Clio Manage es un software de gestión de despachos con el que puedes gestionar los clientes de tu despacho de abogados, los expedientes, los archivos, la facturación, los pagos y mucho más. Después de registrarte en Clio Manage, puedes empezar a configurar tu cuenta. Echa un vistazo a los recursos que aparecen a continuación para descubrir más sobre cómo configurar tu cuenta de Clio Manage.
Requisitos del sistema
Velocidad de internet
No hay una velocidad mínima de internet recomendada para acceder a Clio Manage; sin embargo, las velocidades inferiores a 30 Mbps pueden hacer que las pantallas se carguen más despacio. En general, cuanto más rápida sea la conexión, mejor.
Navegadores
Las dos versiones más recientes de Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari y Microsoft Edge son compatibles con Clio Manage. Clio no funciona en Internet Explorer ni en navegadores web antiguos cuyos requisitos de seguridad no sean suficientes para cumplir con las funciones de seguridad de Clio.
Hardware
Puedes usar Clio en un ordenador o en un dispositivo móvil. Para usar Clio, necesitas
- tener conexión a internet
- poder ejecutar un navegador web actualizado. También puedes añadir clio.com a la lista de permitidos de tu cortafuegos
- tener las cookies activadas
- tener JavaScript activado
Regístrate en Clio
- Ve a www.clio.com.
- Haz clic en Pruébalo gratis.
- Introduce la información pertinente.
- Haz clic en Iniciar prueba.
- Ve a tu bandeja de entrada y abre el correo de Clio. Haz clic en el enlace para confirmar tu cuenta.
Iniciar sesión
- Ve a account.clio.com.
- Haz clic en Iniciar sesión en Clio Manage.
- Introduce tu dirección de correo electrónico. Haz clic en Siguiente: Contraseña.
-
Introduce tu contraseña. Haz clic en Iniciar sesión.
Nota: Si has olvidado tu contraseña, selecciona He olvidado mi contraseña y sigue las indicaciones. - Opcional: Si tienes la autenticación multifactor (MFA) activada en tu cuenta, introduce el código de seis dígitos que genera tu aplicación de autenticación. Marca la casilla Mantener la sesión iniciada durante una semana para ampliar tu sesión y haz clic en Iniciar sesión.
Configuración
En tu configuración, puedes configurar, activar o desactivar todos los parámetros relacionados con Clio Manage. Un administrador de la cuenta tiene todos los privilegios, mientras que un usuario solo puede acceder a un número limitado de elementos. Para encontrar el menú Configuración, haz clic en Configuración en el menú de navegación de la izquierda. Desde ahí, puedes entrar en Configuración del sistema, Configuración personal y Configuración de Clio.
Sistema
En Clio Manage, la configuración de «Sistema» es donde puedes cambiar la información de tu cuenta y de pago, gestionar los usuarios de la cuenta, gestionar grupos y permisos, crear campos personalizados, ver y recuperar elementos eliminados, gestionar la seguridad de la cuenta y configurar las integraciones de documentos y los programas de contabilidad.
Información de cuenta y pago
- Información de la cuenta: Carga la dirección, el teléfono y otros datos de tu despacho. Esta información se incorpora a las facturas.
- Información de pago: Introduce los datos de tu tarjeta de crédito para pagar tu suscripción a Clio.
- Administración de la cuenta: Gestiona y transfiere la titularidad de la cuenta.
- Roles de la cuenta: Revisa todos los roles de la cuenta para los usuarios.
Gestionar usuarios
En esta sección, puedes ver, añadir y editar los permisos de los usuarios de la cuenta. Aquí es también donde los administradores pueden obligar a los usuarios a cambiar sus contraseñas.
Grupos, permisos y cargos
- Grupos: Al crear un expediente, puedes especificar si solo los miembros de un grupo concreto pueden acceder a él. Solo los administradores pueden crear grupos.
- Permisos: Consulta qué nivel de permisos tiene cada persona de tu despacho. Haz clic aquí para obtener más información.
- Cargos: Consulta la lista de cargos que se han añadido a tu cuenta.
Campos personalizados
Si tu plan de suscripción incluye campos personalizados, puedes configurarlos en esta sección. Los campos personalizados te permiten introducir información adicional en tus registros de contactos y expedientes que quizá no exista como campo nativo en Clio. Descubre más aquí.
Papelera de recuperación
Cuando eliminas algo en Clio, la acción es permanente. Sin embargo, los administradores de la cuenta de Clio pueden restaurar un elemento eliminado mediante la papelera de recuperación. Los administradores pueden intentar recuperar tareas, actuaciones, expedientes, contactos y eventos del calendario eliminados.
Seguridad
En esta sección, puedes gestionar tu nivel de seguridad, actualizar contraseñas y supervisar las sesiones de la cuenta.
- Actualizar contraseña: Te permite cambiar tu contraseña mientras tienes la sesión de Clio iniciada.
- Configuración de la autenticación multifactor (MFA): Añade una capa extra de seguridad a tu cuenta de Clio activando esta función. Descubre más aquí.
- Sesiones: Los administradores pueden ver quién tiene la sesión iniciada en Clio, desde qué dirección IP y durante cuánto tiempo.
Documentos
Los administradores pueden definir la configuración de las integraciones con aplicaciones de gestión documental como Box, Dropbox, Google Drive y NetDocuments. Aquí también puedes ver los campos combinados disponibles para las plantillas de documento y activar la vista previa de documentos.
Sincronización de facturas
Aquí es donde puedes configurar las integraciones de contabilidad con Xero y QuickBooks Online.
Configuración personal
En Clio Manage, la configuración "Personal" es donde puedes actualizar tu perfil, gestionar la configuración de Clio Mobile, iniciar o detener la sincronización de contactos o del calendario, autorizar aplicaciones de terceros, gestionar fragmentos de texto y notificaciones, definir la configuración de las normas procesales y añadir una firma de correo personalizada.
Perfil
Esta sección contiene la siguiente información:
- Tu información: Actualiza tus datos personales, como el correo electrónico, el nombre, el cargo, la tarifa de facturación, la zona horaria, etc. Si seleccionas una zona horaria con horario de verano (DST), este se aplica automáticamente, por lo que no hace falta cambiar la zona horaria al pasar de un horario a otro.
- Cambiar el correo electrónico de inicio de sesión: Cambia la dirección de correo electrónico que usas para iniciar sesión en Clio.
- Rendimiento personal: Configura tus métricas de rendimiento personal para hacer un seguimiento de tu rendimiento y representarlo en gráficos.
- Foto de perfil: La actividad del despacho del panel, que muestra una cronología de la actividad de la cuenta, incluye una imagen del usuario que ha realizado una acción en un archivo. Aquí puedes elegir un avatar o cargar tu propia imagen.
- Firma: Carga tu firma para usarla en las facturas de los expedientes en los que este usuario sea el abogado responsable.
- Alias de correo electrónico de Maildrop: Si quieres poder enviar correos electrónicos desde Clio con direcciones alternativas, puedes añadirlas aquí. Descubre más aquí.
Aspecto
Configura Clio Manage en modo oscuro o claro, o deja que use el modo seleccionado en tu sistema operativo.
Aplicaciones de Clio Mobile
Esta sección te permite desautorizar de forma remota tus aplicaciones de Clio para iPhone, iPad y Android en caso de pérdida o robo del dispositivo, o si olvidas el PIN del dispositivo.
Sincronización de contactos y calendario
Aquí es donde puedes configurar la sincronización bidireccional con Google o Microsoft Office 365. Descubre más sobre la sincronización de contactos aquí y sobre la sincronización del calendario aquí.
Aplicaciones
Clio cuenta con varios socios de aplicaciones de terceros con herramientas desarrolladas que se conectan directamente con Clio. En esta sección puedes ver información sobre estas aplicaciones y añadirlas.
Fragmentos de texto
Los fragmentos de texto son abreviaturas útiles para frases de uso frecuente que pueden emplearse en Clio para completar automáticamente el texto deseado. Descubre más aquí.
Notificaciones
Aquí puedes gestionar las preferencias de notificación de áreas concretas de Clio Manage, incluida la opción de activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico, dentro de la aplicación y en el móvil. También puedes activar recordatorios emergentes para eventos importantes, tareas y mucho más.
Comunicaciones
Aquí puedes crear una firma de correo electrónico personalizada para los correos enviados desde Clio Manage. Descubre más aquí.
Configuración de Clio
En Clio Manage, la "Configuración de Clio" es donde puedes gestionar las preferencias del despacho, como la numeración de expedientes y las áreas del derecho, la configuración de facturas, las opciones de pago en línea, la configuración de custodia de datos, los mensajes de texto, y donde puedes gestionar la configuración de uso compartido de Clio for Co-Counsel.
Preferencias del despacho de abogados
Esta sección incluye:
- Numeración de expedientes: Define cómo se numeran tus expedientes. Descubre más aquí.
- Áreas del derecho: Al crear un expediente, puedes asignarle un área del derecho. Aquí puedes añadir, editar y eliminar áreas del derecho. Descubre más aquí.
Facturación
Esta área permite a los usuarios con permisos de facturación gestionar la configuración de facturas y abarca los siguientes apartados:
- Configuración de facturas: Carga un logotipo, configura la moneda, los impuestos, los decimales y el redondeo del tiempo, y gestiona los pagos de facturas al eliminar facturas.
- Recordatorios automáticos de facturas: Configura recordatorios automáticos para las facturas pendientes de pago. Los clientes recibirán automáticamente correos electrónicos sobre las facturas pendientes de pago con la periodicidad que indiques. Descubre más aquí.
- Plantillas de factura: Hay más de 150 personalizaciones distintas que puedes aplicar a tus facturas para adaptarlas a la identidad de tu despacho. Descubre más aquí.
- Códigos UTBMS: Si tu despacho usa códigos UTBMS y facturas en formato LEDES, aquí puedes activar los conjuntos de códigos. Descubre más aquí.
- Gastos: Separa los gastos en costes directos e indirectos. Descubre más sobre los gastos aquí.
Custodia de datos
Está pensada para quienes quieran enviar semanalmente una copia de su información y documentos de Clio a una ubicación segura.
Clio for Co-Counsel y uso compartido
Configura tus recursos compartidos, los pagos en línea y edita la configuración de vista previa de facturas del portal seguro de abogados colaboradores de Clio. Descubre más aquí.
- Personalización: Añade el logotipo y el nombre de tu despacho para reflejar su marca e imagen.
- Recursos compartidos de Clio for Co-Counsel: Consulta los elementos que se comparten a través de Clio for Co-Counsel.
- Configuración de facturas de Clio for Co-Counsel: Activa la opción para que tus clientes vean las facturas con el formato de plantilla de factura correcto.
Configurar el inicio de sesión único
El inicio de sesión único (SSO) es un proceso de autenticación de usuarios que permite usar un único conjunto de credenciales de identificación para acceder a varias aplicaciones.
Aprende a configurar el SSO para Clio con tu proveedor de identidad.
Crear y gestionar fragmentos de texto
Los fragmentos de texto son abreviaturas útiles para frases de uso frecuente que puedes emplear en Clio para completar texto automáticamente. Una vez activados y creados, solo tienes que escribir una de las abreviaturas en un campo de texto de Clio Manage. La abreviatura se convertirá automáticamente en la frase completa, lo que te permite registrar tu trabajo de forma rápida y eficiente. Puedes usar fragmentos de texto en los siguientes campos:
- Expedientes: Campo Descripción del expediente, campo Relación (en la sección Contactos relacionados) y cualquier campo personalizado de tipo texto al crear un expediente nuevo o editar uno existente.
- Contactos: Campos personalizados de contacto de tipo texto al crear un contacto nuevo o editar un contacto existente.
- Transacciones: Campo Descripción al crear o editar transacciones.
- Notas: Campos Asunto y Nota al crear o editar una nota de contacto o crear o editar una nota de expediente.
- Tareas: Campos Nombre y Descripción al crear o editar tareas.
- Registros de gasto: Campo Descripción al crear o editar registros de gasto.
- Registros de tiempo: Campo Descripción al crear o editar registros de tiempo.
- Pagos de facturas: Campo Descripción al registrar un pago.
- Entradas de calendario: Campos Título, Ubicación y Descripción al crear o editar eventos del calendario.
- Comunicaciones: Los campos de título/asunto y cuerpo/mensaje en todos los tipos de comunicación (registros de llamadas y de correo electrónico, mensajes seguros, mensajes de texto, mensajes internos, correos electrónicos creados en Clio Manage y mensajes de Clio for Clients).
Nota: Cada usuario debe configurar sus propios fragmentos de texto. Además, los fragmentos de texto distinguen entre mayúsculas y minúsculas y tienen un límite de 255 caracteres.
- Ve a Configuración > Fragmentos de texto.
- Haz clic en Añadir.
- Introduce la abreviatura en Fragmento y, a continuación, escribe la frase completa en Frase.
-
Opcional: Marca la casilla Palabra completa.
- Si marcas esta casilla, tendrás que escribir la abreviatura y después pulsar la barra espaciadora del teclado para que se complete la palabra o la frase. Si no marcas esta casilla, la abreviatura se convertirá automáticamente en la palabra completa una vez introducida.
- Haz clic en Guardar.
- Ve a Configuración > Fragmentos de texto.
- Opcional: Haz clic en Filtrar para acotar los resultados
- Haz clic en Editar debajo de un fragmento de texto.
- Haz los cambios y, a continuación, haz clic en Guardar.
- Ve a Configuración > Fragmentos de texto.
- Opcional: Haz clic en Filtrar para acotar los resultados.
- Haz clic en Eliminar debajo de un fragmento de texto.
- Confirma la acción haciendo clic en Eliminar.
Gestionar las notificaciones de usuario
En Clio Manage puedes elegir si quieres recibir notificaciones de usuario individuales sobre eventos del calendario, cargas de Clio para Co-Letrados, firmas electrónicas de documentos, expedientes, notas, registros de llamadas, mensajes de Clio for Clients, mensajes internos, mensajes de texto, recordatorios de tareas, incidencias de archivado del complemento de Clio para Outlook y exportaciones de datos en CSV. A continuación se explica cómo acceder a tus notificaciones de usuario personales y se detallan las acciones asociadas a cada notificación.
- Ve a Configuración > Notificaciones.
- Haz clic o desplázate hasta la categoría correspondiente.
- Activa o desactiva la configuración que corresponda.
- Calendar
Cuando otro usuario del despacho añade un evento nuevo a tu calendario, lo actualiza o lo elimina, puedes elegir si quieres recibir o no notificaciones de los cambios en la aplicación web o en la aplicación móvil.
- Clio para Co-Letrados
Cuando tu abogado colaborador carga un documento nuevo a través del portal de Clio para Co-Letrados, puedes activar o desactivar la opción de recibir una notificación por correo electrónico de la carga.
- Firmas electrónicas de documentos
Una vez firmado y enviado un documento, recibirás automáticamente una notificación por correo electrónico. También puedes elegir recibir notificaciones en la aplicación y en la aplicación móvil si utilizas Clio Mobile.
- Expedientes
Puedes elegir si quieres recibir notificaciones en la aplicación o en la aplicación móvil sobre distintos eventos de los expedientes a los que estás suscrito. Cuando te añaden a un expediente, tienes la opción de activar o desactivar las notificaciones para cuando otro usuario del despacho te añade como suscriptor de un expediente, cuando cambia el estado de un expediente, cuando se elimina un expediente, cuando un expediente alcanza el umbral de la previsión de honorarios o esta se modifica, y cuando el saldo en custodia de un expediente está por debajo del umbral indicado.
Nota: Siempre recibirás una notificación por correo electrónico cuando se actualice la previsión de honorarios de un expediente, cuando un expediente supere el umbral indicado y cuando los fondos en custodia del expediente estén por debajo del umbral especificado. No es posible desactivar la configuración de correo electrónico de estas opciones.
- Notas
Puedes elegir si quieres recibir notificaciones en la aplicación o en la aplicación móvil cuando otro usuario te suscribe a una nota, cuando se actualiza una nota a la que estás suscrito y cuando se elimina una nota a la que estás suscrito.
- Mensajes del portal del cliente
En los eventos de Clio for Clients puedes elegir si quieres recibir notificaciones por correo electrónico o distintivos de notificación en la aplicación. Puedes activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico de mensajes nuevos y documentos nuevos enviados a través de Clio for Clients. También puedes elegir si quieres recibir notificaciones en la aplicación de los mensajes enviados por clientes y otros miembros del despacho, y de los mensajes enviados cuando los miembros del despacho comparten facturas, eventos del calendario y documentos. Puedes desactivar por completo todas las notificaciones en la aplicación relacionadas con Clio for Clients.
- Registros de llamadas
Puedes elegir si quieres recibir notificaciones en la aplicación o en la aplicación móvil cuando otro usuario te suscribe a un registro de llamada, cuando se actualiza un registro de llamada al que estás suscrito y cuando se elimina un registro de llamada al que estás suscrito.
- Mensajes internos
Cuando recibes un mensaje interno nuevo, aparece un distintivo en la pestaña Comunicaciones y en la subpestaña Mensajes internos del expediente. Al abrir un hilo de mensajes sin leer, el distintivo desaparece. También puedes elegir recibir notificaciones por correo electrónico de los mensajes internos que te envían.
- Mensajes de texto
Cuando recibes mensajes de texto nuevos en Clio Mobile, recibes una notificación push del mensaje. Esta opción está activada de forma predeterminada, pero puedes desactivarla.
- Tareas
Las notificaciones por correo electrónico solo están disponibles para las tareas que asignas a otras personas y para las tareas y listas de tareas que te asignan a ti. No recibirás ninguna notificación si completas una de tus propias tareas ni si una tarea está vencida. Los recordatorios en la aplicación se muestran la próxima vez que inicias sesión. Si activas toda la configuración, recibirás notificaciones cuando se te asigne una tarea o una lista de tareas y cuando otra persona actualice, elimine o complete una de tus tareas asignadas.
- Integraciones
Si utilizas el complemento de Clio para Outlook, puedes elegir si quieres recibir o no notificaciones en la aplicación cada vez que un registro de correo electrónico no pueda archivarse correctamente.
- Otros
Cuando descargas una exportación en CSV de tus expedientes, recibes un enlace de descarga en un banner dentro de la aplicación, aunque también puedes activar la opción de recibir el enlace por correo electrónico.