo electrónico también podrán añadir el evento a sus calendarios personales. Descubre más sobre las notificaciones de eventos.
- Opcional: Añade un recordatorio. Descubre más sobre los recordatorios.
- En Guardar en este calendario, selecciona en qué calendario quieres guardar el evento. Solo puedes seleccionar un calendario que hayas creado tú o que se haya compartido contigo.
- Haz clic en Guardar evento.
- Ve al expediente y selecciona la subpestaña Calendario.
- Haz clic en Nuevo evento.
- Completa los detalles del evento, como el título, la hora de inicio y de fin, la ubicación, la descripción y el tipo de evento. Descubre más sobre los tipos de evento en la sección siguiente.
- Opcional: Si ya has conectado tu cuenta de Zoom con Clio, marca la casilla Convertir en reunión de Zoom para añadir automáticamente un enlace de reunión de Zoom una vez creado el evento. Descubre más sobre la integración de Clio con Zoom.
- En Invitar a asistentes, añade contactos o usuarios del despacho como asistentes y elige cómo notificarles el evento.
- El contacto del expediente aparecerá como asistente sugerido en Asistentes sugeridos. Puedes hacer clic en el nombre del contacto para añadirlo como asistente.
- Los contactos asistentes recibirán una notificación por correo electrónico del evento del calendario. Los usuarios del despacho que sean asistentes no recibirán una notificación por correo electrónico salvo que elijas enviarla después de guardar el evento.
- También puedes enviar notificaciones a través de Clio for Co-Counsel para los abogados externos asistentes o de Clio for Clients para los clientes asistentes que tengan un portal del cliente activo. Las notificaciones enviadas a través de Clio for Co-Counsel y Clio for Clients también se envían por correo electrónico. Los asistentes a los que solo se notifique por correo electrónico también podrán añadir el evento a sus calendarios personales. Descubre más sobre las notificaciones de eventos.
- Opcional: Añade un recordatorio. Descubre más sobre los recordatorios.
- En Guardar en este calendario, selecciona en qué calendario quieres guardar el evento. Solo puedes seleccionar un calendario que hayas creado tú o que se haya compartido contigo.
- Haz clic en Guardar evento.
-
Opcional: En la tabla de eventos del calendario, haz clic en Añadir tiempo en la columna Tiempo registrado para crear un registro de tiempo para el evento.
- Si no ves la opción de añadir tiempo, haz clic en Columnas encima de la tabla de eventos del calendario y comprueba que la columna Tiempo registrado esté seleccionada.
- Haz clic en Crear nuevo y selecciona Evento.
- Completa los detalles del evento, como el título, la hora de inicio y de fin, la ubicación, la descripción y el tipo de evento. Descubre más sobre los tipos de evento en la sección siguiente.
- Opcional: Si ya has conectado tu cuenta de Zoom con Clio, marca la casilla Convertir en reunión de Zoom para añadir automáticamente un enlace de reunión de Zoom una vez creado el evento. Descubre más sobre la integración de Clio con Zoom.
- En Invitar a asistentes, añade contactos o usuarios del despacho como asistentes y elige cómo notificarles el evento.
- El contacto del expediente aparecerá como asistente sugerido en Asistentes sugeridos. Puedes hacer clic en el nombre del contacto para añadirlo como asistente.
- Los contactos asistentes recibirán una notificación por correo electrónico del evento del calendario. Los usuarios del despacho que sean asistentes no recibirán una notificación por correo electrónico salvo que elijas enviarla después de guardar el evento.
- También puedes enviar notificaciones a través de Clio for Co-Counsel para los abogados externos asistentes o de Clio for Clients para los clientes asistentes que tengan un portal del cliente activo. Las notificaciones enviadas a través de Clio for Co-Counsel y Clio for Clients también se envían por correo electrónico. Los asistentes a los que solo se notifique por correo electrónico también podrán añadir el evento a sus calendarios personales. Descubre más sobre las notificaciones de eventos.
- Opcional: Selecciona un expediente.
- Opcional: Añade un recordatorio. Descubre más sobre los recordatorios.
- En Guardar en este calendario, selecciona en qué calendario quieres guardar el evento. Solo puedes seleccionar un calendario que hayas creado tú o que se haya compartido contigo.
- Haz clic en Guardar evento.
Editar eventos del calendario
Puedes editar un evento del calendario desde la subpestaña Calendario de un expediente o desde la pestaña principal Calendario, donde puedes arrastrar y soltar los eventos. En la vista de mes, puedes cambiar la fecha del evento arrastrándolo y soltándolo en otro lugar. En la vista de semana, puedes cambiar tanto la fecha como la hora del evento arrastrándolo y soltándolo en otro lugar. Una vez editado y guardado el evento, los contactos asistentes recibirán una notificación del cambio.
- Ve a Calendario.
- Selecciona el evento en el calendario en el que se creó. Puedes ver en qué calendario se creó el evento al abrir la ventana del evento.
- Haz clic en Editar evento.
- Haz los cambios que necesites.
- Haz clic en Guardar evento.
- Ve al expediente y haz clic en Calendario.
- Opcional: Haz clic en Filtros para filtrar los eventos.
- Busca el evento y haz clic en Editar. Puedes ver en qué calendario se creó el evento en la columna Calendario.
- Haz los cambios que necesites.
- Haz clic en Guardar evento.
Duplicar eventos del calendario
Puedes duplicar un evento del calendario desde la vista previa del evento, al editarlo o desde la subpestaña Calendario de un expediente. Al hacer clic en duplicar, se abrirán los detalles del evento para que puedas hacer los cambios necesarios antes de guardarlo.
- Ve a Calendario.
- Selecciona el evento en el calendario en el que se creó. Puedes confirmar el calendario original del evento al abrir la ventana del evento.
- Haz clic en el icono Clonar de la esquina superior derecha de la vista previa del evento.
- Haz los cambios necesarios.
- Haz clic en Guardar evento.
- Ve al expediente y haz clic en Calendario.
- Opcional: Haz clic en Filtros para filtrar los eventos.
- Busca el evento, haz clic en su flecha desplegable y selecciona Duplicar. Puedes confirmar el calendario original del evento en la columna Calendario.
- Haz los cambios necesarios.
- Haz clic en Guardar evento.
- Ve a la pestaña Calendario principal o del expediente.
- Busca el evento y haz clic en Editar. Puedes confirmar el calendario original del evento en la columna Calendario.
- Haz clic en Duplicar evento y haz los cambios necesarios.
- Haz clic en Guardar evento.
Eliminar eventos del calendario
Puedes eliminar un evento del calendario desde la pestaña principal Calendario o desde la subpestaña Calendario de un expediente. En la subpestaña Calendario de un expediente también puedes seleccionar y eliminar varios eventos a la vez. Una vez eliminado el evento, los contactos asistentes recibirán una notificación del cambio.
- Ve a Calendario.
- Selecciona el evento en el calendario correspondiente. Puedes ver a qué calendario pertenece el evento al abrir la ventana del evento.
- Haz clic en Eliminar.
- Cuando aparezca el aviso, selecciona Eliminar evento.
- Ve al expediente y haz clic en Calendario.
- Opcional: Haz clic en Filtros para filtrar los eventos.
-
Para eliminar un solo evento, haz clic en la flecha hacia abajo junto a Editar y selecciona Eliminar. O, para eliminar varios eventos, usa las casillas para seleccionar todos los que quieras eliminar y luego haz clic en Eliminar.
Nota: Cuando seleccionas un evento que forma parte de una serie recurrente para eliminarlo, solo se elimina el evento seleccionado. Para eliminar eventos periódicos, tienes que hacerlo desde la pestaña principal del calendario. - Cuando aparezca el aviso de advertencia, confirma la eliminación o eliminaciones.
Crear, editar y eliminar tipos de evento y colores
Al crear un evento del calendario, puedes crear tipos de evento y asignarles colores. Cuando se guarda el evento, la pestaña principal Calendario muestra el evento con el color del tipo de evento (con una pequeña línea a la izquierda del evento que indica el color del calendario). También verás un círculo de color en el título y la descripción del evento al consultarlo como línea en la subpestaña Calendario del expediente.
Nota: Todos los usuarios de la cuenta del despacho pueden usar los tipos de evento, pero solo los administradores pueden crearlos, editarlos y eliminarlos.
Importante: Si cambias el color de un tipo de evento que ya se ha aplicado a eventos del calendario existentes, todos esos eventos cambiarán al nuevo color de forma retroactiva. Esta acción afecta a todo el despacho y a los eventos del calendario de todos los usuarios que utilicen ese color.
Las etiquetas de tipo de evento y sus colores se crean en la ventana Nuevo evento o Editar evento de un evento del calendario. Puedes crear nuevas etiquetas de tipo de evento creando un evento del calendario o editando uno ya existente, ya sea desde la pestaña principal Calendario o desde la subpestaña Calendario de un expediente.
- Crea un evento o edita uno existente.
- En la ventana Nuevo evento o Editar evento, desplázate hasta Tipos de evento.
- Si ningún usuario del despacho ha creado un tipo de evento en la cuenta, selecciona Crear tipos de evento y haz clic en Añadir nuevo.
- Si hay uno o varios tipos de evento creados, abre el desplegable, haz clic en Configurar tipos de evento y luego en Añadir nuevo.
- Ponle nombre al tipo de evento y selecciona el círculo de color para asignarle un color.
- Haz clic en Guardar. Ya puedes añadir, sustituir o quitar el tipo de evento del evento del calendario.
Puedes modificar una etiqueta de tipo de evento creada previamente cambiándole el nombre y el color. Los tipos de evento creados previamente se pueden modificar en la ventana Nuevo evento o Editar evento de un evento del calendario. Puedes modificar tus etiquetas de tipo de evento existentes creando un evento del calendario o editando uno ya existente, ya sea desde la pestaña principal Calendario o desde la subpestaña Calendario de un expediente.
Nota: Cualquier cambio realizado en los tipos de evento aparecerá en Actividad del despacho, en el panel.
- Crea un evento o edita uno existente.
- En la ventana Nuevo evento o Editar evento , desplázate hasta Tipos de evento.
- En Tipos de evento, haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al cuadro de búsqueda y selecciona Configurar tipos de evento.
- Cambia el nombre o el color de los tipos de evento.
- Haz clic en Guardar.
Si ya no necesitas un tipo de evento existente, puedes eliminarlo de forma permanente de tu lista de tipos de evento en la ventana Nuevo evento o Editar evento de un evento del calendario. Puedes eliminar tipos de evento creando un evento del calendario o editando uno ya existente, ya sea desde la pestaña principal Calendario o desde la subpestaña Calendario de un expediente.
- Crea un evento o edita uno existente.
- En la ventana Nuevo evento o Editar evento, desplázate hasta Tipos de evento.
- En Tipos de evento, haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al cuadro de búsqueda y selecciona Configurar tipos de evento.
- Haz clic en la X situada junto al nombre de un tipo de evento.
- Cuando se solicite confirmar la eliminación, selecciona Eliminar.
- Haz clic en Guardar.
Crear eventos periódicos o repetidos
Al crear un evento del calendario repetido, puedes indicar si se repite a diario, cada cierto número de días, semanalmente, cada cierto número de semanas, mensualmente, cada cierto número de meses, anualmente o cada cierto número de años. También puedes elegir que el evento no finalice nunca, que finalice después de un número determinado de repeticiones o que finalice en una fecha concreta.
Nota: Los eventos repetidos tienen un límite de 730 repeticiones.
- Ve a Calendario o a la subpestaña Calendario del expediente y haz clic en Nuevo evento. También puedes hacer clic en Crear nuevo y seleccionar Evento.
- Completa los detalles del evento.
- En Hora de inicio, marca la casilla Repetir.
- Indica el intervalo de repetición del evento. Después de hacer una selección en el campo situado junto a Cada, haz clic en cualquier espacio fuera del campo para cargar el Resumen en la parte inferior de la ventana.
- Haz clic en Guardar.
- Haz clic en Guardar evento.
Editar eventos periódicos
Una vez creado un evento periódico, puedes editar uno de los eventos, todos los eventos periódicos o solo los eventos posteriores al seleccionado.
- Ve a Calendario.
- Selecciona el calendario en el que se creó el evento.
- Haz clic en cualquiera de los eventos periódicos y selecciona Editar evento.
- Elige si quieres editar este evento, este evento y los posteriores, o todos los eventos.
- Haz los cambios que necesites.
- Haz clic en Guardar evento.
Eliminar eventos periódicos
Una vez creado un evento periódico, puedes eliminar uno de los eventos, todos los eventos periódicos o solo los eventos posteriores al seleccionado.
- Ve a Calendario.
- Selecciona el calendario en el que se creó el evento.
- Haz clic en cualquiera de los eventos periódicos y selecciona Eliminar evento.
- Elige si quieres eliminar este evento, este evento y los posteriores, o todos los eventos.
Recuperar eventos eliminados
Si has eliminado un evento del calendario por error, puedes intentar recuperarlo desde la papelera de recuperación.
- Ve a Configuración > Papelera de recuperación.
- Haz clic en Filtrar.
- En Tipo, selecciona Entrada de calendario y haz clic en Buscar.
- Selecciona Recuperar debajo del evento.
- Selecciona Aceptar.