Categorías de actividad

Las actividades son hechos facturables y no facturables que componen una factura. Se dividen en registros de horas y registros de gastos. Los gastos se desglosan además en costes directos y costes indirectos. Además, los despachos que utilizan el estándar LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) pueden activar los códigos UTBMS para los registros de horas y de gastos.

Las categorías de actividad son los grupos etiquetados u opciones desplegables que permiten etiquetar horas y gastos con una descripción y una tarifa coherentes en todo el despacho. Todos los usuarios del despacho pueden crear categorías de actividad en Clio en cualquier momento. También puedes configurar permisos para las categorías de actividad si quieres restringir qué usuarios del despacho pueden usar determinadas categorías.

Crear categorías de registro de horas y de tarifa fija

Las categorías de registro de horas son plantillas para los hechos en los que un usuario del despacho dedica tiempo y que cobra. Algunos ejemplos son la comparecencia ante el órgano judicial, la llamada con un cliente, la revisión del expediente y la preparación de documentos. Consulta más abajo ejemplos adicionales. Al seleccionar el método de facturación de tus categorías de registro de horas, puedes elegir la tarifa predeterminada del usuario, una tarifa personalizada o una tarifa fija. Puedes crear una categoría de actividad de tarifa fija para añadir un registro de horas con tarifa fija a expedientes facturados por horas. Si necesitas crear un expediente con tarifa fija, descubre más aquí.

1. Ve a Actividades > Gestionar categorías.
2. Haz clic en Nueva categoría.
3. En Tipo de categoría, selecciona Categoría de registro de horas.

4. Asigna un nombre a tu categoría de actividad.

   Consejo: Elige un nombre que puedas localizar fácilmente en una lista y que resulte descriptivo para el cliente en caso de que decidas incluir la categoría de actividad en una factura. Descubre más sobre la creación de plantillas de facturación.
5. Elige el Método de facturación que quieres asociar a tu nueva categoría de actividad. Están disponibles las siguientes opciones.
   • Tarifa predeterminada del usuario: Un registro de horas que use esta opción aplicará la tarifa y la moneda predeterminadas del usuario. Descubre cómo editar o configurar la tarifa y la moneda del usuario aquí. Si se han definido varias tarifas para un usuario en distintas monedas, al usar esta opción para crear registros de horas se mostrará la tarifa correspondiente a la moneda del expediente.
   • Tarifa personalizada: Al elegir esta opción, completa también el campo Moneda y el campo Tarifa por hora personalizada.
   • Tarifa fija: Al elegir esta opción, completa también el campo Moneda y el campo Tarifa.
6. En Grupos de permisos, busca los grupos de permisos y los usuarios concretos de tu despacho. Solo estos grupos y personas tendrán acceso a esta categoría de actividad. Si no introduces ningún grupo ni nombre, todos los miembros del despacho podrán usar la categoría de actividad.
7. Opcional: Marca la casilla Visible para abogados colaboradores si usas Clio for Co-Counsel y quieres que los usuarios puedan elegir esta categoría al crear sus registros de horas. 
8. Haz clic en Guardar categoría.

Crear categorías de gasto

Las categorías de gasto son plantillas para los gastos reembolsables que tiene un despacho en un expediente concreto. Algunos ejemplos son las tasas judiciales, los informes médicos, las fotocopias y los gastos de envío postal. Consulta más abajo ejemplos adicionales.

1. Ve a Actividades > Gestionar categorías.
2. Haz clic en Nueva categoría.
3. En Tipo de categoría, selecciona Categoría de gasto.
   • Si seleccionas Categoría de gasto UTBMS en lugar de Categoría de gasto, puedes añadir una categoría de gasto para códigos UTBMS específicos. UTBMS son las siglas de uniform task-based management system, un sistema que se utiliza para estandarizar las categorías en todo el despacho y lograr un análisis y una facturación más eficientes. En los expedientes con la facturación LEDES activada, seleccionar una categoría de gasto UTBMS garantiza que los códigos correctos estén disponibles al registrar gastos.
4. Si está activado, en Tipo de gasto, selecciona Coste directo o Coste indirecto.
   • Los costes directos son gastos que abonas en nombre de tu cliente, como las tasas judiciales. Los costes indirectos son gastos que no son directamente atribuibles a proveedores externos, como los gastos de fotocopias. Descubre más sobre cómo activar los gastos de costes directos e indirectos aquí.

5. Asigna un nombre a tu categoría de actividad y añade una descripción.

   Consejo: Elige un nombre que puedas localizar fácilmente en una lista y que resulte descriptivo para el cliente en caso de que decidas incluir la categoría de actividad en una factura. Descubre más sobre la creación de plantillas de facturación.
6. Introduce la tarifa de la categoría de gasto.
7. En Grupos de permisos, busca los grupos de permisos y los usuarios concretos de tu despacho. Solo estos grupos y usuarios tendrán acceso a esta categoría de actividad. Si no introduces ningún grupo ni nombre, todos los usuarios del despacho podrán usar la categoría de actividad.
8. En Impuesto, selecciona uno de los tipos impositivos que has añadido previamente a Clio para asociarlo a esta categoría de registro de gastos.
   • Si no añades un impuesto creado mediante esta categoría, la línea de la factura heredará la configuración de impuestos elegida al generar la factura.
9. Haz clic en Guardar categoría.

Ejemplos de categorías de actividad

Si no tienes claro qué tipos de categorías de horas y de gastos quieres crear, consulta a continuación una lista con algunos ejemplos. 

Establecer y quitar la categoría de entrada de tiempo predeterminada

Puedes elegir qué categoría de actividad es la predeterminada para ti. Así, la categoría que más utilizas será la primera que aparezca al añadir una nueva entrada de tiempo. La categoría de actividad predeterminada solo se aplica a cada usuario y no afecta a todo el despacho de abogados.

1. Ve a Actividades > Gestionar categorías.
2. En Categorías de entradas de tiempo, busca tu categoría de entrada de tiempo.
3. Haz clic en la flecha hacia abajo junto a Editar y selecciona Establecer como mi predeterminada. Una etiqueta verde de Mi predeterminada mostrará qué categoría es la tuya predeterminada.
4. Puedes quitar tu categoría predeterminada haciendo clic en la flecha hacia abajo junto a Editar y seleccionando Quitar como mi predeterminada.

Editar categorías de actividad

Al editar una categoría de actividad, puedes cambiar el nombre, el método de facturación y la tarifa, así como los grupos de permisos y los usuarios que pueden verla. Las facturas ya generadas no se verán afectadas por estos cambios.

1. Ve a Actividades > Gestionar categorías.
2. Busca tu categoría y selecciona Editar.
3. Tras hacer los cambios, haz clic en Guardar categoría.

Eliminar categorías de actividad

Al eliminar una categoría de actividad, las actividades existentes, facturadas y sin facturar, no se verán afectadas.

1. Ve a Actividades > Gestionar categorías.
2. Haz clic en la flecha hacia abajo junto a Editar y selecciona Eliminar.
3. Cuando aparezca el aviso de advertencia, selecciona Eliminar categoría de actividad.