La conciliación de la cuenta en custodia es una parte esencial del trabajo con fondos en custodia. Con la conciliación de fondos en custodia en Clio Manage, puedes comprobar que tu libro mayor de fondos en custodia en Clio coincide con el extracto de tu cuenta bancaria, consultar un historial de informes de conciliación con fines históricos y de auditoría, y mantener el cumplimiento normativo en tus jurisdicciones.
Conciliar una cuenta en custodia
El proceso para conciliar una cuenta en custodia varía según se trate de la primera conciliación de la cuenta o de una conciliación posterior. Abre las secciones desplegables de abajo para saber cómo hacer la primera conciliación o las conciliaciones posteriores de una cuenta en custodia. Antes de iniciar la conciliación, necesitarás una copia del extracto bancario más reciente de la cuenta en custodia.
Si vas a conciliar cuentas en custodia por primera vez en Clio Manage, necesitarás una copia del extracto de cuenta bancaria más reciente de tu despacho. Tendrás que introducir el saldo inicial y el saldo final del rango de fechas indicado en tu extracto de cuenta bancaria más reciente y en tu conciliación anterior.
- Ve a Cuentas.
- Haz clic en el nombre de la cuenta en custodia que quieres conciliar para abrir su vista.
- Haz clic en Conciliar cuenta.
- Introduce las fechas y los saldos iniciales y finales en Clio Manage según tu extracto bancario.
- Haz clic en Iniciar conciliación.
- Si tus saldos iniciales en Clio coinciden con tu extracto de cuenta bancaria más reciente, puedes empezar a conciliar la cuenta. Descubre cómo conciliar la cuenta en la sección de abajo sobre Emparejar transacciones para conciliar la cuenta en custodia.
- Si los saldos iniciales no coinciden, primero tendrás que buscar posibles transacciones no compensadas del mes anterior antes de poder empezar a conciliar la cuenta. Descubre cómo revisar las transacciones no compensadas en la sección de abajo sobre Revisar transacciones no compensadas. Haz clic en Iniciar conciliación.
Tras completar tu primera conciliación de la cuenta en custodia en Clio, solo tendrás que introducir el saldo final y la fecha final de tu extracto bancario más reciente en todas las conciliaciones futuras. Una vez hecho esto, puedes empezar a emparejar transacciones para conciliar la cuenta.
- Ve a Cuentas.
- Selecciona la cuenta en custodia que quieres conciliar.
- Haz clic en Conciliar cuenta.
- Introduce el saldo final y la fecha final de tu extracto bancario más reciente.
- Haz clic en Iniciar conciliación.
- Consulta Emparejar transacciones para conciliar cuentas en custodia para empezar a emparejar transacciones.
Emparejar transacciones para conciliar cuentas en custodia
Después de seguir los pasos para iniciar la conciliación, si tu saldo inicial en Clio coincide con tu extracto de cuenta bancaria más reciente, puedes empezar a conciliar la cuenta. Al conciliar una cuenta en custodia, tendrás que emparejar las transacciones registradas en Clio Manage (en el libro mayor de fondos en custodia) con las transacciones de tu extracto de cuenta bancaria. A medida que se emparejan las transacciones, Clio muestra la diferencia entre el libro mayor y la cuenta bancaria. Solo puedes completar una conciliación cuando la diferencia es de 0,00 EUR.
- Haz clic en Emparejar en cada línea si aparece una transacción correspondiente en tu extracto de cuenta bancaria.
- Cuando lo hayas hecho con todas las transacciones, la diferencia entre el saldo final de tu extracto bancario y el saldo de la cuenta en Clio (libro mayor) debería ser 0.
- Si la diferencia no es de 0,00 EUR, localiza y corrige la discrepancia con la opción correspondiente para registrar transacciones en el libro mayor de tu cuenta de Clio.
- Desembolsar fondos: Haz clic en Desembolsar fondos para añadir un asiento en tu cuenta de Clio (libro mayor) correspondiente a una transacción de tu extracto bancario que desembolsó fondos a los clientes.
- Nueva transacción: Haz clic en Nuevas transacciones para registrar fondos añadidos de un cliente o de un expediente, o para registrar un asiento por intereses generados o comisiones bancarias en la cuenta bancaria.
-
Añadir ajuste: Haz clic en Añadir ajuste para crear un asiento destinado a resolver cualquier otra discrepancia.
Nota: Esta opción no debe usarse para forzar una diferencia de 0 y así terminar la conciliación, sino para corregir discrepancias legítimas. Añade los detalles pertinentes a la descripción para justificar plenamente el ajuste y garantizar un registro de auditoría adecuado.
- Haz clic en Finalizar cuando la diferencia sea 0.
- Si hay transacciones no compensadas que no has incluido en tu conciliación, aparecerá una ventana con la lista de esas transacciones.
La lista de transacciones no compensadas solo debería incluir aquellas transacciones que se han registrado en Clio Manage pero que aún no se han compensado en el banco (p. ej., un cheque depositado el 31 de octubre puede no aparecer en el extracto bancario de octubre, ya que el ingreso puede tardar unos días en procesarse). Cualquier otra transacción debería conciliarse antes de finalizar la conciliación. Si en esta lista no hay elementos que no deberían aparecer, haz clic en Finalizar.
Una vez completada la conciliación, puedes hacer clic en Ver informe para consultar el resumen, los detalles de las transacciones del periodo de conciliación (fondos recibidos, fondos salientes, intereses bancarios, comisiones bancarias y ajustes, tanto de transacciones compensadas como no compensadas) y los detalles del libro mayor del cliente. También puedes hacer clic en Exportar para descargar el informe en PDF.
Revisar transacciones no compensadas
Si tus saldos iniciales en Clio no coinciden con tu extracto de cuenta bancaria más reciente, tendrás que buscar posibles transacciones no compensadas del periodo anterior antes de poder empezar a conciliar la cuenta. Si los saldos iniciales no coinciden, aparecerá una ventana después de hacer clic en Iniciar conciliación.
- Haz clic en Siguiente para revisar la información.
- Selecciona Marcar transacciones no compensadas para empezar a comparar tu extracto de cuenta bancaria con el periodo de conciliación anterior.
- Busca posibles transacciones no compensadas del mes anterior. Desmarca las transacciones que no estén en el extracto.
- Cuando los saldos coincidan, haz clic en Finalizar para empezar a emparejar transacciones y conciliar tu cuenta. Descubre más sobre cómo hacerlo en la sección anterior sobre Emparejar transacciones para conciliar cuentas en custodia.
Siguiente
- Ver informes de conciliación: Consulta o exporta un informe de conciliación completado.
- Anular o eliminar una conciliación: Anula una conciliación completada o elimina una que aún esté en curso.